Offre d'emploi Responsable du service central des archives médicales (service de gestion des dossiers médicaux : SGDM) - AP-HP Hôpital Universitaire Pitié Salpêtrière - Charles Foix

Offre d'emploi

Offre d'emploi Responsable du service central des archives médicales (service de gestion des dossiers médicaux : SGDM) - AP-HP Hôpital Universitaire Pitié Salpêtrière - Charles Foix

Annonce déposée le lundi 15 mai 2017 à 11h57
Date limite des candidatures : samedi 28 avril 2018

Etablissement

AP-HP Hôpital Universitaire Pitié Salpêtrière - Charles Foix
47-83, boulevard de l'Hôpital
75651 Paris

Site géographique de l'offre

AP-HP Hôpital Universitaire Pitié Salpêtrière
47-83, boulevard de l'Hôpital
75651 Paris

Détail de l'offre

Poste proposé
Responsable du service central des archives médicales (service de gestion des dossiers médicaux : SGDM)
Contrat(s)
Détachement;Mutation
Descriptif

Présentation de la structure :

Les Hôpitaux Universitaires Pitié-Salpêtrière - Charles Foix sont structurés en 11 pôles médicaux répartis sur 2 sites. L’établissement Pitié Salpêtrière compte environ 1500 lits et couvre l’ensemble des disciplines médicales, chirurgicales et médico techniques (10 pôles). Le site Charles Foix est un établissement à orientation gériatrique. Le GH passera sa visite de certification V2014 en novembre 2017.

Présentation de la direction qualité, gestion des risques et relations avec les usagers :

La direction qualité, gestion des risques et relations avec les usagers des Hôpitaux Universitaires Pitié Salpêtrière Charles Foix comprend différents secteurs : Qualité, Gestion des Risques, Organisation, Relations avec les Usagers, Archives médicales, Service Social Hospitalier, Standard et accueils, Chambre mortuaire, Radioprotection. Le poste à pourvoir est pour l’ensemble de l’établissement (2 sites).

Présentation du SGDM :
• Site Pitié-Salpêtrière : 35 équivalents temps plein agents, dont une adjointe.
• Site CFX : 2 agents
Le SGDM est réparti dans plusieurs locaux. Certains services cliniques ont des locaux d’archives, certains sont entièrement gérés par le SGDM.

Profil du responsable du SGDM : Cadre supérieur ou cadre de soins, technique ou administratif.

Conditions d’exercice
Activité basée sur le site de Pitié Salpêtrière, périmètre d’intervention sur les 2 sites
Repos fixes les samedi-dimanches
Plage d’ouverture du service: 8h00 – 18h00
Position dans la structure :

• Liaisons hiérarchiques : Directeur du GH - Directeur de la qualité, de la gestion des risques et des relations avec les usagers.
•Liaisons fonctionnelles:
• Ensemble des services cliniques, autres membres de la direction qualité – gestion des risques – relation des usagers
• Service central des archives de l’APHP
• Prestataire d’externalisation des dossiers.
Missions générales :
Planifier, organiser et piloter les activités et moyens concernant l’archivage en animant une équipe de professionnels et en veillant à l’efficacité et la qualité des prestations fournies, dans le respect de la politique d’archivage définie en concertation avec les acteurs et de la réglementation.

Missions permanentes :
- Concevoir et organiser le circuit de l’archivage, les conditions de conservation et la communication des archives : mise en place ou réactualisation des procédures…
- Accompagner la politique du groupe hospitalier en matière de gestion des archives médicales en :
o Poursuivant le transfert des archives autonomes sous la responsabilité SGDM
o Réorganisant spatialement le stockage des archives et en mettant en place une externalisation massive des archives passives
o En harmonisant les pratiques sur les deux sites du groupe hospitalier tout en respectant leurs particularités
- Gérer les emplois et les compétences : encadrement et animation de l’équipe, valorisation et développement des compétences, formation professionnelle des agents et de stagiaires, gestion des risques professionnels
- Gérer les moyens et les ressources techniques, financières, humaines et informationnelles
- Organiser la collecte des fonds d’archives et les locaux d’archivage
- Organiser et assurer le suivi opérationnel des activités par rapport aux projets en coordination avec les interlocuteurs internes et externes
- Promouvoir les réalisations des projets spécifiques
- Assurer la veille juridique, réglementaire et normative dans le domaine d’activité de l’archivage
- Assurer la communication des documents qualité (procédures, modes opératoires…) par tous les moyens à disposition : réunions, mails, logiciel de gestion documentaire interne (SQWeb)
- Apporter une aide à la formalisation ou l’actualisation des procédures internes des services cliniques détenant des locaux d’archives
-
Missions spécifiques (non exhaustive)
- Participer aux audits liés aux dossiers médicaux et à la certification HAS
- Participer à des projets qualité transversaux en lien avec les responsables qualité, gestion des risques et relations avec les usagers
- Participer aux rencontres organisées par le service central des archives de l’APHP
- Mettre en place les modalités spécifiques de gestion des dossiers médicaux lors du déploiement du logiciel de gestion de l’identité patient APHP prévu en février 2017 (ORBIS).

Connaissances particulières
- Gestion des archives (classement, archivage, droits des patients)
- Encadrement d’une équipe et de management
- Gestion administrative, économique et financière
- Mise en place et déploiement de projets (stratégie, organisation et conduite du changement)
- Maîtrise des outils informatiques et plus particulièrement du logiciel de gestion de l’archivage GDM

Qualités requises
- Rigueur et méthode dans le suivi des actions
- Pédagogie, diplomatie, sens du relationnel
- Disponibilité et capacité de prise d'initiative
- Savoir rendre compte

Pré requis
- Expérience dans les techniques archivistiques et de l’informatique spécialisée souhaitée
- Connaissance des techniques de management et d’encadrement d’une équipe
- Expérience et connaissance des techniques de conduite de projet et de communication

Risques professionnels
- Manutention : matériel ergonomique

Personne à contacter
Agnès PETIT
Directrice de la Qualité, de la Gestion des Risques et des Relations avec les Usagers
Email : myriam.regulier@aphp.fr

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