Offre d'emploi ASSISTANT FORMATION : Hôpital Beaujon et Hôpital Bretonneau - AP-HP Hôpital Beaujon

Offre d'emploi

Offre d'emploi ASSISTANT FORMATION : Hôpital Beaujon et Hôpital Bretonneau - AP-HP Hôpital Beaujon

Annonce déposée le mercredi 17 avril 2019 à 11h54
Date limite des candidatures : samedi 30 novembre 2019

Etablissement

AP-HP Hôpital Beaujon
100, boulevard du Général Leclerc
92118 Clichy

Photo de AP-HP Hôpital Beaujon

Site géographique de l'offre

AP-HP Hôpital Beaujon
100, boulevard du Général Leclerc
92118 Clichy
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Détail de l'offre

Poste proposé
ASSISTANT FORMATION : Hôpital Beaujon et Hôpital Bretonneau
Contrat(s)
CDD;Détachement;Mutation
Descriptif

FICHE DE POSTE
ASSISTANT FORMATION : Hôpital Beaujon et Hôpital Bretonneau
Date de mise à jour : AVRIL 2019

GH : Hôpitaux Universitaires Paris Nord Val de Seine
HOPITAL BEAUJON HOPITAL BRETONNEAU
100 BD du Général Leclerc 23 Rue Joseph de Maistre
92118 Clichy Cedex 75018 PARIS
 01 40 87 50 00  01 53 11 18 00
ACCES : Métro : ligne 13 – mairie de Clichy ACCES : Métro : ligne 13 – Guy Moquet


Présentation :
Le Groupe Hospitalier Hôpitaux Universitaires Paris Nord Val de Seine composé des sites Beaujon, Bichat, Bretonneau, Louis Mourier, Adelaïde Hautval (3 MCO et 2 établissements gériatriques) est situé sur trois territoires de santé et dispose d’environ 2 100 lits et places.
8 000 professionnels travaillent sur ces cinq sites et produisent quelques 120 000 séjours dont 65% en hospitalisation complète permettant de prendre en charge les patients de proximité (3 SAU) et de promouvoir des axes forts (digestifs, cardiologie, tête et cou, cancérologie, périnatalité…).
Ce groupe hospitalier rattaché à l’Université Paris VII est l’un des principaux acteurs nationaux en matière de recherche.

METIER :
ASSISTANT FORMATION
CODE METIER
45F70

GRADE
Agent Administratif
STRUCTURE
Direction des Ressources humaines

PRESENTATION :
La direction des ressources humaines du Groupe hospitalier comprend un département formation . La branche formation s’organise en un service centralisé à Beaujon et un référent formation par site.
________________________________________
COMPOSITION DE L’EQUIPE

Pour le GH :
- 1 responsable de la formation continue
- 1 responsable de formation continue adjoint
- Equipe de 5 référents formation
________________________________________
LIAISONS

HIERARCHIQUES
 Responsable Formation GH
 Directeur des Ressources humaines adjoint du GH
 Directeur des Ressources humaines du GH
FONCTIONNELLES :
 Cellule Mobilité
 Pôles cliniques, médico-techniques et administratifs : exécutifs de pôles et référents compétences des pôles
 Directions fonctionnelles
 Siège AP-HP et Instituts de formation

MISSIONS PRINCIPALES DE L’ASSISTANT FORMATION
Réaliser les activités de gestion de la formation du groupe hospitalier dans le respect des règles et procédures définies :

- en présentiel sur le site de Bretonneau (50 %) Recevoir, informer, conseiller les professionnels de l'établissement, gérer les stages
- en présentiel sur le site de Beaujon (50 %) - Participer aux activités transversales du service formation du groupe hospitalier


ACTIVITES
1 - Accueil de proximité ( sur le site Bretonneau)

• Accueil physique et téléphonique des agents
• Orientation, conseil et information auprès des agents de l'établissement dans le domaine de la formation
• Recueil et vérification des éléments constitutifs des dossiers de demande de formation des agents
• Inscrire les agents aux formations locales, centrales ou auprès de prestataires extérieurs,
• Editer les convocations, les lettres de refus, les attestations de présence, et les transmettre aux personnes concernées (hebdomadaire)
• Gérer et suivre les dossiers concours : diffusion des avis, suivis des résultats sur webconcours
• Gérer administrativement les stages (utiliser HRA Formation) : créer le stage dans HR formation, établir les fiches pédagogiques, créer les sessions, effectuer les rattachements au plan de formation, suivre les formations locales ;
• Gérer le planning, le matériel et les salles (ouvertures et fermetures) pour les formations locales , Consulter l’état des inscriptions, Accueillir, renseigner les participants et les formateurs, transmettre les feuilles d’émargement aux formateurs
• Gérer les clôtures de sessions de formation : recenser les feuilles d’émargement, régulariser les enregistrements dans HR formation, s’assurer de l’exhaustivité et de la fiabilité des saisies dans HR (mensuellement),
• Classer les documents : feuilles d’inscription, feuilles d’émargement, …
• Assurer la gestion des demandes de stage du personnel non soignant : conventions (réception et envoi) de stage, tenue d’un tableau de suivi des stages dans l’établissement, vérifier les pièces constitutives des demandes de stage.

2 - Cellule transversale : gérer les activités du service formation du groupe hospitalier (Sur le site de Beaujon)

• Gérer les dossiers de formation payantes : Gérer les conventions entre le prestataire et le Groupe hospitalier, vérifier les taux de TVA, vérifier les échéanciers de paiement ; créer les EOTP dans SAP, consulter les marchés centraux en vigueur via le WEBACHA, effectuer des demandes d’achat dans SAP ,
• Gérer les factures : transmettre au service facturier, un dossier complet, incluant les pièces constitutives requises,
• Gérer les éléments variables de paie, vérifier les pièces constitutives d’une demande de remboursement de frais de formation
• Gérer les ordres et frais de mission (France ou Etranger) ,
• Effectuer des travaux préparatoires pour l’élaboration du plan de formation
• Participer à la communication de l’offre de formation auprès des agents du groupe hospitalier (mails, affichages, informations auprès des agents)
• Effectuer des activités de secrétariat : gérer, classer et archiver les documents, réguler les appels téléphoniques,
• organiser des réunions pour le service formation (commission formation, lancement de formation, …) : diffuser l’ordre du jour, convoquer les participants, rédiger des compte-rendu.
• Elaborer et tenir des tableaux de suivi : suivi des engagements financiers, suivi des différentes activités du service formation (dossiers ANFH, promotion professionnelle…)
• Participer en alternance avec les autres assistants de formation au Club HR formation
• Participer à la continuité de service lors des congés des assistants de formation des autres sites
QUOTITE DE TRAVAIL
 100% • 90% • 80% • 60% • 50% • Autres % (A préciser)

HORAIRES DE TRAVAIL : 7h00
COMPETENCES REQUISES
Savoir faire requis

- expérience sur un poste similaire recommandée,
- avoir le sens des responsabilités (importance de la formation dans le déroulement de carrière d’un agent)
- sens de l’accueil,
- faire preuve de rigueur et de rapidité d’exécution,
- savoir anticiper,
- savoir prioriser l’information ,
- savoir travailler en équipe,
- savoir rendre compte,
- savoir prendre des initiatives adaptées,
- avoir de l’aisance dans les tâches de gestion administrative (marchés publics, logiciel dédié, travail sur des tableaux de suivi, plan de formation, plan de classement, suivi financier…), et dans la comptabilité de base,
- savoir maitriser l’outil informatique au quotidien (Word et Excel, SAP,HRA),
-Pouvoir participer selon les besoins aux différentes réunions en lien avec l’activité du Service formation (Club Hr formation ) ; prévoir quelques déplacements intra-GH où sur les centres de formation de l’APHP .


Connaissances associées
 Connaissance de l’institution AP-HP, de la réglementation de la formation professionnelle : Connaissance de base des différents dispositifs de formation et des procédures internes : Congé de Formation Professionnelle (CFP), Bilan de Compétences (BC), Validation des Acquis et de l’Expérience (VAE), Etudes promotionnelles etc.
 Connaissance des marchés relatifs à l’achat de formation, règles de base de la commande publique


Contacter : Carole Prevors : carole.prevors@aphp.fr

Personne à contacter
Carole Prevors : carole.prevors@aphp.fr

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