Secrétaire Médicale pour le Service d’Anesthésie-Réanimation pédiatrique et obstétricale

Secrétaire Médicale pour le Service d’Anesthésie-Réanimation pédiatrique et obstétricale

CDD; Détachement; Mutation

PRESENTATION
Le service d'anesthésie, en collaboration avec les services de chirurgie, organise le parcours des patients opérés : les consultations d'anesthésie adultes et pédiatriques, l'information des familles et l'accompagnement des patients en peropératoire autour des spécialités suivantes :
Adulte : obstétrique
Pédiatrie : ORL, chirurgie maxillo-faciale, ophtalmologie, viscéral, urologie, orthopédie, vasculaire, radiologie interventionnelle, prélèvements d'organes, greffes rénale/hépatique, neurochirurgie, chirurgie et cathétérisme cardiaque, stomatologie, chirurgie ambulatoire, urgences polytraumatisés / ORL
3 sites d'anesthésie (22 blocs chirurgicaux ou interventionnels, 3 SSPI).
Le service de réanimation et USC chirurgicale et traumatologique comporte 14 lits de réanimation et 20 lits de surveillance continue chirurgicale pédiatrique.
L'activité du service représente un peu plus de 2200 séjours par an.
L'activité comporte également l'accueil et la prise en charge des enfants polytraumatisés (environ 200 par an) dans le cadre du Trauma Center pédiatrique d'Ile de France.
e service est localisé dans le bâtiment Laennec et est composé de :
- Chef de service : Pr Gilles ORLIAGUET
- Chef de Service Adjointe : Pr Hawa KEITA-MEYER
- Médecins anesthésistes-réanimateurs
- 1 cadre supérieur
- 6 cadres de santé
- 105 IDE PUER
- 56 AS AP
- 80 IADE
- 2 psychologues
- 6 AMA (1 secrétaire dédiée au Chef de Service, 1 secrétaire dédiée au Chef de Service Adjointe, 2 secrétaires en anesthésie et 2 secrétaires en réanimation)
- 2 secrétaires hospitalières
ORGANISATION DE TRAVAIL

7 h 30 par jour, du lundi au vendredi.
Amplitude de travail : 8 h 30 16 h 30 ou 9 h 00 17 h 00 ou 9 h 30 17 h 30 (1h de pause déjeuner)

Mission générale :
- Assurer le secrétariat médical du service d'anesthésie-réanimation pédiatrique. Polyvalence entre le secrétariat d'anesthésie (2 secrétaires) et le secrétariat de la réanimation (2 secrétaires).

Missions permanentes :
Gestion des comptes rendus d'hospitalisation, courriers médicaux, transmission de dossiers en lien avec la Cellule Juridique (communications, saisies et expertises), classements et archivages des dossiers/documents médicaux divers.
Saisie du codage PMSI et CCAM de l'activité de réanimation et d'anesthésie. Codage des consultations au lit.
Gestion de la planification des admissions en réanimation et USC. Préparation des cellules de régulation du bloc opératoire.
Gestion de l'agenda des Docteurs MONTMAYEUR et VERGNAUD, responsables d'UF (rendez-vous, entretiens annuels des médecins, réunion d'équipe, communications internes).
Gestion des ressources pédagogiques (stagiaires, internes et externes) : organisation de l'accueil des internes (2 fois par an), des externes (4 fois par an). Livret d'accueil, programme des cours, évaluation fin de stage.
Gestion du Groupe Communication et Simulation animé par les médecins de la réanimation (mailing, organisation de sessions de formation pour les internes et les infirmières du service).
Prise des rendez-vous d'anesthésie par téléphone, fax et mail ; organisation des consultations d'anesthésie.
Gestion des consultations extérieures, des dérogations et des téléconsultations.
Programmation des cathéters.
Accueil et orientation des intervenants extérieurs, laboratoires, médecins, étudiants, visiteurs, familles.
Gestions de plannings : salles de réunions, agendas, listes de gardes, réunions de services, tableaux de présence des médecins et internes du service.
Evaluation des besoins en commandes de papeterie, de formulaires (examens, dossiers, etc), de consommables et fournitures d'imprimerie (papier, cartouches, enveloppes, crayons, etc).
Planning de courrier.

Connaissances particulières requises Qualités professionnelles requises
Secrétariat et bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Logiciels institutionnels (ORBIS, ORTIF, GILDA,
I Reflet, GDM).
Connaissance de la terminologie médicale.
Techniques d'accueil et de communication.
Organisation et fonctionnement interne de l'hôpital.
Polyvalence, organisation, méthode, disponibilité.
Dynamisme, sens de l'initiative, rigueur.
Capacités relationnelles, diplomatie, discrétion, esprit d'équipe.
Actualisation de ses connaissances professionnelles régulières.
Capacités d'adaptation aux besoins de l'organisation.
Ponctualité.
DIPLOMES ET OUTILS
Secrétariat et gestion administrative
Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)
Pack Office, Orbis,

AP-HP Hôpital Necker - Enfants Malades
149 rue de Sèvres
75743 Paris

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