Offre d'emploi ADJOINT AU RESPONSABLE DU BUREAU DU PERSONNEL MEDICAL - AP-HP Hôpital universitaire Robert-Debré

Offre d'emploi

Offre d'emploi ADJOINT AU RESPONSABLE DU BUREAU DU PERSONNEL MEDICAL - AP-HP Hôpital universitaire Robert-Debré

Annonce déposée le lundi 27 février 2017 à 11h27

Etablissement

AP-HP Hôpital universitaire Robert-Debré
48, boulevard Sérurier
75019 Paris

Site géographique de l'offre

AP-HP Hôpital universitaire Robert-Debré
48, boulevard Sérurier
75019 Paris

Détail de l'offre

Poste proposé
ADJOINT AU RESPONSABLE DU BUREAU DU PERSONNEL MEDICAL
Contrat(s)
CDI;Détachement;Mutation
Descriptif

* Liaison hiérarchique :
- Directrice des Finances, des Affaires Médicales et de la Recherche
- Adjointe à la Directrice des Finances, des Affaires Médicales et de la Recherche
- A.A.H., Responsable du Bureau du Personnel Médical

* Liaisons fonctionnelles :
- En interne : l’ensemble du Personnel Médical (Médecins, Pharmaciens, Biologistes), le Président de la C.M.E.L., les Chefs de Pôle, les Chefs de Service et Responsables d’unité, les Cadres Administratifs de Pôle, les Secrétaires médicales des services, les autres Directions fonctionnelles de l’établissement, la Médecine du Travail.

- En externe : services de la D.O.M.U. (Siège AP-HP), services du Contrôleur Financier et du Direction Spécialisée des Finances Publiques, bureaux du personnel médical des autres établissements, Facultés de Médecine et de Pharmacie, ARS d’Ile de France, Préfecture de Police, bureaux de la main d’œuvre étrangère, Centre National de Gestion, centres de Sécurité Sociale, services de l’IRCANTEC, services des impôts, ordres départementaux des médecins, ordre national des pharmaciens.
Présentation de la direction et de l’équipe :
La Direction assure les fonctions de pilotage budgétaire de l’établissement (élaboration des prévisions budgétaires, suivi de l’exécution budgétaire) et de contrôle de gestion (élaboration de la comptabilité analytique, exploitation des bases de données de références). Elle est responsable de l’accueil administratif des patients et du traitement de la facturation des dossiers des patients (frais de séjours, traitements externes).
La Direction assure également la gestion des affaires médicales de l’établissement et en particulier la gestion du personnel médical ainsi que le suivi administratif des projets de recherche.
Sous la responsabilité de la Directrice des Finances, de la Recherche et des affaires médicales, et de son adjointe, la direction est composée de 7 secteurs : Budget/ Contrôle de gestion/ Régie /Personnel Médical/ Recherche/Admissions frais de séjours/Traitements Externes.

Bureau du Personnel Médical
1 responsable du Bureau du Personnel Médical
1 adjoint au responsable du bureau du Personnel Médical
3 gestionnaires
Horaires de travail : Cadre au forfait
Détails : Contraintes liées au calendrier de paie, contraintes liées aux rentrées semestrielles des internes et trimestrielles des étudiants. Suppléance du responsable durant ses congés
Missions générales :

Participer avec l’ensemble de l’équipe aux activités du bureau du personnel médical (paie, gestion administrative, gestion du temps médical, accueil des internes …), superviser la paie médicale et le contrôle de la paie et seconder le responsable du bureau du personnel médical dans les dossiers transversaux (budget, contrôle de gestion, certification des comptes, révisions des effectifs hospitaliers et hospitalo-universitaires…).


1 – Assurer la gestion de la carrière et de la paie du personnel médical de deux services

- Constitution, classement et contrôle des dossiers administratifs de recrutement, mutation, mise en disponibilité, détachement ...
- Constitution et suivi des dossiers de demande de titre de séjour et d’autorisation provisoire de travail.
- Etablissement et suivi des contrats de travail et des avenants.
- Suivi du déroulement des carrières et établissement des montées d’échelon ;
- Gestion du temps de travail médical (analyse des tableaux de service mensuels, enregistrement des congés, des arrêts de travail, gestion des Comptes Epargne Temps médicaux, calcul du Temps de Travail Additionnel).
- Traitement de la paie médicale (saisi des éléments fixes et variables de rémunération et contrôle de la paie).

2 – Assurer la supervision du bon déroulement de la paie et du contrôle de paie

- Coordonner avec lien avec le responsable du Bureau du personnel médical les priorités de gestion et le travail des gestionnaires
- Suivi de l’établissement des contrats, avenants et de la saisie des variables de paie par les gestionnaires.
- Vérification des décomptes de Temps de Travail Additionnel.
- Contrôle aléatoires de dossiers.
- Exécution des contrôles de paie automatisés.
- Mettre en place une traçabilité des contrôles dans le cadre de la certification des comptes.
- Traiter les indus de rémunération et émettre les titres de recettes.
- S’assurer de la transmission des justificatifs de paie à la Direction Spécialisées des Finances.
3 – Assurer l’élaboration et le suivi des conventions

- Préparer le dossier des conventions de mise à disposition.
- Elaborer les conventions d’activité d’intérêt général et les conventions de stage.
- Assurer le suivi des conventions et procéder à leur actualisation.
- Fournir trimestriellement/semestriellement au service financier le décompte des montants à facturer / ou rembourser au titre des conventions

4 – Seconder le responsable du Bureau du Personnel Médical dans les dossiers transversaux

- Participer à la préparation des révisions annuelles des effectifs hospitaliers et hospitalo-universitaires.
- Participer à la préparation de la campagne annuelle de création des postes d’assistants spécialistes et d’assistants spécialistes partagés.
- Participer à la campagne annuelle d’agrément des services pour l’accueil des internes.
- Participer à l’organisation de l’accueil semestriel des internes.
- Participer à l’élaboration du budget et au suivi des dépenses.
- Réaliser des extractions et répondre aux enquêtes diverses.
- Participer à l’élaboration du bilan social.

5 – Participer à la mise à jour des procédures, des formulaires et du site Intranet

- Participer à la mise en ligne des listes de gardes et astreintes prévisionnelles.
- Participer à la construction du site Intranet du Bureau du personnel médical.
- Participer à l’actualisation des formulaires, outils de suivi du Bureau du personnel médical.
- Participer à la démarche de certification des comptes, notamment en perfectionnant les procédures, en lien avec le responsable du Bureau du personnel médical.
Formations et/ou qualifications :
- Formation dans le domaine des ressources humaines souhaitée
- Connaissance aux règles statutaires et à la gestion du personnel médical serait un plus
- Connaissance de l’institution hospitalière serait un plus

Connaissances particulières :
- Connaissance HR - Access®.
- Maîtrise des logiciels Word® et Excel®.
- Qualités rédactionnelles

Expérience professionnelle :
Expérience souhaitée de la gestion du personnel médical

Qualités professionnelles :
- Sens du service public et goût du travail en équipe.
- Discrétion, rigueur, dynamisme, qualités relationnelles.
- Sens de l'organisation et de l’initiative.
- Capacité d’adaptation.
- Capacité d’appréciation des situations.
- Disponibilité.

Personne à contacter
Monsieur Stéphane GOUPIL, A.A.H., Responsable du Bureau du Personnel Médical
Tél : 01 40 03 40 90
Email : stephane.goupil@aphp.fr

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