Offre d'emploi ADJOINT ADMINISTRATIF ou ASSISTANT MEDICO-ADMINISTRATIF H/F Poste à 50% - HCL Hospices Civils de Lyon

Offre d'emploi

Offre d'emploi ADJOINT ADMINISTRATIF ou ASSISTANT MEDICO-ADMINISTRATIF H/F Poste à 50% - HCL Hospices Civils de Lyon

Annonce déposée le vendredi 15 mars 2019 à 20h46

Etablissement

HCL Hospices Civils de Lyon
3 Quai des Celestins BP 2251
69229 Lyon

Site géographique de l'offre

HCL Hospices Civils de Lyon
3 Quai des Celestins BP 2251
69229 Lyon

Détail de l'offre

Poste proposé
ADJOINT ADMINISTRATIF ou ASSISTANT MEDICO-ADMINISTRATIF H/F Poste à 50%
Contrat(s)
CDI;Détachement;Mutation
Descriptif

SITE : SIEGE ADMINISTRATIF
SERVICE : Institut du Vieillissement
Conformément aux dispositions du Projet d’établissement 2013-2017 érigeant la gériatrie au rang de priorité institutionnelle transversale, les HCL ont décidé la création de l’«Institut du Vieillissement HCL » (i-Vie.hcl).
Cet institut prend le relais du Pôle d’Activité Médicale de Gériatrie et a pour objectif de fédérer tous les acteurs de la gériatrie HCL pour mettre en œuvre le projet médical du Vieillissement. Aussi, il assure le pilotage stratégique du projet gériatrique, en lien avec les filières gériatriques intra et extra hospitalières.
Afin de répondre à la dépendance et de mettre en œuvre une dynamique de prévention primaire et secondaire pour les personnes âgées fragiles, il vise à promouvoir le développement des soins autour des questions du vieillissement à travers des projets multidisciplinaires cliniques, de recherche et de formation.

Qualité et efficience des soins, développement de la recherche clinique et déploiement de formations médicales et paramédicales sont les trois piliers fondateurs de l’i-Vie.hcl.
Il vise ainsi à conforter la forte visibilité institutionnelle de la gériatrie et à promouvoir des bonnes pratiques de prise en charge de la personne âgée susceptibles d’être mises en œuvre dans des unités cliniques non gériatriques.
A ce titre, il sera l’interlocuteur de la gouvernance des HCL, en lien avec le Pôle Stratégie institutionnelle.

PRESENTATION DE L’UNITE :

Le secrétariat est composé d’une personne physique (0.5 ETP) qui gère le secrétariat de la Directrice Administrative et de la Directrice des Soins de l’Institut du Vieillissement.

DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION :

Le poste à pourvoir est un poste à mi-temps au sein du Secrétariat de l’Institut du Vieillissement au siège administratif.

DOMAINES D’ACTIVITE ET PRINCIPALES TACHES DU POSTE :

Gestion classique d’un secrétariat de direction dont :
 Gestion des agendas et déplacements des Directeurs (prise de RV, organisation de réunions …)
 Gestion des salles
 Préparation et diffusion des tableaux d’astreintes
 Alimentation du serveur
 Accueil, information, gestion des appels téléphoniques
 Rédaction et frappe des courriers et comptes rendus, suivi des courriers, diffusion de documents d’information (Word, PowerPoint, Excel, PDF)
 Rédaction de documents de communication internes et à destination des partenaires externes de l’Institut du Vieillissement
 Réception, tri, enregistrement et dispatching du courrier reçu
 Suivi de dossiers ponctuels, organisation et suivi des réunions, mise à jour de l’annuaire téléphonique etc …

COMPETENCES SOUHAITEES :

Connaissance et expérience de secrétariat de direction et/ou universitaire
Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, PDF)

QUALITES REQUISES :

- Sens de l’organisation et de l’initiative
- Esprit de synthèse et capacité à déceler et gérer les priorités
- Excellente orthographe et dactylographie
- Très bonne capacité relationnelle pour gérer les contacts avec les différents interlocuteurs (Direction Générale, différentes Directions des HCL, équipes de Direction, Médecins, ARS…)
- Rigueur, discrétion, dynamisme, disponibilité
- Capacité à informer et à rendre compte
- Faculté d’adaptation et capacité de répondre à une diversité de demandes simultanées

CONDITIONS DE TRAVAIL :

Poste 50% (organisation à définir)
35h, sans RTT
Horaires : amplitude (à définir)
Poste classé à repos fixe.
Des aménagements d’horaires peuvent être envisagés pour assurer la continuité du secrétariat

Personne à contacter
Madame DENIA-SEVERAC Blanche
Directeur Référent Institut du Vieillissement.

et Valérie CORRE, Directeur des soins de l'Institut du Vieillissement
Email : valerie.corre@chu-lyon.fr

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