Offre d'emploi Assistant Médico-Administrative – secteur hospitalisation en Soins Intensifs Neuro-Vasculaires - AP-HP Hôpital Bicêtre

Offre d'emploi

Offre d'emploi Assistant Médico-Administrative – secteur hospitalisation en Soins Intensifs Neuro-Vasculaires - AP-HP Hôpital Bicêtre

Annonce déposée le jeudi 22 novembre 2018 à 10h18

Etablissement

AP-HP Hôpital Bicêtre
78, rue du Général Leclerc
94275 Le Kremlin-Bicêtre

Site géographique de l'offre

AP-HP Hôpital Bicêtre
78, rue du Général Leclerc
94275 Le Kremlin-Bicêtre

Détail de l'offre

Poste proposé
Assistant Médico-Administrative – secteur hospitalisation en Soins Intensifs Neuro-Vasculaires
Contrat(s)
CDD;CDI;Détachement;Mutation
Descriptif

NEUROLOGIE ADULTE

CHU BICETRE
78 RUE DU GENERAL LECLERC – 94270 LE KREMLIN-BICETRE CEDEX


Métro : Station Le Kremlin-Bicêtre (ligne 7) (direction Villejuif)
Bus : : n° 47 - 131 - 323 (arrêt Hôpital) - n° 125 (arrêt Convention-Jaurès) - n° 186 (arrêt Parrot-Benserade)
Voiture : Fléchage à partir de la Porte d'Italie



DATE DE MISE A JOUR septembre 2018


INTITULE DU POSTE
Assistant Médico-Administrative – secteur hospitalisation en Soins Intensifs Neuro-Vasculaires

METIER
Secrétaire médicale

CODE METIER
Personnel administratif

GRADE
Assistant Médico-Administratif

STRUCTURE
Service de NEUROLOGIE ADULTE et UNITE DE SOINS INTENSIFS NEURO-VASCULAIRES

POLE NEUROSCIENCES TETE ET COU dit NTC
________________________________________
ACTIVITE
Sur BICETRE : Services d’ORL-OPH, de NEUROCHIRURGIE, de NEUROLOGIE, de PSYCHIATRIE, de NEURORADIOLOGIE, de NEURORADIOLOGIE INTERVENTIONNELLE , de NEUROPEDIATRIE, de l’unité de NEUROPHYSIOLOGIE, d’ELSA et de La REEDUCATION NEUROPEDIATRIQUE.

Sur Paul BROUSSE : Département de PSYCHIATRIE ADDICTOLOGIE

Sur Antoine BECLERE : ELSA

SERVICE DE NEUROLOGIE ADULTE DU Pr David ADAMS
PRESENTATION
3 Unités d’hospitalisation traditionnelle de plus de 24 h (33 lits d’hospitalisation)
1 Hôpital de semaine (16 lits)
1 Unité de soins intensifs neuro-vasculaires (12 lits)
1 Hôpital de jour
1 Consultation
1 Laboratoire de Neurobioliogie
Archives du service

Pathologies traitées : Neuropathies Périphériques Rares et Amyloïdes, Accidents Vasculaires, Epilepsie, Sclérose en Plaques, Myasthénie, Parkinson, Démences, Migraines, Douleurs Neuropathiques.
Centre de Référence « Neuropathies Amyloïdes et autres Neuropathies Périphériques Rares.
________________________________________
COMPOSITION DE L’EQUIPE
Chef de Service, PU-PH Adjoint, 5 PH, 3 PHC, 3 CCA, 2 AHS, 2 P. Attachés, 4/6 Internes, 2 Cadres de Santé, 6 Secrétaires Médicales, 27 IDE, 31 AS dont 1 Secrétaire Hospitalière, 1 Intendant, 2 Assistants Sociaux, 1 Secrétaire Sociale, 1 Archiviste, 1 Neuropsychologue, 1 Psychologue, 2 Orthophonistes, Kinésithérapeutes…

LIAISONS
HIERARCHIQUE DIRECT (N+1)
Cadre Administratif de Pôle :
________________________________________
FONCTIONNELLES
Chef de Service, Equipe Médicale, Cadres de Santé, Secrétaires Médicales


ACTIVITES
Accueil :
Téléphonique : prise des messages, filtrage des appels, transfert des appels à la personne concernée.

Physique : orientation et information des patients, des familles, des professionnels de santé (personnel soignant des différents services de l’hôpital, médecins extérieurs, délégués médicaux…)

Organisation :
Organisation de la charge de travail en fonction du temps pris par chaque tâche et de l’urgence.
Transmission des informations aux personnes concernées, de façon claire et explicite pour un meilleur suivi des dossiers en cours.
Gestion des demandes de communication des dossiers médicaux.
Traitement des comptes-rendus d’hospitalisation sur Orbis (mise en forme, correction, impression et envois).
Prise de rendez-vous pour suivi neurologique post-USINV.
Tri et rangement des courrier/examens complémentaires.
Scannage sur Orbis de divers documents pour mise à jour du dossier patient.
Rangement des dossiers d’hospitalisation d’USINV et numérotation pour l’archivage.

Frappe du courrier de consultation du PU-PH.
Organisation de la journée annuelle des AVC.
Gestion administrative des étudiants.

Bureautique :
Poste informatique (ordinateur, imprimante)
Scanner
Téléphone
Photocopieuse
Lecteur de cassettes

Utilisation des différents logiciels selon la tâche à effectuer :
ORBIS : vérification des CRH et courriers + saisie, saisie des médecins correspondants. Visualisation et prise de rendez-vous des sorties d’USINV.
MEDIWEB : visualisation de documents divers des patients avant Orbis.
GDM : numérotation des dossiers médicaux.

Missions ponctuelles et spécifiques :
Organisation de la journée annuelle des AVC.
Gestion administrative des étudiants.

Particularité de la fonction :
En cas d’absence de la secrétaire d’hospitalisation : polyvalence des tâches entre l’hospitalisation et l’USINV afin d’assurer la continuité du secrétariat.

QUOTITE DE TRAVAIL
100 %

HORAIRES DE TRAVAIL
Jour : 7 h 36 du lundi au vendredi avec un temps de pause de 30 minutes inclus dans le temps de travail.
Organisation avec la secrétaire d’hospitalisation afin d’assurer une présence quotidienne de 8 h à 15 h 36.
Repos : samedi, dimanche et jours fériés.
Les RTT sont planifiés au regard de la législation du travail.
Les CA sont planifiés afin d’assurer la continuité du secrétariat.

COMPETENCES REQUISES

SAVOIR FAIRE REQUIS
Travail en équipe – prise d’initiatives – rigueur professionnelle – disponibilité
Autonome.
Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser
Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Power point, GDM, Orbis,…)
Filtrer et orienter les appels et demandes internes et externes – renseigner ses interlocuteurs
S’exprimer clairement vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés

QUALITES REQUISES
Organisée, méthodique.
Capacité d’adaptation
Capacité à gérer les priorités
Sens des responsabilités
Maître de soi (gestion du stress)
Esprit d’équipe (entraide, diplomatie, neutralité..)
Esprit d’initiative et dynamisme
Tenue correcte (comportementale et vestimentaire)
Capacité à se remettre en question et évoluer
Respect du secret professionnel
Maîtrise de l’orthographe et du vocabulaire médical.


CONNAISSANCES ASSOCIEES
Le niveau des connaissances pourra être revu lors de l’entretien d’évaluation annuelle et en fonction de l’ancienneté dans le métier et/ou dans le service.


PRE-REQUIS
Etre titulaire d’un bac SMS ou concours de secrétaire médicale AP/HP
Expérience hospitalière fortement conseillée
Connaissance et utilisation de l’outil informatique indispensable (les différents logiciels + Internet)

GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS



EVOLUTIONS POSSIBLES DU POSTE ET DE SON ENVIRONNEMENT
- Accès au plan de formation de l’AP/HP

Personne à contacter
Patricia COPPENS
Cadre Paramédical de Pôle
Neurosciences – Tête et Cou (NTC)
CHU Bicêtre
Email : patricia.coppens@aphp.fr

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