Offre d'emploi Coordinateur (coordinatrice) des secrétariats médicaux - Centre Hospitalier Universitaire

Offre d'emploi

Offre d'emploi Coordinateur (coordinatrice) des secrétariats médicaux - Centre Hospitalier Universitaire

Annonce déposée le lundi 24 septembre 2018 à 15h25
Date limite des candidatures : mercredi 31 octobre 2018

Etablissement

Centre Hospitalier Universitaire
2 avenue Martin-Luther-King
87042 Limoges

Photo de CHU Dupuytren

Site géographique de l'offre

CHU Dupuytren
2 avenue Martin-Luther-King
87042 Limoges
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Détail de l'offre

Poste proposé
Coordinateur (coordinatrice) des secrétariats médicaux
Contrat(s)
CDD;Détachement;Mutation
Descriptif

Fonction :
Le coordonnateur des Secrétariats Médicaux assure, en étroite collaboration avec le chef de projet secrétariats médicaux et sous l’animation de la directrice des relations humaines, l’organisation et la coordination des projets des secrétariats médicaux.
Le Coordinateur des Secrétariats médicaux est en charge de la planification, de l’organisation et du pilotage des activités des secrétariats médicaux.
Il assure la supervision médico-économique des effectifs des secrétariats, et est l’interlocuteur privilégié des professionnels des secrétariats médicaux, des responsables des services (médicaux, soignants, administratifs).
A ce titre, il accompagne l’application de la politique ressources humaines sur ce domaine et participe aux diverses réflexions et groupes de travaux engagés au niveau institutionnel.

Métier : Encadrant(e) des secrétariats médicaux

Liaisons hiérarchiques : Directrice des Relations Humaines

Liaisons fonctionnelles :
- Le chef de projet secrétariats médicaux
- L’ensemble des secteurs de la Direction des Ressources Humaines
- La Coordination Générale des Soins
- Les autres directions fonctionnelles
- Les responsables des pôles Hospitalo-universitaires
- L’encadrement
- Les professionnels des secrétariats médicaux
- Les prestataires externes : organismes d’évaluation, auditeurs, organismes de formation

MISSIONS
Missions principales :
Le coordinateur des secrétariats médicaux supervise les organisations et les ressources humaines allouées aux activités des secrétariats médicaux.
Au titre des moyens alloués et de l’efficience des secrétariats médicaux :
- participer à la gestion de l’absentéisme des secrétariats médicaux, en lien avec les unités concernées
- gérer l’équipe de suppléance des secrétariats médicaux : affectation, évaluation, temps de travail…
- accompagner les projets des professionnels affectés ou non sur un secrétariat médical
- développer les indicateurs d’activité et de suivi des effectifs
- gérer l’accueil des stagiaires et des étudiants
- réaliser des audits organisationnels des secrétariats médicaux et proposer des actions d’amélioration sur le secteur d’activité
- rendre compte de ses actions au supérieur hiérarchique
- assurer le recrutement et la gestion des mobilités des secrétaires médicales

Au titre des démarches institutionnelles :
- Contribuer à toutes les réflexions, démarches et groupes de travaux pour la bonne mise en œuvre des organisations des secrétariats médicaux dans le cadre du projet « Dupuytren 2 », « Dupuytren 1 » et du déploiement des outils informatiques liés aux secrétariats médicaux.
- Proposer les mesures d’organisation nécessaires au fonctionnement des secrétariats médicaux en lien avec les projets
- Participer aux groupes de travail mis en place par la DAFCCG notamment sur le volet recettes et ceux de la DSI en lien avec les secrétariats médicaux.

Missions spécifiques :
- contrôle de la qualité et l’exhaustivité des données médico-administratives, en collaboration avec le SIME
- référent des secrétaires médicales dans les groupes de travaux institutionnels, notamment celui du « parcours patient »
- participation aux démarches de certification (certification HAS, certification des comptes) et de contrôle, notamment en formalisant tous les documents requis
- audit des organisations concernant les domaines d’activités et de compétences
- construction et utilisation des outils de pilotage, tableaux de bord et indicateurs

PARTICULARITES DU POSTE ET RISQUES PROFESSIONNELS LIES A L’ACTIVITE
Spécificités du poste :
Forfait cadre
Disponibilité
Suppléance avec la chef de projet secrétariats médicaux

Formations obligatoires requises : Formation de secrétaire médicale

Moyens mis à disposition :
Logiciels : EVRH – BO – AXEGE – GESTOR – ENNOV – CROSSWAY

Prévention - Sécurité : Travail sur écran

PROFIL REQUIS
Formations – Qualifications :
Expertise en secrétariat médical
Techniques du secrétariat et utilisation des outils bureautiques

Connaissances particulières :
Gestion des conflits
Connaissance des enjeux hospitaliers
Conception et accompagnement aux changements organisationnels

Expériences professionnelles :
Avoir une expérience diversifiée dans différents secrétariats médicaux

Qualités professionnelles :
Loyauté
Respect du secret professionnel
Discrétion professionnelle
Rigueur et efficacité
Respect des règles institutionnelles
Qualité d’écoute et de discernement
Qualités relationnelles
Animation, mobilisation et fédération d’équipes

Personne à contacter
Pour tout renseignement sur le poste, vous pouvez contacter :

Madame Laëtitia JEHANNO
Directrice des Relations Humaines
CHU de LIMOGES
Tél. : 05.55.05.60.05 (secrétariat)

Madame Marianne DUPAYS
Chargée de projets - secrétariats médicaux
CHU de LIMOGES
Tél. : 05.19.76.17.75

Les candidatures sont à adresser :

- par courrier au :
CHU de Limoges
A l’attention de Mme Laëtitia JEHANNO
2 avenue Martin Luther King
87042 LIMOGES Cedex
Email : recrutement@chu-limoges.fr

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