Coordinateur des secrétariats médicaux (H/F) - 100% - Direction des ressources humaines et des relations sociales

Coordinateur des secrétariats médicaux (H/F) - 100% - Direction des ressources humaines et des relations sociales

L'ÉTABLISSEMENT :
Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple mission de soins, d'enseignement et de recherche.
Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d'activités cliniques et médicotechniques, et comptent 2 750 lits et places, 1 pôle logistique ainsi que 7 écoles et instituts de formation.
Avec plus de 11 850 employés, professionnels médicaux et non-médicaux, le centre hospitalier régional universitaire de Strasbourg est le premier employeur d'Alsace.

LE POSTE :
La Cellule de Coordination des Secrétariats Médicaux assure plusieurs missions principales :
La réalisation d'études organisationnelles des secrétariats médicaux
La participation à / le pilotage de projets institutionnels transversaux
La gestion des ressources humaines des secrétaires médicaux(cales)
La responsabilité de l'Ecole des Secrétaires Médicales en Milieu Hospitalier (ES2MH)

Missions et activités principales
Missions principales
Planifier, organiser et piloter les activités relatives à la gestion des données médico-administratives du patient en animant une équipe de professionnels et en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies.
Conseil aux décideurs concernant les choix, les projets, les activités du domaine d'activité
Contrôle et suivi de la qualité des prestations dans son domaine d'activité
Encadrement d'équipe, gestion et développement des personnels
Formation des personnes aux techniques et procédures de son domaine, et à leur application
Gestion des moyens et des ressources : techniques, financières, humaines, informationnelles.
Organisation, coordination, supervision des contrôles relatifs aux activités du secteur, de l'unité
Organisation et description des processus spécifiques à son domaine, traitement des dysfonctionnements
Organisation et suivi opérationnel des activités/projets, coordination avec les interlocuteurs internes et externes
Paramétrage des outils, logiciels, systèmes relevant de son domaine d'activité
Planification des activités et des moyens, contrôle et reporting

Activités
Réalisation, mise en uvre et suivi des études organisationnelles relatives aux secrétariats médicaux :
Pilotage des études organisationnelles

Participation aux différents groupes de travail, comités de pilotage et réunions institutionnelles en lien avec son domaine compétence :
Cellule d'identito-vigilance.
Commission des usagers.
Groupes de travail relatifs à la mise en place de nouveaux outils

Veiller à la bonne gestion des ressources humaines des Secrétaires Médicaux(cales) :
Gestion des effectifs
Gérer et actualiser les tableaux des emplois des effectifs de secrétaires médicaux(cales)
Gestion des recrutements et de la carrière des secrétaires médicaux(cales), en lien avec les services compétents de la DRH
Accompagnements individuels et collectifs
Gestion du service de Compensation et de Suppléance Administratif
Elaboration ou mise à jour du contenu des différents modules de formation à destination des Secrétaires Médicales
Participation aux jurys d'examens/concours ; élaboration des sujets et correction des copies

L'Ecole des Secrétaires Médicales en Milieu Hospitalier (ES2MH) :
Informations collectives auprès de divers organismes : Pôle Emploi, Mission Locale
Entretiens et sélection des candidats
Elaboration du contenu pédagogique de la formation
Dispense de cours sur différentes thématiques
Suivi de l'apprentissage de chaque élève
Réalisation des contrôles continus et des épreuves de validation de fin de formation
Suivi du planning et du temps de travail/de formation de chaque élève

PROFIL RECHERCHÉ :
Savoirs et savoir-faire
Analyser et optimiser un processus
Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions dans un environnement donné
Concevoir et mettre en uvre des changements organisationnels et accompagner les professionnels au changement
Concevoir, piloter et évaluer un projet relevant de son domaine de compétence
Fixer des objectifs, mesurer des résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles
Identifier et analyser des évolutions et leurs impacts sur les activités, les systèmes relatifs à son domaine de compétence
Piloter, animer, communiquer, motiver une ou plusieurs équipes
Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation
Capacité à mener des entretiens de recrutement
Traduire la stratégie en orientations, en plans d'actions, et en moyens de réalisation
Capacité d'organisation et d'anticipation ; rigueur et fiabilité dans le travail
Capacités rédactionnelles et maîtrise de la langue française : orthographe ; grammaire ; syntaxe
Méthodologie de la gestion de projets
Maîtrise des logiciels de bureautique : Word ; Excel ; Outlook ; Power Point
Aisance avec l'outil informatique, facilitant l'appropriation rapide des logiciels institutionnels

Savoir être
Aisance relationnelle, capacité à s'adapter et à se positionner face aux différents interlocuteurs
Discrétion professionnelle, respect de la confidentialité
Sens de l'organisation et de la gestion des priorités, gestion du stress
Capacité d'anticipation et d'adaptation

Prérequis
Licence ou Master 1 ou 2 en management, gestion des ressources humaines, gestion et organisation d'établissements sanitaires et sociaux.
Expérience de 5 ans minimum en établissement de santé.
Expérience de management d'équipe et conduite de projet, étude de processus et/ou d'organisation.
Connaissance indispensable de l'organisation des secrétariats médicaux dans les services de soins et services médicotechniques.

Hôpital Civil
1, place de L'hôpital BP 426
67091 Strasbourg

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