Offre d'emploi GHT PARIS - ADJOINT ADMINISTRATIF - SECRETARIAT RH / DS - Groupe Public de Santé Perray-Vaucluse Groupe Public de Santé Perray-Vaucluse - Direction Commune CH Sainte-Anne / EPS Maison-Blanche / GPS

Offre d'emploi

Offre d'emploi GHT PARIS - ADJOINT ADMINISTRATIF - SECRETARIAT RH / DS - Groupe Public de Santé Perray-Vaucluse Groupe Public de Santé Perray-Vaucluse - Direction Commune CH Sainte-Anne / EPS Maison-Blanche / GPS

Annonce déposée le vendredi 25 mai 2018 à 12h23

Etablissement

Groupe Public de Santé Perray-Vaucluse Groupe Public de Santé Perray-Vaucluse - Direction Commune CH Sainte-Anne / EPS Maison-Blanche / GPS
15 avenue de la porte de Choisy
75013 Paris

Photo de Groupe Public de Santé Perray-Vaucluse Hôpital du Perray

Site géographique de l'offre

Groupe Public de Santé Perray-Vaucluse Hôpital du Perray
BP 13
91360 Epinay-sur-Orge
Visiter le site de l'établissement

Détail de l'offre

Poste proposé
GHT PARIS - ADJOINT ADMINISTRATIF - SECRETARIAT RH / DS
Contrat(s)
CDD;Détachement;Mutation
Descriptif

Prise de poste dans l'Essonne dans un premier temps
probabilités élevées d'un départ sur Paris en cours d'année

MISSION DU POSTE
Le secrétariat de la DRH et de la Direction des Soins se compose de deux secrétaires travaillant en polyvalence et en grande autonomie dans le traitement et l’organisation des informations administratives et des relations internes et externes du secrétariat.
Le secrétariat de la DRH et de la Direction des Soins sélectionne les informations et les documents provenant des différents services et transmet aux services concernés les instructions du DRH et du Coordonnateur Général des Soins. Il rassemble les informations nécessaires à la prise de décision et les transmet aux différents destinataires.
L’agent en poste devra être capable de trouver l’information, savoir la formuler ou la traduire pour la traiter et la diffuser correctement.
Le Secrétariat doit avoir un rôle d’alerte auprès de l’encadrement référent

Missions propres au secrétariat de la DRH

Sous la supervision du Directeur des Ressources Humaines et de l’attaché d’administration et dans le respect des consignes définies, la secrétaire assure de façon autonome et/ou en collaboration avec le Directeur et/ou avec les cadres :

1) L’agenda (DRH / Attaché)
- Organisation des réunions, des rendez-vous
- Réservation de salle

2) Gestion administrative
- Elaboration et rédaction des courriers
- Elaboration et rédaction de comptes rendus et de procès-verbaux
- Elaboration des supports pour les administrateurs de garde
- Gestion de la boite mail du secrétariat
- Réception, tri et diffusion du courrier entrant
- Transmission des informations reçues
- Elaboration de note de service et d’information
- Classement

3) Conseil de discipline
- Elaboration des convocations
- constitution du dossier
- Transmission des dossiers dans les délais impartis

4) Grèves
- Information aux agents
- Suivi des effectifs (grévistes et non-grévistes)
- Suivi et élaboration des courriers d’assignations
- Elaboration des courriers de retenues sur paie et information aux gestionnaires paie

5) Comité Technique d’Etablissement
- Réception des documents auprès des différentes directions
- Mise en forme des documents
- Convocations
- Envoi des dossiers dans les délais impartis

6) Recrutement (en lien avec la chargée de recrutement)
- Gestion de la boite mail dédiée
- Réponses aux candidatures
- Diffusion des avis de vacances de poste en interne et en externe
- Accueil physique et prise en charge des nouveaux arrivants
- Création des badges d’accès
- Création des cartes professionnelles

7) Les heures syndicales
- Suivi des heures
- Réponse aux demandes d’absences

Missions propres au secrétariat de la Direction des Soins

Sous la supervision du Coordonnateur Général des soins et dans le respect des consignes définies, la secrétaire assure également de façon autonome et/ou en collaboration avec le Coordonnateur :

1) La CSMIRT
- Le suivi de l’organisation de la CSIRMT (convocation, recensement des documents, envoi des dossiers dans les délais impartis)
- La participation, la prise de notes et la rédaction des comptes rendus de la CSIRMT
- L’organisation des élections de la CSIRMT

2) L’agenda
- Organisation de réunion et des rendez-vous
- Réservation de salle

3) Gestion administrative
- Préparation et suivi des dossiers
- Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques
- Prise de note et élaboration de comptes rendus dans le cadre de suivi de projet
- Organisation et suivi de projet

COMPETENCES REQUISES
- Expérience dans un emploi équivalent et en milieu hospitalier souhaité
- Utiliser les outils bureautiques
- Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques
- Réaliser un plan de classement
- Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome
- Organiser et prioriser les tâches
- Expression écrite et orale de qualité

QUALITES REQUISES
- Discrétion
- Adaptabilité
- Sens de l’organisation et de la rigueur
- Qualités relationnelles
- Sens du travail en équipe
- Autonomie
- Dynamisme
- Force de proposition

Personne à contacter
Lettre de Motivation et CV à transmettre à recrutement@gpspv.fr

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