Offre d'emploi Assistante médico-administrative en génétique - AP-HP Hôpital Bichat - Claude-Bernard

Offre d'emploi

Offre d'emploi Assistante médico-administrative en génétique - AP-HP Hôpital Bichat - Claude-Bernard

Annonce déposée le lundi 14 janvier 2019 à 14h57
Date limite des candidatures : mardi 30 avril 2019

Etablissement

AP-HP Hôpital Bichat - Claude-Bernard
46, rue Henri Huchard
75877 Paris

Photo de AP-HP Hôpital Bichat - Claude-Bernard

Site géographique de l'offre

AP-HP Hôpital Bichat - Claude-Bernard
46, rue Henri Huchard
75877 Paris
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Détail de l'offre

Poste proposé
Assistante médico-administrative en génétique
Contrat(s)
Mutation
Descriptif

Missions : Assurer les activités de secrétariat nécessaires au fonctionnement des 2 UF du service : consultation et laboratoire.
 Pour la consultation : secrétariat médical classique (gestion des rendez-vous, préparation des dossiers, courriers médicaux, gestions des dossiers….) et participation aux tâches communes listées ci-dessous, pour tout le service :

• Assurer la continuité de l’accueil et l’orientation des visiteurs (sonnette et signature du registre)
• Assurer la permanence téléphonique sur les heures d’ouverture du laboratoire
• Gestion de la boite vocale et des transferts des appels
• Lecture des e-mails
• Envoi, réception et distribution des fax
• Réception et diffusion du courrier
• Réception et réponse aux appels téléphoniques
o Information des cliniciens/services demandeurs
1. Etat d’avancement des dossiers (interrogation GENNO)
2. Renseignements pré-analytiques, diffusion des feuilles de demande, consentements (Kalilab, Orphanet, Catex)
3. Demande de duplicatas
Seulement, en cas d’impossibilité de réponse, prise de message téléphonique ou transfert au biologiste ou au technicien du secteur concerné.

Attention en cas d’appel pour demande de Dépistage Pré Natal
renseigner la feuille de contact DPN et prévenir le biologiste et/ou technicien du secteur

• Enregistrement partie « secrétariat » GENNO
o Vérification identité des patients
o Vérification/saisie du degré d’urgence du dossier
o Vérification de la conformité des documents obligatoires
o Gestion des Non Conformités d’accueil lié à l’absence d’un document/prescripteur absent
1. Demander les consentements/renseignements cliniques (exemple CR clinique) absents par courrier tel, fax ou mail (tracer cette demande)
o Saisie des prescripteurs et de l’origine des prescriptions sur GENNO et /ou GLIMS (être vigilant sur les dossiers urgents)
o Attribution des n° de famille sur les secteurs constitutionnels
o Vérification des « secteurs », « pathologies »
o Saisie/vérification des « indications »
o Saisie des renseignements cliniques dans GENNO ou Fichier Excel (SO, ON, FP, GL, TL)

• Gestion de la diffusion des comptes rendus de résultats
o Envoi des Comptes Rendus papier de génétique
o Gestion des demandes de duplicatas de compte-rendu
• Gestion des dossiers papier
o Archivage des dossiers patient (armoire dédiée par secteur)
o Archivage des courriers complémentaires dans ces dossiers
• Gestion d’éléments en sus nécessaires pour le fonctionnement spécifique de chaque secteur
Missions ponctuelles ou spécifiques
• Participation aux réunions de service (Info/Trans) et rédaction des comptes rendus des réunions
• Participation aux « tournées courrier » mutualisée
• Gestion des pannes fax et photocopieur et commandes consommables photocopieur
• Mise à jour des présences/absences du personnel médical via le logiciel Méditemps
• Gestion des Dossiers du personnel (traçabilité formation, habilitation…)
• Conception et saisie de documents d’organisation liés au secrétariat de génétique (plannings, fiches techniques, etc…)
• Tenue et mise à jour du répertoire téléphonique du service
• Tenue et mise à jour des différents documents types du service (papier à entête, etc…)
• Gestion des commandes et stock papeterie
• Vérification des prescripteurs inconnus dans Glims (requête mensuelle par secteur)

En cas d’effectif minimum (une secrétaire par bureau), les priorités du secrétariat sont :
1/ l’accueil téléphonique et l’accueil des visiteurs
2/ l’enregistrement des dossiers dans GENNO (limité aux items en noir) dans l’ordre de priorisation suivant :
- Dépistage Pré Natal (DPN)
- Demandes urgentes
- Secteur Somatique
- Apparentés
- Autres demandes
----------------------------------------------
7h30
------------------------------------------------
Formation de secrétaire médicale : BAC F8

Conditions

(Pour postuler à cette offre vous devez être fonctionnaire titulaire)

Personne à contacter
Me COMPTE Dominique
Cadre de santé
Département de Génétique
Hôpital Bichat
46 rue Henri Huchard
75018 Paris, France
Tel: (+33) 01 40 25 64 35
Email : dominique.compte@aphp.fr

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