Offre d'emploi Secrétaire Hospitalière en chirurgie ambulatoire - Centre Hospitalier National d'Ophtalmologie des Quinze-Vingts

Offre d'emploi

Offre d'emploi Secrétaire Hospitalière en chirurgie ambulatoire - Centre Hospitalier National d'Ophtalmologie des Quinze-Vingts

Annonce déposée le vendredi 21 septembre 2018 à 11h37

Etablissement

Centre Hospitalier National d'Ophtalmologie des Quinze-Vingts
28, rue de Charenton
75571 Paris

Site géographique de l'offre

Centre Hospitalier National d\'Ophtalmologie des Quinze-Vingts
28, rue de Charenton
75571 Paris

Détail de l'offre

Poste proposé
Secrétaire Hospitalière en chirurgie ambulatoire
Contrat(s)
CDD
Descriptif

Le CHNO recherche à compter du 20 août 2018, une Secrétaire Hospitalière pour son service de Chirurgie ambulatoire :

Fonction : Secrétaire hospitalière en chirurgie ambulatoire

Grade : Adjoint administratif.


Position dans la structure :

Liaisons hiérarchiques :
Le cadre de santé
L’attaché d’administration hospitalière
Le Directeur des ressources humaines


Liaisons fonctionnelles : L’équipe paramédicale (IDE et AS), l’équipe médicale, les services d’hospitalisation et leurs secrétariats médicaux et hospitaliers, les services de consultations, le bureau des admissions, le DIM.


Horaires de travail : 8h00/15h00, 9h00/16h00 ou 11h00/18h00
Repos fixes (samedi/dimanche)


Site de travail : Niveau 3 aile B

Mission principale :

Contribuer à assurer la bonne prise en charge administrative des patients en chirurgie ambulatoire (CA).

Description des activités :

Chaque jour :
• Faire le point de la situation des patients venus en CA la veille sur Logon,
• Faire la mise à jour des patients du jour admis en CA sur Logon,
• Réajuster le listing (annulation/rajout) au regard des informations transmises par le secrétariat d’anesthésie, la programmation opératoire et les secrétariats des services. Retransmettre ces informations aux IDE,
• Vérifier la cohérence entre le listing des patients attendus et les tableaux opératoires prévisionnels réalisés par les secrétariats et si besoin alerter l’équipe soignante,
• Récupérer au secrétariat d’anesthésie les dossiers des patients programmés dans les 8 jours et gérer le dossier en fonction de la date du rendez-vous opératoire,
• Rechercher les dossiers manquants des futurs hospitalisés (J-5),
• Participer avec l’équipe soignante à la préparation des dossiers patients, insérer au dossier médical le dossier de soins infirmier : coller les étiquettes patient recto/verso et mettre la pochette « mon suivi de chirurgie ambulatoire » comprenant les documents de sortie (recommandations post-opératoires, rendez-vous de consultation, ordonnances et compte-rendu opératoire ajoutés par l’IDE),
• Assister et participer aux transmissions avec l’équipe soignante,
• Mettre dans le dossier médical la fiche d’admission du patient et si celle-ci n’a pas été faite, le mentionner sur le dossier,
• Assurer la reprogrammation des patients annulés ou déprogrammés en transmettant les dossiers étiquetés à reprogrammer de la CA vers la programmation opératoire au niveau 0,
• Modifier ou donner un rendez-vous ponctuellement si nécessaire (en cas de fermeture de la consultation post-ambulatoire),
• Alimenter au quotidien le tableau Excel pour l’élaboration des statistiques mensuelles par médecin et par service,
• Répondre au téléphone et orienter les appels,
• Répondre au vidéophone.

Chaque semaine :
Le lundi
• Elaborer le tableau de bord d’activité prévisionnelle sur la quinzaine et le transmettre au coordonnateur et au cadre de santé de CA, à la lingerie et à la cuisine.

Le jeudi
• Editer le listing prévisionnel Excel des patients programmés pour la semaine en CA (extraction du tableau prévisionnel des patients programmés).

Chaque mois :
• Elaborer le tableau de bord de l’activité réalisée et le transmettre au coordonnateur et au cadre de santé de la CA.

Réaliser les tableaux d’activité annuels comparatifs par service, par médecins et par pathologie.

Profil de l’agent :

• Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels métier du CHNO (WORD, EXCEL, PDR-USV2, ADVANCE)
• Rigueur
• Capacités organisationnelles
• Qualités relationnelles
• Dynamisme
• Disponibilité
• Souci de rendre compte
• Sens du travail en équipe
• Connaissance de l’établissement
En cas d’absence de l’agent :

Le remplacement est assuré pour la partie recherche de dossiers et mise à jour du planning prévisionnel par :
• La secrétaire hospitalière de la consultation post-ambulatoire.
• La secrétaire hospitalière de l’HCD (5B)










































































































Le CHNO des 15-20 recherche à compter du 20 août 2018, une Secrétaire hospitalière pour son service de chirurgie ambulatoire :

Fonction : Secrétaire hospitalière en chirurgie ambulatoire

Grade : Agent administratif.


Position dans la structure :

Liaisons hiérarchiques :
Le cadre de santé
L’attaché d’administration hospitalière
Le Directeur des ressources humaines


Liaisons fonctionnelles : L’équipe paramédicale (IDE et AS), l’équipe médicale, les services d’hospitalisation et leurs secrétariats médicaux et hospitaliers, les services de consultations, le bureau des admissions, le DIM.


Horaires de travail : 8h00/15h00, 9h00/16h00 ou 11h00/18h00
Repos fixes (samedi/dimanche)


Site de travail : Niveau 3 aile B

Mission principale :

Contribuer à assurer la bonne prise en charge administrative des patients en chirurgie ambulatoire (CA).

Description des activités :

Chaque jour :
• Faire le point de la situation des patients venus en CA la veille sur Logon,
• Faire la mise à jour des patients du jour admis en CA sur Logon,
• Réajuster le listing (annulation/rajout) au regard des informations transmises par le secrétariat d’anesthésie, la programmation opératoire et les secrétariats des services. Retransmettre ces informations aux IDE,
• Vérifier la cohérence entre le listing des patients attendus et les tableaux opératoires prévisionnels réalisés par les secrétariats et si besoin alerter l’équipe soignante,
• Récupérer au secrétariat d’anesthésie les dossiers des patients programmés dans les 8 jours et gérer le dossier en fonction de la date du rendez-vous opératoire,
• Rechercher les dossiers manquants des futurs hospitalisés (J-5),
• Participer avec l’équipe soignante à la préparation des dossiers patients, insérer au dossier médical le dossier de soins infirmier : coller les étiquettes patient recto/verso et mettre la pochette « mon suivi de chirurgie ambulatoire » comprenant les documents de sortie (recommandations post-opératoires, rendez-vous de consultation, ordonnances et compte-rendu opératoire ajoutés par l’IDE),
• Assister et participer aux transmissions avec l’équipe soignante,
• Mettre dans le dossier médical la fiche d’admission du patient et si celle-ci n’a pas été faite, le mentionner sur le dossier,
• Assurer la reprogrammation des patients annulés ou déprogrammés en transmettant les dossiers étiquetés à reprogrammer de la CA vers la programmation opératoire au niveau 0,
• Modifier ou donner un rendez-vous ponctuellement si nécessaire (en cas de fermeture de la consultation post-ambulatoire),
• Alimenter au quotidien le tableau Excel pour l’élaboration des statistiques mensuelles par médecin et par service,
• Répondre au téléphone et orienter les appels,
• Répondre au vidéophone.

Chaque semaine :
Le lundi
• Elaborer le tableau de bord d’activité prévisionnelle sur la quinzaine et le transmettre au coordonnateur et au cadre de santé de CA, à la lingerie et à la cuisine.

Le jeudi
• Editer le listing prévisionnel Excel des patients programmés pour la semaine en CA (extraction du tableau prévisionnel des patients programmés).

Chaque mois :
• Elaborer le tableau de bord de l’activité réalisée et le transmettre au coordonnateur et au cadre de santé de la CA.

Réaliser les tableaux d’activité annuels comparatifs par service, par médecins et par pathologie.

Profil de l’agent :

• Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels métier du CHNO (WORD, EXCEL, PDR-USV2, ADVANCE)
• Rigueur
• Capacités organisationnelles
• Qualités relationnelles
• Dynamisme
• Disponibilité
• Souci de rendre compte
• Sens du travail en équipe
• Connaissance de l’établissement
En cas d’absence de l’agent :

Le remplacement est assuré pour la partie recherche de dossiers et mise à jour du planning prévisionnel par :
• La secrétaire hospitalière de la consultation post-ambulatoire.
• La secrétaire hospitalière de l’HCD (5B)



































































































Lexique :
AS : Aide-soignant
CA : Chirurgie ambulatoire
CRO : Compte-rendu opératoire
DIM : Département d’information médicale
FGC : Fédération de gestion commune
HCD : Hospitalisation de courte durée
IDE : Infirmier diplômé d’état

Personne à contacter
Madame Sophie MARCHANDET
DRH
28 rue de Charenton 75012 PARIS
Email : recrutement-drh@15-20.fr

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