Offre d'emploi Secrétaire Médicale/AMA service de Cardiologie - Centre Hospitalier de Versailles

Offre d'emploi

Offre d'emploi Secrétaire Médicale/AMA service de Cardiologie - Centre Hospitalier de Versailles

Annonce déposée le mercredi 03 avril 2019 à 15h29

Etablissement

Centre Hospitalier de Versailles
177, rue de Versailles
78157 Le Chesnay

Site géographique de l'offre

Hôpital André Mignot Centre Hospitalier de Versailles
177, rue de Versailles
78157 Le Chesnay

Détail de l'offre

Poste proposé
Secrétaire Médicale/AMA service de Cardiologie
Contrat(s)
CDD;CDI;Détachement;Mutation
Descriptif

Le Centre Hospitalier de Versailles recrute

Secrétaire Médicale / Assistante Médico Administrative

• Intitulé du poste
Hospitalisation, Consultations, explorations fonctionnelles de cardiologie et vasculaires et unité d’ambulatoire de coronarographie rattachées au pôle CANDEUR.

• Positionnement du poste
Sous la responsabilité fonctionnelle de la coordinatrice des secrétaires médicales dans le cadre de l’expertise métier, et sous la responsabilité hiérarchique du cadre supérieur de santé et du cadre de santé du service des consultations de cardiologie.

• Caractéristiques du service
Les services d’hospitalisation USIC, Cardiologie 1 et Cardiologie 2 sont situées au 3ème étage.

Le plateau technique de cardiologie situé au niveau -1 regroupe les consultations de cardiologie et vasculaires, les explorations de cardiologie et vasculaires ainsi que quatre lits d’hospitalisation en ambulatoire.

• Missions et responsabilités
La secrétaire traite et organise l’ensemble des informations administratives et les relations internes et externes du secrétariat.
La secrétaire médicale travaille en contact étroit avec différents intervenants principalement les médecins tout en faisant partie du personnel administratif de l’hôpital. Elle peut être amenée à collaborer avec de nombreux professionnels comme les soignants, les cadres de santé des 3 unités, les partenaires extérieurs (médecins de ville, établissements de santé,….).Son rôle est primordial au niveau de la communication et a donc un rôle pivot au niveau du service et du patient.
Effectif actuel : 8 secrétaires médicales (dont un contrat emploi aidé).

• Activités principales
o Gestion des dossiers liés à l’activité

HOSPITALISATION :
 Recherche et préparation des dossiers (création si nécessaire) des entrées programmées ou non et mise en place au sein des unités.
 Traçabilité des transferts d’un service à un autre.

CONSULTATIONS :
 Recherche et préparation des dossiers de consultations ou DMU 48 heures avant le rendez-vous et mise en place dans les colonnes en salle d’interprétation ou au secrétariat ;
 Recherche et préparation des dossiers une semaine avant l’hospitalisation en ambulatoire secteur coro : création du DMU et fusion avec le dossier de consultation, préparation de la pochette de sortie à insérer dans le dossier, dépôt des dossiers en coronarographie ;
 Recherche des rajouts de consultations, d’explorations ou d’hospitalisation la veille : vérification des listes ;
o Accueil, prise de Rendez-vous physique ou téléphonique
 Accueil physique et téléphonique des patients, familles ou tout intervenant. Mission répondant aux bonnes pratiques : disponibilité, amabilité, présentation, courtoisie.
 Prise de RDV des consultations simples, examens complémentaires (MAPA et Holters), coroscanner, angiologie, échographies cardiaques, épreuves d’effort
 Information et remise/envoi des documents (document d’information, consentement, bilan sanguin) concernant l’examen.
o Gestion des demandes des intervenants :
 Photocopies, envoi de documents ou récupération de documents.
o Gestion des messages aux médecins :
 Envoi d’un mail au médecin et mise en place des consignes lorsque celui-ci a répondu
o Gestion du Compte-rendu d’hospitalisation ou de consultation /exploration :
 Traitement et mise en forme des documents : saisie de comptes rendus, courriers et corrections ;
 Mise à la correction puis validation ;
 Envoi des CR aux correspondants, médecins traitants et/ ou patients ;
 Vérification de la tenue du dossier (rangement des vracs) avant archivage ou prêt ;
 Réorientation des dossiers (aux archives, dans les différents secrétariats en fonction des spécialités) et traçabilité de leur prêt dans alizé secrétariat ;
 Validation des CR de coronarographie ambulatoire dans Alizé secrétariat le lendemain de l’hospitalisation.

o Activités liées à la chefferie de service
 Gestion de l’agenda Outlook du chef de service (planification des RDV, planification des entretiens annuels);
 Cetbiomed (association liée à la recherche gérée par Sylvie VATAN), suivi des dossiers ;
 Relations avec le bureau des affaires médicales ;
 Préparation du planning de présence médicale le jeudi (à faire valider par le chef de service) et diffusion à chaque unité ;

 Recueil des souhaits des absences des internes : à transmettre au chef de service pour validation
 Faculté de médecine : demande de postes, suivi des dossiers des internes, externes…
 Orientation des externes vers les vestiaires lors de leur accueil.

o Autres activités
 Gestion des appels téléphoniques : traitement, orientation et messages téléphoniques ;
 Classement et archivage des documents ;
 Réception et gestion du courrier ;
 Gestion de la réservation des salles de réunion (via boîte mail)
 Programmation des rendez-vous (coroscanner) avec l’infirmière du service pour les patients prévus en hospitalisation de semaine ;
 Gestion des boîtes mail ;
 Gestion des plannings médicaux et mise à jour des absences médicales;
 Gestion de la transformation des séjours de CH de Rambouillet pour coronarographie et descente aux archives des pochettes créés ;
 Programmation des rendez-vous avec les laboratoires ;
 Participation au staff du jeudi midi ;
 Scanne des dopplers des patients hospitalisés ;
 Gestion de la transformation des séjours des patients de Rambouillet et descente de la pochette créée.
 Gestion de l’archivage des dossiers de consultations des années antérieures (1 à 2 fois par an).

o Savoirs faire requis
 Respecter le secret professionnel, la législation, et la confidentialité ;
 Communiquer de façon adaptée avec les différents interlocuteurs de la consultation (patience, écoute, maîtrise de soi, discrétion) ;
 Utiliser les procédures, les protocoles et les arbres décisionnels mis en place dans l’établissement ;
 Maîtrise des outils informatiques et des différents logiciels (Alizé, Safran, Word, Excel), d’Internet, d’intranet ;
 Assurer un accueil de qualité ;
 Connaître et maintenir un réseau professionnel ;
 Maîtriser le classement ;
 Maîtrise de l’orthographe et du registre lexical propre au service ;
 Synthétiser et prioriser les informations pour les transmettre à son responsable ;
 Prendre des rendez-vous simples et complexes ;
 Planifier son travail dans le temps imparti ;
 Etre réactif et prendre des initiatives adaptées ;
 Gérer son stress et celui des autres ;
 Travailler avec rigueur.

o Organisation du travail
 Ouverture du secrétariat de 8h30 à 18h du lundi au vendredi ; 1 horaire 8h30-16h30 en hospitalisation et un horaire 10h00-18h00 réparti sur les deux secteurs pour lequel une rotation s’effectue.

 Travail en journée continue du lundi au vendredi 7 h 30 mn/jour ;
 Pause repas en décalé (1/2 heure) pour assurer une continuité au sein du secrétariat ;
 Pauses admises avec mesure ;
 Effectif minimum : 6 en dehors des vacances scolaires, 5 pendant les vacances scolaires, 4 au mois d’août.

Personne à contacter
Mme Bouery 01 39 63 97 63
Email : mbouery@ch-versailles.fr

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