Offre d'emploi Secrétaire Médicale - GHU Paris psychiatrie & neurosciences Sites Sainte-Anne, Maison Blanche et Perray-Vaucluse

Offre d'emploi

Offre d'emploi Secrétaire Médicale - GHU Paris psychiatrie & neurosciences Sites Sainte-Anne, Maison Blanche et Perray-Vaucluse

Annonce déposée le lundi 13 mai 2019 à 14h35

Etablissement

GHU Paris psychiatrie & neurosciences Sites Sainte-Anne, Maison Blanche et Perray-Vaucluse
1, rue Cabanis
75674 Paris

Photo de GHU Paris psychiatrie & neurosciences

Site géographique de l'offre

GHU Paris psychiatrie & neurosciences
1 rue Cabanis
75014 Paris

Détail de l'offre

Poste proposé
Secrétaire Médicale
Contrat(s)
CDI;Mutation
Descriptif

Groupe Hospitalier Universitaire – site Sainte-Anne

Pôle / Direction fonctionnelle : Pôle 14
Service : Intersecteur 6
Service de psychologie et de psychiatrie de l’enfant et de l’adolescent
Statut métier : Assistante médico-technique
Corps des assistants médico-administratifs/ Adjoint administratif

Accès par
• Métro ligne 6, station Glacière
• Bus ligne 62, station Alésia
• RER B station Denfert Rochereau

IDENTIFICATION DU POSTE
Métier / fonction Assistante Médico-Administrative

Position dans la structure
Liaisons hiérarchiques :
Médecin chef du service

Liaisons fonctionnelles :
• Cadre supérieur de pôle
• Cadre de santé
• Médecin chef de pôle, médecin responsable d’unité, médecins du service
• Equipe pluridisciplinaire
• Services logistiques et techniques
• Directions fonctionnelles

Horaires et quotité de travail
Temps plein, horaires de jour soit 37h30 hebdomadaires soit 7h30 par jour
Lundi : 9h00 - 16h30
Mardi : 9h00 - 16h30
Mercredi : 9h00 - 16h30
Jeudi : 9h00 - 16h30
Vendredi : 9h00 - 16h30

2 Samedis matins dans l’année
Jours et horaires non modifiables
Les congés doivent être pris pendant les vacances scolaires.

MISSIONS DU POSTE
Définition de la fonction
La secrétaire médicale (H/F) accueille et renseigne les parents et leur enfant, planifie les activités (agenda de consultations, admissions…).
Elle gère, saisie et classe les informations relatives au dossier patient.

Son activité est répartie entre le secrétariat de la Cure Institutionnelle (2 CATTP et le GST) à 60% et l’Unité CAREPCI (Consultation Adoption Internationale, Consultation Asie, Consultation transculturelle et psycho-traumatisme, en binôme avec une autre secrétaire) à 40%.

Activités permanentes
- Accueil physique et téléphonique des enfants et de leurs familles
- Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d’activité
- Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, etc…)
- Gestion traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, admission…)
- Identification et recensement des besoins et attentes des patients et familles
- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
- Saisie des données liées à l’activité médicale (dont la transcription des prises en charge dans le dossier patient Cortexte)
- Tenue à jour des dossiers patient
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identito- vigilance

Participation :
- aux synthèses cliniques hebdomadaires des 3 unités de la Cure
- aux projets d’unité, de service, de pôle et institutionnel
- à l’accueil des nouveaux arrivants et des stagiaires
- au travail en réseau et au développement des partenariats

- Communication des comptes rendus aux médecins et partenaires

- Lien, organisation de rendez-vous et transmission avec les membres de l’équipe de l’intersecteur 6 et des secrétariats des différentes unités du service.

Cure Institutionnelle :
- Organisation des rendez-vous et envoi du dossier administratif pour les nouveaux patients
- Saisie de l’activité pour la prise en charge d’accueil de jour pour le GST
- Saisie de l’activité en ambulatoire pour les CATTP
- Prise de notes et frappe des comptes rendus des réunions/synthèses d’équipe
- Réalisation et envoi des courriers pour les parents et les écoles
- Organisation de réunions avec les partenaires (CMP, écoles, professionnels)
- Commandes de matériel et équipement

CAREPCI :
- Gestion des appels téléphoniques deux jours par semaine (les trois autres jours, les appels sont gérés par la secrétaire coordinatrice)
- Accueil des nouvelles demandes et prise de notes détaillées des problématiques et symptomatologies de l’enfant
- Gestion des rendez-vous avec plusieurs professionnels de la CAI, consultation transculturelle et psycho-traumatisme, consultation bilingue Asie et Maghreb
- Réservation d’interprétariat pour la consultation transculturelle et psycho-traumatisme
- Saisie de la file active (Excel - statistiques) pour les patients de la Consultation Adoption Internationale (fichier partagé)
- Frappe de courriers et de certificats
- Saisie des diagnostics dans le dossier patient informatisé et de l’activité ambulatoire

Activités ponctuelle et/ou spécifiques (liste non exhaustive)
• formations en équipe pluridisciplinaire

Contraintes du poste
• Jours et horaires imposés
• Congés à prendre sur les périodes de vacances scolaires
• Remplacement des autres secrétariats du service en cas d’absence et/ou congés

RISQUES PROFESSIONNELS LIES AU POSTE
• Charge mentale pouvant être importante et nécessitant de :
o Savoir organiser son temps
o Gérer le stress lié aux imprévus à gérer en urgence
o Gérer les familles en difficulté

COMPETENCES REQUISES POUR LE POSTE
Formations, Diplômes et/ou qualifications requises
• Diplôme d’Etat de secrétaire médicale

Expérience(s) professionnelle(s) en psychologie et psychiatrie de l’enfant souhaitée(s)
• BAC SMS – BAC Général –BAC professionnel secrétariat
• BTS Assistante de direction, Assistante de Gestion

Expérience
• 1 à 3 ans minimum

Compétences -Savoirs-Savoir faire
- Travailler en équipe pluridisciplinaire et en réseau
- Accueillir et orienter les enfants, adolescents et leur famille
- Définir, adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
- Identifier les informations communicables à autrui
- Identifier, analyser, prioriser, et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Traiter et résoudre des situations complexes et conflictuelles
- Savoir faire appel à ses collègues en cas de difficulté rencontrée

- Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint) et les logiciels métiers


Savoir être
- Intérêt pour le champ de la pédopsychiatrie et le travail auprès des enfants et de leur famille
- Qualités relationnelles, d’accueil et d’écoute
- Sens de la communication et de l’observation
- Esprit d’équipe
- Capacité d’analyse et de synthèse à l’oral et à l’écrit
- Capacité à gérer les priorités
- Sens de l’organisation
- Esprit d’initiative
- S’inscrire dans un processus de formation
- Capacité à gérer ses émotions
- Capacité d’adaptation

Obligations professionnelles
• Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l’établissement
• Obligation de porter une tenue vestimentaire adaptée au poste de travail, et de respecter les règles d’hygiène en vigueur
• Obligation de service : exercice personnel et exclusif des fonctions
• Obligations à l’égard de l’administration : discrétion professionnelle, moralité et dignité, réserve et neutralité
• Obligations à l’égard des tiers : impartialité et probité, secret professionnel

EVOLUTION POSSIBLE DU POSTE
Evolution liée aux projets de service et du pôle

Personne à contacter
Mariel MARTIN, cadre de santé
Email : ma.martin@ghu-paris.fr

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