Assistant de Direction (H/F)

Assistant de Direction (H/F)

CDD

Les Hospices Civils de Beaune (HCB) regroupent les Centres Hospitaliers de Beaune, d'Arnay le Duc, de Seurre et de Nuits Saint Georges, représentant un total de 988 lits et places.

Ils disposent d'un plateau technique complet (Bloc opératoire, lits de soins intensifs, IRM, scanner, maternité).

Les HCB sont également l'établissement support du GHT Sud Côte d'Or, avec les EHPAD de Bligny s/ Ouche, Nolay, Labergement les Seurre et Saint Jean de Losne, dont l'offre est diversifiée de spécialités et de proximité en MCO, SSR, HAD, EHPAD et USLD.

De par son histoire, les HCB disposent, également, d'un patrimoine riche et diversifié constitué d'un monument historique : le musée de l'Hôtel Dieu et d'un domaine viticole prestigieux constitué de legs et donations, dont la production est vendue tous les ans lors de la célèbre Vente des Vins des Hospices de Beaune qui se tient tous les ans au mois de novembre.

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction afin de compléter l'équipe de Direction.

Missions principales :
- Assister le Directeur et assurer son secrétariat ;
- Diffuser les informations au sein de l'institution ;
- Organiser des événements dont prioritairement la vente des vins des Hospices de Nuits-Saint-Georges qui a lieu en Mars et la vente des vins des Hospices de Beaune qui a lieu en Novembre.

Activités principales :
- Traiter le courrier et diffuser en interne ;
- Gérer les mails (tri, diffusion, suivi et traitement des alertes) ;
- Gérer l'agenda et les déplacements du Directeur ;
- Accueillir les interlocuteurs sur place ou par téléphone : filtrer les interlocuteurs, organiser l'attente, gérer les messages en cas d'absence ;
- Diffuser des notes de service et d'information ;
- Gérer des décisions du Directeur, diffuser et déposer sur le RAA si besoin ;
- Gérer certaines instances internes (calendrier annuel, réservation des salles, convocations, rédaction et diffusion des comptes rendus) ;
- Gérer des instances du GHT Sud Côte d'Or (calendrier annuel, réservation des salles, convocations, rédaction et diffusion des comptes rendus) ;
- Réceptionner des réclamations, plaintes et orienter des familles ;
- Mettre à jour l'Intranet et des sites Internet en lien avec la chargée de communication : documents de la Direction, documents transmis par les autres services, intégration des différents plans tout au long de l'année, création d'information en regard de l'actualité, mise à jour des gardes médicales et administratives, etc. ;
- Gérer des listes de messagerie avec le service informatique ;
- Mettre en forme du rapport de gestion annuel après récupération des données des différents services ;
- Finaliser des dossiers élaborés par la Direction des Affaires Financières (dialogues de gestion, AG GIE IMPB) ;
- Gérer du classement, de l'archivage, du stock de fournitures et des consommables ;
- Gérer des fiches manifestations ;
- Gérer la Vente des Vins des Hospices de Beaune et de Nuits-Saint-Georges selon le planning organisationnel établi ;
- Rédiger certaines notes de service / manifestations et suivi : commercialisation du vin des Hospices Civils de Beaune au personnel, distribution des étrennes, arbres de Noël, organisation des vux, cérémonie des médailles, etc. ;
- Gérer des repas des médecins des HCB et des médecins libéraux ;
- Elaborer et gérer le planning des gardes administratives ;
- Planifier des entretiens annuels des agents et des directeurs adjoints qui sont évalués par le Directeur et suivi ;
- Gérer des demandes de subvention : enregistrement des dossiers, inscription ordre du jour du CS, rédaction courrier, coordination avec la Direction des Finances.

Hospices Civils de Beaune MCO
Avenue Guigone de Salins BP 40104
21200 Beaune

Voir la fiche de l’établissement