Offre d'emploi SECRETAIRE DU DIRECTEUR DES RESSOURCES HUMAINES - AP-HP Groupe Hospitalier Saint-Louis, Lariboisière, Fernand-Widal Sites Lariboisière, Fernand -Widal

Offre d'emploi

Offre d'emploi SECRETAIRE DU DIRECTEUR DES RESSOURCES HUMAINES - AP-HP Groupe Hospitalier Saint-Louis, Lariboisière, Fernand-Widal Sites Lariboisière, Fernand -Widal

Annonce déposée le jeudi 25 avril 2019 à 10h57

Etablissement

AP-HP Groupe Hospitalier Saint-Louis, Lariboisière, Fernand-Widal Sites Lariboisière, Fernand -Widal
2, rue Ambroise Paré
75475 Paris

Site géographique de l'offre

AP-HP Groupe hospitalier Lariboisière - Fernand-Widal
2, rue Ambroise Paré
75475 Paris
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Détail de l'offre

Poste proposé
SECRETAIRE DU DIRECTEUR DES RESSOURCES HUMAINES
Contrat(s)
CDI
Descriptif

IDENTIFICATION DU POSTE Poste à pourvoir au : 02 mai 2019
Fonction : secrétaire du directeur des ressources humaines

Grade : Secrétaire médicale / Adjoint administratif

Position dans la structure :
• Liaisons hiérarchiques :
Principalement : Directeur des ressources humaines
Secondairement : Chef du personnel et directrices des soins


• Liaisons fonctionnelles :
Ensemble de l’équipe de la DRH (Lariboisière Fernand-Widal et Saint-Louis)
Directeur des soins
Equipe de Direction et leurs secrétariats
Ensemble des médecins et des cadres de santé de l’établissement et leurs secrétariats
Exécutifs des pôles (chefs de pôles, cadres administratifs et paramédicaux de pôles)


Présentation du service et de l'équipe :
Le directeur des ressources humaines
Le chef du personnel
Un responsable du bureau gestion-paie
Une conseillère en ressources humaines
Un Conseiller en Prévention des Risques Professionnels
Une équipe gestion – paie constituée de 10 gestionnaires
Un agent chargé des accidents de travail, maladies professionnelles,
Un bureau de gestime : 1 agent
Un bureau cellule d’analyse de gestion et des effectifs (C.A.G.E.) : 2 agents
Une chargée des activités sociales
un secrétariat mutualisé entre la DRH, le chef du personnel et la direction des soins (3 secrétaires)

Horaires de travail : lundi au vendredi, amplitude horaire 8h45 – 17h30 en alternance avec le secrétariat de la direction des soins

Détails :
- Schéma horaire : 07h30 / 07h36
- Complémentarité entre le secrétariat DRH (secrétaire du DRH et secrétaire du chef du personnel) et le secrétariat de la Direction des soins à savoir, relai téléphonique sur l’amplitude d’ouverture 08h45 – 17h30 (permanence administrative sur l’amplitude)
- L’organisation des congés annuels se fait par binôme au sein du secrétariat de la DRH et de la Direction des Soins
- Les remplacements s’organisent entre les secrétariats de la DRH et DS.


MISSION DU POSTE
Missions Générales :
- Assurer le secrétariat du directeur des ressources humaines (Traiter et organiser l’ensemble des informations administratives et les relations internes et externes du secrétariat de la Direction des ressources humaines).
- Collaborateur/(trice) direct(e) du directeur des ressources humaines, suivi d’un certain nombre de dossiers en propre


Missions Permanentes :
- Accueil de toute personne (du personnel et/ou des visiteurs) s’adressant au secrétariat de la direction des ressources humaines en acheminant sa demande de manière adéquate
- Accueil téléphonique (réception, traitement) et orientation des appels et messages téléphoniques
- Gestion des rendez-vous et tenue de l’agenda
- gestion des courriers et des courriels
- Organisation des réunions
- Enregistrement et dactylographie des courriers, comptes rendus, notes…
- Gestion du courrier et des fonds de dossiers y afférent (évaluations, prolongations stages…)
- Organisation de la commission de sélection annuelle en alternance avec la secrétaire du chef du Personnel
- Gestion des courriers de départ (mutations, disponibilités, congé parental, détachement, démissions)
- Gestion des dossiers disciplinaires (courriers de convocation, constitution des dossiers, suivi avec les directions concernées)
- gestion des fournitures de bureau
- classement et archivage


Missions Spécifiques et ponctuelles :
- Assurer le secrétariat de la Conseillère en ressources humaines du Groupe Hospitalier (gestion des rendez-vous et tenue de l’agenda, accueil téléphonique et orientation des appels et messages téléphoniques, aide à la préparation des GPA)
- Publication des fiches de poste sur Espace Emploi et le site de la FHF,
- Gestion de l’agenda et du courrier de Clément CORRIOL, DRH du groupe hospitalier, lors de ses présences sur le site de Lariboisière-Fernand-Widal
- Suivi des inscriptions des enfants du personnel au centre de loisirs de la Ville de Paris
- Organisation du Prix Grunbaum (tous les 3 ans)


Particularités : travail en équipe avec les deux autres secrétaires du bureau (secrétaire du chef du personnel et secrétaire de la direction des soins)

Risques professionnels liés à l'activité : Fatigue oculaire liée à l’utilisation de l’outil informatique

Mesures de prévention prises face à ces risques :


COMPETENCES REQUISES
Savoir faire requis :
Secrétariat et gestion administrative
Connaissance du statut de la fonction publique hospitalière
Maîtrise de l’outil bureautique (Word, Excel, Power Point, Outlook), des Nouvelles Techniques d’Informations et de Communications (NTIC)

Connaissances associées :
orthographe, grammaire, syntaxe
techniques de secrétariat

Qualités requises :
Esprit d’équipe et polyvalence indispensables
Loyauté
Discrétion professionnelle
Grande rigueur professionnelle
Qualités relationnelles et sens de l’accueil
Méthode, sens de l’organisation et des priorités, capacité à gérer plusieurs dossiers et d’en assurer le suivi de manière simultanée, capacité de synthèse
Prises d’initiative


EVOLUTIONS POSSIBLES DANS L’ENVIRONNEMENT
Formation continue dans le cadre de la préparation aux concours administratifs et aux examens professionnels

Personne à contacter
Mr Pierre BOSSER
Directeur des Ressources Humaines

01.49.95.60.79
Email : pierre.bosser@aphp.fr

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