Offre d'emploi Assistante de Direction - Centre hospitalier spécialisé Georges Daumézon

Offre d'emploi

Offre d'emploi Assistante de Direction - Centre hospitalier spécialisé Georges Daumézon

Annonce déposée le vendredi 15 juin 2018 à 16h01

Etablissement

Centre hospitalier spécialisé Georges Daumézon
1, route de Chanteau BP 62016
45402 Fleury-les-Aubrais

Site géographique de l'offre

Centre hospitalier spécialisé Georges Daumézon
1, route de Chanteau BP 62016
45402 Fleury-les-Aubrais
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Détail de l'offre

Poste proposé
Assistante de Direction
Contrat(s)
CDD;CDI;Détachement;Mutation
Descriptif

L'EPSM du Loiret Georges DAUMEZON recrute, pour sa direction générale - secrétariat des directeurs adjoints :


Un(e) assistant(e) de direction
Poste à temps plein


MISSION SPECIFIQUE DU POSTE :

La secrétaire des directeurs adjoints exécute les décisions prises par la direction dans le domaine de la gestion administrative. Elle assure la préparation des dossiers qui lui sont confiés, ainsi que leur suivi.

Activités principales :
L'adjoint administratif occupant ce poste assure principalement les tâches décrites ci-dessous :

Secrétariat des directeurs-adjoints
Traitement et mise en forme de courriers, documents, rapports, notes de services (enregistrement, tri, diffusion, classement et archivage) ;
Préparation et suivi de dossiers ;
Organisation de réunions ;
Reproduction de documents, reliure ;
Prise de notes et rédaction de comptes-rendus ;
Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques ;
Prise de rendez-vous, tenue des agendas et des plannings d'activité, réservation des salles de réunion (en lien avec les services économiques) ;
Accueil physique et orientation des usagers vers les services concernés ;
Réalisation de la feuille de garde hebdomadaire : médecins, internes et directeurs ; et transmission au bureau des entrées, aux cadres de santé de garde et aux cadres supérieurs de santé d'astreinte ;
Mise à jour des informations relatives à la veille sanitaire dans la région centre sur le site internet de l'agence régionale de la santé;
Participation à la diffusion de documents (notes de service, notes d'information, formulaires…) et à leur publication sur le logiciel de gestion documentaire de l’EPSM, en lien avec le service qualité et gestion des risques ;
Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, imprimante, fax…) ;
Participation à l'organisation d'événements ponctuels ;
Gestion de la messagerie électronique de la direction

Missions spécifiques aux affaires générales

Elaboration des dossiers de stratégie en lien avec la directrice adjointe

Montage et mise en page des projets médicaux à l’attention de l’ARS ;
Suivi du projet médical de territoire et du projet d’établissement
Suivi du Contrat Pluriannuel d’Objectifs et de Moyens
Réalisation de tableaux de suivi et tableaux de bords, études diverses

Partenariat, conventionnement en lien avec la directrice adjointe et l’attachée de direction:
Elaboration, mise en forme, suivi, classement et archivage des conventions ;

Secrétariat de la commission des usagers et du comité des usagers en lien avec la directrice adjointe et l’attachée de direction:
Préparation des dossiers, rédaction de l'ordre du jour, convocations aux réunions et la transmission des dossiers dans le respect des délais impartis ;
Production de relevés de conclusion et suivi des actions
Suivi de la composition (renouvellement des membres).

Missions spécifiques à la direction de la logistique, des achats et du patrimoine

Mise en forme, suivi, classement des dossiers relatifs aux marchés de travaux (procédure d'appel d'offre) : cahiers des charges, publicité, attribution de marché…
Secrétariat de la direction de la logistique, des achats et du patrimoine
Rédaction des procès verbaux de réception de chantier


ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL :
La secrétaire de direction est affectée à la direction. Son bureau est situé au 1er étage du bâtiment de l'administration, au sein du secrétariat de direction.
Modalités d'exercice :
Poste à temps complet
Horaires de travail : 09h00 / 12h30 – 13h00 / 17h30
Repos fixes (samedi et dimanche) et fériés
Organisation du temps de travail : cycle RTT de quatre semaines
Les horaires de travail et la gestion des absences relèvent de l’attachée aux affaires générales

Suppléance : Le secrétariat des directeurs adjoints assure la suppléance de la secrétaire du directeur. Cette dernière assure la sienne. Dans ce cadre, chaque secrétaire assure la continuité de certaines missions spécifiques à chacun des secrétariats dans un souci de polyvalence.

CONDITIONS D'ACCÈS AU POSTE
Expérience dans des fonctions similaires appréciée
BTS Assistant de manager

QUALITES PROFESSIONNELLES ET PROFIL PERSONNEL :
Savoirs :
Connaissances générales dans le domaine du droit hospitalier (organisation hospitalière) ;
Connaissance de l'organisation et du fonctionnement interne de l'établissement ;
Connaissance de base sur les procédures relatives aux marchés publics ;
Connaissance et respect des protocoles, procédures et notes de service en vigueur
Bon niveau d'orthographe et de grammaire.

Savoir-faire :
Techniques de secrétariat : prise de notes, rédaction de comptes-rendus, procès verbaux et courriers, publipostage, utilisation du dictaphone ;
Maîtrise des outils informatiques (bureautique Microsoft Office : Word, Excel, Powerpoint ; Navigation Internet et Intranet ; Messagerie électronique : Microsoft Outlook,) ;
Classement et archivage ;
Accueil physique et téléphonique.

Savoir-être :
Modération, réserve, discrétion professionnelle et obligation de respecter le secret professionnel
Capacité relationnelle marquée ;
Écoute, respect du fonctionnement hiérarchique ;
Travail au sein d'une équipe : transmission d'information ;
Ouverture d'esprit et motivation pour s'impliquer ;
Sens des priorités, de l'organisation, rigueur
Capacité de réactivité, en raison de la nécessité de travailler parfois dans l'urgence ;
Adaptabilité en raison de la grande variété de questions et sujets à traiter ;

Personne à contacter
Pour tout renseignement complémentaire, veuillez contacter :
Madame Delli-Zotti, attachée d'administration hospitalière– direction@ch-daumezon45.fr – 02.38.60.57.25.

Dossier de candidature (CV et lettre de motivation) à transmettre à :
Madame la Directrice Adjointe Chargées des Personnels et du Projet Social
EPSM du Loiret Georges DAUMEZON
1 Route de Chanteau - BP 62016 - 45402 Fleury-les-Aubrais cedex

par mail : recrutement@ch-daumezon45.fr

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