ASSISTANT.E DE DIRECTION - 100% - DIRECTION DU SITE GABRIEL MONTPIED

ASSISTANT.E DE DIRECTION - 100% - DIRECTION DU SITE GABRIEL MONTPIED

CDD; Détachement; Mutation

DIRECTION/SITE : Site GM
SERVICE/POLE : Direction

IDENTIFICATION DU POSTE
N° de poste de travail (renseigné par la DRH) :
Grade : Adjoint des Cadres Hospitaliers
Quotité de travail : 100 %
Jours travaillés : lundi au vendredi
Horaires : Forfait cadres
Responsable(s) hiérarchique(s) : Directeur de Site

PRÉSENTATION DU SERVICE/POLE
Direction de site GM chargée de la référence des pôles cliniques, des projets transversaux du site et projet GM3.
Gestion déléguée des personnels paramédicaux, du budget d'équipements hôteliers et des travaux de maintenance.


DÉFINITION DU POSTE
Assistante de Direction

ACTIVITÉS PRINCIPALES
- Secrétariat de la Direction de Site (Directeur de site, Directeur des soins du site) : Rédaction de courriers et mails, gestion des agendas des Directeurs et boites mails des Directeurs, prise de rendez-vous, coordination des réunions
- Gestion des appels téléphoniques et réorientation vers l'interlocuteur concerné
- Accueil des personnes (patients, usagers, familles, etc.)
- Préparation des réunions en amont et relevé de conclusion
- Coordination de la gestion des informations transversales sur le site.
- Classement des dossiers papiers et dématérialisés, et recherche documentaire
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Suppléance de la secrétaire administrative en charge de la gestion des demandes des organisations syndicales et des affaires générales (fermetures de lits ponctuelles, courriers réponses aux demandes syndicales, etc)

ACTIVITÉS COMPLÉMENTAIRES
-Gestion des commandes de papeterie
-Gestion des listes de diffusion GM
-Gestion des autorisations concernant les parkings gérés par le Site, en suppléance à la secrétaire administrative chargée des relations Sociales
-Des activités complémentaires peuvent être confiées en fonction des besoins du service

COMPÉTENCES REQUISES

-Rigueur
-Méthode, organisation et esprit d'initiative
- Sens des priorités
- Capacité d'écoute
-Discrétion professionnelle

SAVOIR-FAIRE
- Accueillir et orienter des personnes
- Définir/adapter et utiliser un plan de reclassement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau
- Maitriser les outils bureautiques

DIPLÔMES OU EXPÉRIENCES PROFESSIONNELLES
Compétence et expérience en assistanat de Direction

RELATIONS PROFESSIONNELLES FRÉQUENTES
Direction générale
Directions fonctionnelles
Encadrement des pôles (chef de Pôles, Cadres supérieurs de service, Cadres de santé)

CONDITIONS PARTICULIÈRES D'EXERCICE
Nécessité d'assurer une permanence sur le Site en coordination avec la secrétaire en charge des affaires générales et relations sociales

CHRU Clermont- Ferrand Gabriel-Montpied
58, Bd Montalembert
63003 Clermont-Ferrand

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