Offre d'emploi ADJOINT ADMINISTRATIF - Etablissement public de santé national EPSNF

Offre d'emploi

Offre d'emploi ADJOINT ADMINISTRATIF - Etablissement public de santé national EPSNF

Annonce déposée le lundi 15 avril 2019 à 16h03
Date limite des candidatures : dimanche 30 juin 2019

Etablissement

Etablissement public de santé national EPSNF
1 allée des Thuyas
94832 Fresnes

Site géographique de l'offre

Etablissement public de santé national de Fresnes EPSNF
1, Allée des Thuyas
94832 Fresnes

Détail de l'offre

Poste proposé
ADJOINT ADMINISTRATIF
Contrat(s)
CDD
Descriptif

- La fonction de secrétaire (courriers : arrivées et départs, téléphone, mails, classement, photocopies, plastification et/ou reliure de document, fax …), prendre des rendez-vous de la CPP et tenue à jour de son agenda sur Outlook. Standard du secrétariat avec réception des appels et transmissions.
Mettre à jour le répertoire téléphonique des personnels soignants et des vacataires.
Mettre à jour le classeur des revues et des dossiers en cours.
- Gestion des demandes de place de stage des étudiants en soins administratifs, tenue à jour du tableau des stagiaires et mise à jour de ce tableau sur Y:\Planning_Stagiaires. Réviser le classeur d’astreinte et cadres de santé chaque semaine et le remettre au cadre d’astreinte.
Expédier des notes de service en diffusion générale indiquant l’arrivée de chaque stagiaire dans tous les services 15 jours avant leur arrivée, demande et gestion des B2 et autorisation d’entrée de ces stagiaires. Dossier fait pour chaque stagiaire.
Pour les demandes de vacations faire les autorisations d’accès et gérer le tableau des vacataires avec les cadres de service après validation de la CPP.
- Organiser les rendez-vous pour recrutement d’agents avec accueil des personnes, constitution de dossier, demande d’accès et planification dans Outlook de l’agenda de la CPP.
- Gestion documentaire : Mettre en forme et indexer les procédures dans les tableaux Excel. Mettre à la signature dans le parafeur et ensuite sur le serveur en version PDF. Classer dans les dossiers correspondants les procédures originales signées à la DS/RAQ.
- Gestion des FSEI : Réceptionner les FSEI provenant de la procédure spécifique avec indexation sur le tableau. Donner à la CPP pour qu’elles soient complétées puis envoi de copie aux personnes désignées. Au retour de ces FSEI, compléter le tableau. Le mois d’après, faire réponse avec un courrier aux personnes ayant envoyé initialement la FSEI, en l’absence de la secrétaire Qualité / Gestion des risques.
- Mettre dans chaque service de soins et paramédical des documents pour affichage réglementaire comme le tableau des stagiaires, répertoire téléphonique de l’EPSNF à jour, liste des N° de portable et N° abrégés, feuilles d’astreintes mensuelles des médecins.
- Tableau des astreintes des cadres avec remise d’une copie à chaque cadre de santé, à la CPP et au secrétariat de direction.
- Suivi des archivages et de la gestion documentaire de la Direction des soins et de la cellule Qualité / Gestion des risques.
- Préparer les convocations à la réunion de la CSIRMT (Commission des soins infirmiers, de rééducation et médico-techniques) auprès des membres élus et des invités permanents.
Prise de notes et rédaction du PV de réunion.
Réserver la salle du CA ou de l’UVF pour réunions diverses et instances obligatoires.
Demander de devis auprès de la SODEXO, organiser la séance (chaises, tables, rétroprojecteur, ordinateur, clé USB, poubelle, café, eau chaude, petits gâteaux, etc.) en prenant les chevalets mis à jour.
- Reproduire et plastifier les affichettes pour affichage réglementaire selon les recommandations de la Haute autorité de santé (HAS).
- Archiver les dossiers de la direction des soins et identification des dossiers en cours dans les pochettes et/ou classeurs prévus à cet effet.
- Connaitre les exigences de la HAS et participer à la démarche qualité avec audits, tableurs, CR et différents outils Word, Excel et Power point…(en l’absence de la secrétaire Qualité / Gestion des risques).
- Accompagner la démarche du patient traceur et du compte qualité en rédigeant les procédures selon la procédure des procédures.
- Permettre d’organiser et de recevoir les professionnels soignants de l’établissement pour entretien avec la CPP et les collaborateurs de la direction des soins (problématiques personnelles, évaluation annuelle, etc…).
- Organiser des réunions de cadres de santé hebdomadaires et préparer l’ordre du jour en la plaçant ensuite dans le cahier de suivi.
- Coordonner avec le secrétariat de la cellule qualité et les cadres de santé, les différentes actions.
- Suivre les travaux, les projets, les réunions de service avec ordre du jour, comptes rendus et axes d’amélioration.

Personne à contacter
HERNANDEZ Isabelle – Cadre Paramédical de pôle
Téléphone : 01 49 84 71 33 – portable 06 27 02 21 36 - Secrétariat : 01 49 84 71 05
Email : recrutement-soins@epsnf.fr

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