Offre d'emploi COORDINATRICE DES SECRETARIATS MEDICAUX ET DU REGISTRE DE LA LOI - Centre Hospitalier Annecy Genevois (site Annecy et site St Julien en Genevois)

Offre d'emploi

Offre d'emploi COORDINATRICE DES SECRETARIATS MEDICAUX ET DU REGISTRE DE LA LOI - Centre Hospitalier Annecy Genevois (site Annecy et site St Julien en Genevois)

Annonce déposée le lundi 14 novembre 2016 à 11h00

Etablissement

Centre Hospitalier Annecy Genevois (site Annecy et site St Julien en Genevois)
1 avenue de l'Hôpital - METZ-TESSY BP 90074
74374 Pringy

Photo de Centre Hospitalier Annecy Genevois - site ANNECY

Site géographique de l'offre

Centre Hospitalier Annecy Genevois - site ANNECY
1 avenue de l'Hôpital BP 90074
74374 PRINGY

Détail de l'offre

Poste proposé
COORDINATRICE DES SECRETARIATS MEDICAUX ET DU REGISTRE DE LA LOI
Contrat(s)
CDD;CDI;Détachement;Mutation
Descriptif

Un poste de Coordinatrice des secrétariats médicaux et agents d’accueil de pôle
et de chargé du registre de la loi
à 100 % est à pourvoir prochainement

Pôle : Santé Mentale
Affectation : Site d’Annecy

Ouvert aux agents de catégorie B titulaires, stagiaires ou contractuels

Description du poste :
Responsable de l’organisation de la prise en charge administrative du patient, de son accueil physique ou téléphonique, de son orientation, de son information, de la gestion de son dossier administratif et médical, de la facturation de la prestation dispensée.
Coordination et encadrement de proximité des différents acteurs médico-administratifs en lien avec la démarche qualité et le suivi de l’activité au sein des différents sites du pôle.
Responsable, par délégation du directeur, du suivi des dossiers patients et de la rédaction des documents juridiques dans des hospitalisations sous contraintes (travail en binôme avec la personne chargée du registre de la loi)

Conditions:
Agent à repos fixes, horaires cadres, 28 CA et 20 RTT /an pour un temps plein.

Activités principales:
 En collaboration avec le cadre gestionnaire, la coordinatrice assure la gestion et le management des secrétaires médicales et agents d’accueil du pôle, placés sous sa responsabilité directe
- Réaliser les plannings en précisant les horaires de chaque poste de travail ;
- Gérer le temps de travail des secrétaires médicales et agents d’accueil de pôle (via le logiciel) ;
- Planifier les congés et gérer les absences (arrêts maladie, congés maternité….) des équipes du pôle et transmettre les dates via l’encadrement de pôle à la DRH ;
- Participer au recensement des besoins en formation ;
- Informer le cadre gestionnaire des demandes de changement (affectation, quotité de temps de travail…) ;
- Gérer les priorités au quotidien pour l’ensemble des secrétariats médicaux et accueils de pôle (tâches, répartition des agents) ;
- Réaliser les entretiens annuels d’évaluation après avoir fixé les objectifs de service avec le cadre gestionnaire concerné ;
- Apporter son concours au traitement de situations administratives complexes ;
- Assurer la gestion de la circulation des informations auprès des différents secteurs d’activité ;
- Participer, dans son périmètre, à la mise en œuvre des projets du pôle et des projets institutionnels.

 Participe à la démarche qualité
- S’assurer de la mise en œuvre des règles de facturation formalisées par la DCPP ;
- Améliorer en continu la qualité de l’accueil dans les secrétariats et participer à l’amélioration permanente des procédures internes des accueils de pôle en lien avec la Cellule Facturation et Contentieux de la DCPP ;
- Participer à la mise en œuvre des procédures du traitement PMSI et de l’uniformisation du recueil de l’activité en lien avec le SIEM et le cadre gestionnaire ;
- Assurer le recueil et le suivi des indicateurs d’activité (délai d’envoi, tenue du dossier médical, délai de réponse téléphonique, délais de rendez-vous par spécialités…) ;
- Participer au contrôle de la qualité des prestations fournies, évaluation du service rendu ;
- Participer au contrôle de la qualité de l’accueil des usagers et de la qualité de leur information ;
- Garantir la qualité et la complétude du dossier patient pour sa mise en facturation ;.
- Suivre les anomalies de facturation et leur redressement, en rechercher les causes pour les éviter ;
- S’assurer de l’application des procédures de recouvrement des recettes encaissées par les régies ;
- Assurer la gestion des dossiers en doublon en collaboration avec les autres coordinatrices et le SIEM ;
- Participer à la gestion des collisions de patients avec le SIEM et la cellule Facturation Contentieux.
- S’assurer de l’application des procédures institutionnelles pour la gestion des archives des dossiers médicaux pour l’ensemble sur les différents sites du pôle.

 Activités spécifiques 0.4 ETP
- Enregistrement quotidien des nouvelles mesures d’hospitalisation sous contrainte ainsi que de la rédaction des décisions administratives par délégation de signature du directeur ;
- Suivi des certificats médicaux des mesures en lien avec le secrétariat médical et les médecins ;
- Tenue du registre de la loi ;
- Tenue des dossiers individuels des patients ;
- Lien avec la greffière et le Juge des Libertés et de la Détention, l’ARS et la préfecture ;
- Organisation des audiences hebdomadaires du Juge des Libertés et de la Détention et des audiences exceptionnelles en cas d’appel (lien avec la Cour d’Appel de Chambéry) ;
- Secrétariat du pôle.

Compétences requises :
Savoir-faire :
- Animer, mobiliser, fédérer une équipe ;
- Fixer des objectifs et évaluer les résultats / Savoir déléguer/ Développer des capacités pédagogiques ;
- Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation ;
- Utiliser les outils bureautiques / Mettre en place des tableaux de bord ;
- Savoir repérer et gérer les conflits / Conduire une réunion.
Savoir-être :
- Avoir le sens des priorités /Avoir des capacités d’analyse / Etre capable de planifier le travail et anticiper ;
- Savoir prendre des initiatives / Etre capable de se positionner ;
- Etre disponible et savoir s’adapter / Etre dynamique ;
- Savoir communiquer avec diplomatie / Faire preuve d’objectivité ;
- Rigueur.

Personne à contacter
Qualifications requises :
Bac + 2 souhaité. Compétences en organisation des secrétariats (médical et/ou administratif).
Expérience souhaitée en gestion, animation d’équipe et/ou encadrement.

Tous renseignements utiles sur la nature du poste peuvent être demandés auprès de Monsieur Joël PRIGENT, Directeur Général Adjoint (04 50 63 32 30) et auprès de Madame Valérie UNTERSEE, cadre gestionnaire du pôle santé mentale (04 50 63 70 47).

Les candidatures doivent parvenir sous forme de CV et lettre de motivation, sous couvert du responsable de service, à l’attention de Madame Hanane KERCHAL, Direction des ressources humaines.
Email : drh.candidature@ch-annecygenevois.fr

URL de l'offre
www.ch-annecygenevois.fr

Retour à la liste Mémoriser cette offre Postuler en ligne
  • Diminuer la taille du texte
  • Augmenter la taille du texte
  • Imprimer
  • Share
  • Rss

Plan d'accès

Centre Hospitalier Annecy Genevois - site ANNECY

1 avenue de l'Hôpital
74374 PRINGY
plan d'accès