Offre d'emploi Assistante de Direction Générale - GHU Paris psychiatrie & neurosciences Sites Sainte-Anne, Maison Blanche et Perray-Vaucluse

Offre d'emploi

Offre d'emploi Assistante de Direction Générale - GHU Paris psychiatrie & neurosciences Sites Sainte-Anne, Maison Blanche et Perray-Vaucluse

Annonce déposée le mardi 04 juin 2019 à 12h12

Etablissement

GHU Paris psychiatrie & neurosciences Sites Sainte-Anne, Maison Blanche et Perray-Vaucluse
1, rue Cabanis
75674 Paris

Photo de GHU Paris psychiatrie & neurosciences

Site géographique de l'offre

GHU Paris psychiatrie & neurosciences
1 rue Cabanis
75014 Paris

Détail de l'offre

Poste proposé
Assistante de Direction Générale
Contrat(s)
CDD;Détachement;Mutation
Descriptif

Présentation du service :

La direction générale est composée du Directeur général du Groupe Hospitalier Universitaire Paris psychiatrie & neurosciences, de l’Adjoint au directeur, de la Secrétaire générale, la responsable des affaires générales et deux assistantes de direction.

Poste d’assistante
Quotité de temps de travail : 100%
Horaires continu de jour : 08h30 – 18h30 réparti entre trois assistantes de direction.
Congés : 28 CA et 15 RTT par an
Grade : Catégorie C (adjoint administratif) ou B (adjoint des cadres hospitaliers, assistante médico-administrative)

Missions :

Assurer l’assistanat de la direction au travers de missions de secrétariat classique et d’assistance sur les dossiers de la direction.

• Gestion des agendas du Directeur, de l’adjoint au Directeur et de la Secrétaire générale : organisation de réunions, prise des rendez-vous, préparation des documents liés aux RDV et réunions, de la réservation des salles et des prestations associées
• Gestion de la boîte mail « direction » : impression, transmission et classement
• Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques et accueil physique des personnes à la Direction générale
• Traitement des courriers, des dossiers, des documents (enregistrement, tri, diffusion, suivi, classement et archivage)
• Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers, compte-rendu, PowerPoint
• Gestion et suivi de dossiers à la demande du Directeur
• Gestion des congés des membres de l’équipe de direction ainsi que des plannings de garde
• Actualisation de la sacoche de garde
• Gestion, publication et archivage des délégations de signatures
• Secrétariat des instances gérées par la Direction générale en lien avec la responsable des affaires générales, à savoir le Directoire et le Conseil de surveillance : préparation et diffusion des dossiers, préparation des salles, …
• Circulation de l’information entre les secrétariats des établissements

Missions spécifiques : Assurer le secrétariat du Responsable du mécénat et d’un Directeur-adjoint.

Relations hiérarchiques et fonctionnelles
Liaisons hiérarchiques :

• Le Directeur général du GHU Paris
• L’Adjoint au directeur du GHU Paris
• La Secrétaire générale du GHU Paris
• La responsable des affaires générales

Liaisons fonctionnelles :

L’ensemble des membres de l’équipe de direction et leurs secrétariats respectifs

Contraintes du poste :

Articuler les congés avec les périodes d’activité de la direction générale et notamment des instances, de leur temps de préparation ainsi que des congés des deux autres assistantes de direction du service.

Profil du (de la) candidat(e) recherché(e) :

Diplôme : BAC, BTS ou DUT dans le domaine du secrétariat ou de l’administration des établissements de santé

Expérience professionnelle : une expérience dans le domaine d’activité est souhaitée

Aptitudes et savoir-faire requis :
• Compétences organisationnelles, rédactionnelles
• Capacité à gérer les priorités et à s’adapter aux différents interlocuteurs
• Travail en équipe
• Rigueur, discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
• Connaissance de la vie institutionnelle d’un établissement public de santé, appréciée

Personne à contacter
Anne-Sophie BOUSSARD, Attachée d'administration hospitalière, Direction
Email : anne-sophie.boussard@ghu-paris.fr

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