Offre d'emploi SECRETAIRE DE DIRECTION DU PÔLE RESSOURCES HUMAINES - CHU Amiens-Picardie

Offre d'emploi

Offre d'emploi SECRETAIRE DE DIRECTION DU PÔLE RESSOURCES HUMAINES - CHU Amiens-Picardie

Annonce déposée le jeudi 14 juin 2018 à 12h33
Date limite des candidatures : samedi 30 juin 2018

Etablissement

CHU Amiens-Picardie
Centre Hospitalier Universitaire
80054 Amiens

Photo de CHU Amiens Picardie - Site Nord (Hôpital Nord)

Site géographique de l'offre

CHU Amiens Picardie - Site Nord (Hôpital Nord)
Place Victor Pauchet
80054 Amiens
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Détail de l'offre

Poste proposé
SECRETAIRE DE DIRECTION DU PÔLE RESSOURCES HUMAINES
Contrat(s)
CDD;Détachement;Mutation
Descriptif

I. MISSIONS PRINCIPALES :
· 1 - Accueil et orientation :
Accueil physique et téléphonique
· 2 - Gestion du secrétariat de direction :
Gestion des agendas (calendrier électronique Outlook) des directeurs et attachés d’administration
Organisation et préparation de réunions ou d’entretiens à la demande de l’équipe d’encadrement (convocations, sorties de dossier agent… )
· 3 - Activités administratives :
Ouverture et ventilation du courrier du jour
Frappe de bordereaux (demandes d’avis à l’encadrement), de courriers pour l’équipe d’encadrement, de notes de service, de comptes rendus
courriers des saisies aux agents
courriers des suites données dans le cadre des recrutements (Bourse à l’emploi, recrutements extérieurs, stages, demandes d’emplois, demandes d’évolution de carrières, ….)
remplissage des documents de cumuls d’activités pour l’UPJV
commandes fournitures de bureau de la DRH
Réalisation de diaporamas
Gestion documentaire du Pôle RH DP (distribution, suivi, classement)
Classement et archivage
· 4 - Prise en charge de dossiers transversaux en lien avec l’adjoint des cadres chargé du suivi des instances :
CHSCT
CTE en l’absence de l’ACH
Participation aux dossiers disciplinaires (convocations, rapports introductifs, mails, décisions de
sanction, comptes rendus…)
Suivi avec le directeur ou l’AAH du contentieux (TELERECOURS), en l’absence de l’ACH
Organisation des journées de grève, conformément à la réglementation en vigueur:
· 5 - Renfort au secteur absentéisme à raison d’une journée par semaine :
Codification des attestations de salaire sur Net Entreprise
Vérification des versements d’indemnités journalières par la CPAM
Codification des arrêts maladie
Courrier divers
· 6 - Gestion des ASA (aide au secteur Gestion du temps pendant la période d’alimentation des CET, de janvier à mars en fonction de l’activité) :
Saisie et suivi des demandes d’autorisation spéciale d’absence
II. MISSIONS SECONDAIRES :
Actualisation et suivi de tableaux de bord et documents relatifs à certaines catégories de personnels et à certains dossiers spécifiques
Mise à jour et actualisation de différents documents (ex : tableaux de garde, … )
Participation à des dossiers ponctuels
D’autres missions peuvent vous être confiées, en lien avec l’encadrement, en fonction de l’actualité de l’établissement


FONCTIONNEMENT DU SECRETARIAT :
EFFECTIF : 3 secrétaires
HORAIRES : Amplitude de 8h à 17h30 du lundi au vendredi
3 horaires possibles : ▪ 8h-16h15
▪ 8h30-16h45
▪ 9h15-17h30
REGLE D’ELABORATION DES PLANNINGS
La journée de travail est de 7H30 avec une coupure pour le déjeuner de 45 minutes.
Les plannings sont faits en concertation avec les 3 secrétaires. Il faut obligatoirement un agent présent à 8h et un autre présent à 17h30.
PROGRAMMATION DES CONGES ANNUELS ET RTT
Les congés et RTT sont pris conformément aux fiches techniques de l’accord local relatif à l’organisation, l’aménagement et la réduction du temps de travail.
Les congés et RTT sont prévus en concertation avec les 3 secrétaires. La règle des 2/3 présents de l’effectif est souhaitée.

COMPETENCES REQUISES

QUALIFICATION / FORMATIONS
BAC+2 secrétariat de direction
Maîtrise des logiciels : Word, Excel, PowerPoint, Outlook (un fort degré de maîtrise est attendu)
Formation à prévoir sur les logiciels « métier » : Agirh, E-Planning
Prise de notes rapide
EXPERIENCE PROFESSIONNELLE REQUISE
Expérience significative en secrétariat de direction ou missions équivalentes.
APTITUDES REQUISES
Fort sens du contact et du travail en équipe
Polyvalence
Autonomie et prise d’initiative
Réactivité et capacité à travailler dans l’urgence
Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité des informations partagées.

Personne à contacter
Candidatures (lettre de motivation +CV) à transmettre à :
Madame Le Coordonnateur du Pôle Ressources Humaines et Développement Professionnel
CHU AMIENS PICARDIE
Place Victor Pauchet
80054 AMIENS Cedex 1
Tél. 03 22 66 80 88
Email : Recrutement@chu-amiens.fr

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