Offre d'emploi SECRETAIRE MEDICALE - OPHTALMOLOGIE - AP-HP Hôpital Bicêtre

Offre d'emploi

Offre d'emploi SECRETAIRE MEDICALE - OPHTALMOLOGIE - AP-HP Hôpital Bicêtre

Annonce déposée le mercredi 17 avril 2019 à 15h29

Etablissement

AP-HP Hôpital Bicêtre
78, rue du Général Leclerc
94275 Le Kremlin-Bicêtre

Site géographique de l'offre

AP-HP Hôpital Bicêtre
78, rue du Général Leclerc
94275 Le Kremlin-Bicêtre

Détail de l'offre

Poste proposé
SECRETAIRE MEDICALE - OPHTALMOLOGIE
Contrat(s)
CDD;CDI;Détachement;Mutation
Descriptif

ACTIVITES et STRUCTURE - PÔLE NEUROSCIENCES TETE ET COU

COMPOSITION : l’équipe exécutive pôle se compose de : Monsieur David ADAMS, Praticien responsable du pôle (PP), Madame Patricia COPPENS, Cadre Paramédical du pôle (CPP), Madame Elodie BAU, Cadre Administratif du pôle (CAP) et Monsieur Niccolò CURATOLO, Directeur délégué du pôle.

Le pôle NTC est localisé sur 3 sites, et plusieurs bâtiments.

Hôpital Paul Brousse (+ annexe CMP d’Ivry sur Seine)
Dans le bâtiment Moreau Détours
PSYCHIATRIE : Pr Amine BENYAMINA
Dans le bâtiment Galilée
ADDICTOLOGIE : Pr Amine BENYAMINA

Hôpital Bicêtre
Dans le Bâtiment Pierre Lasjaunias
NEURORADIOLOGIE DIAGNOSTIQUE : Pr Denis DUCREUX
UNITÉ NEUROLOGIE CLINIQUE ET ÉPILEPTOLOGIE (UNCE) : Dr Viviane BOUILLERET
NEURORADIOLOGIE INTERVENTIONNELLE : Pr Laurent SPELLE
NEUROLOGIE : Pr David ADAMS
NEUROCHIRURGIE : Pr Fabrice PARKER
SSR NEUROLOGIE/NEUROCHIRURGIE : Dr Kariné CHAHBAZIAN
PSYCHIATRIE : Pr Emmanuelle CORRUBLE
HOSPITALISATION ORL-OPH : Prs Jean François PAPON – Marc LABETOULLE

Dans le Bâtiment Pierre Testas
CONSULTATIONS OPH, ORL et ODONTOLOGIE (UFO)
Dans le Bâtiment Daniel Alagille
NEUROPEDIATRIE : Pr David ADAMS (par intérim)
Dans le Bâtiment Désirée Magloire Bourneville
UNITÉ DE REEDUCATION NEUROLOGIQUE INFANTILE : Pr Florence DELTEIL
Dans le Bâtiment Albert Schweitzer
FONDATION VALLÉE : Dr JOUSSELME

Hôpital Antoine Béclère
ELSA : Equipe de Liaison en Soins Addictologiques : Pr Amine BENYAMINA

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SERVICE D'OPHTALMOLOGIE

PRESENTATION : 3 secteurs : 1 hôpital de semaine, 1 hôpital de jour médical, 1 secteur de consultation

COMPOSITION DE L’EQUIPE : 4 assistantes médico-administratives

LIAISONS
HIERARCHIQUE DIRECT (N+1) = Elodie BAU, Cadre Administratif de Pôle (CAP).
FONCTIONNELLES = Pr LABETOULLE (Chef de Service), Cadres de Santé, équipe médicale et paramédicale

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ACTIVITES ET MISSIONS

Missions générales
- Assurer le secrétariat du Chef de Service et de ses collaborateurs
- Assurer le secrétariat pour les patients hospitalisés (hospitalisation de jour ou traditionnelle) et les consultants

Missions permanentes
- Accueillir physiquement les patients et par téléphone (conseils préopératoires, explications sur le déroulement des soins, formalités administratives….)
- Programmer différents rendez-vous sur le logiciel ORBIS en fonction des plannings des médecins
- Assurer la programmation des patients pour une IVT (injection intravitréenne)
- Préparer, participer, et assurer le suivi du Staff de chirurgie hebdomadaire
- Faire les préadmissions de l’UCA et du secteur de l’hospitalisation de plus de 24h
- Prendre les RV de CS d’anesthésie
- Diffuser par émail à l’ensemble des partenaires le programme opératoire

- Assurer la frappe et l’envoi de tous les courriers médicaux (par le vaguemestre, par fax, par e-mail, par coursier…)
- Assurer la frappe et l’envoi des CRO et CRH et CRH HDJ
- Assurer la frappe et l’envoi des examens complémentaires (angiographies, électrorétinogrammes)
- Enregistrer, trier, diffuser et archiver le courrier et les différents documents
- Reproduire les dossiers médicaux
- Classer, suivre et archiver les dossiers médicaux et divers documents (examens de laboratoire, de radiologie…)
- Créer, suivre et archiver divers fichiers informatisés (fichier « dossiers patients », fichier « documentation médicale »…)
- Saisir et organiser l’activité opératoire prévisionnelle sur IPOP
- Gérer les fax
- Saisir les codages MSI
- Saisir les présences, astreintes et absences médicales en fin de mois sur le tableau de Service « Medtime »
- Assurer la gestion de l’agenda de différents médecins
- Gérer les RV des visiteurs médicaux

Missions ponctuelles et spécifiques (liste non exhaustive)
- Prendre les rendez-vous de consultation des médecins Attachés lors des absences de l’agent du BRV
- Participer à l’organisation du D.U dans le cadre d’un partenariat avec la faculté de médecine
- Participer à la préparation de congrès, de cours, diverses publications… autres que le DU
- Faire des courses en l’absence du coursier du service
- Participer à des réunions de service
- Participer à des actions de formation (cours) au sein du service, du pôle ou à l’extérieur
- Assurer la continuité du secrétariat en effectuant le remplacement des collègues secrétaires en congés.

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QUOTITE DE TRAVAIL = 100%

HORAIRES DE TRAVAIL = JOUR - LUNDI AU VENDREDI
Repos : Samedi, dimanche et jours fériés.
Les RTT sont planifiées au regard de la législation du travail.
Les congés annuels d’été : à prendre en fonction de la présence médicale et des fermetures de la consultation en lien avec l’ensemble des AMA du service.

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COMPETENCES REQUISES

SAVOIR FAIRE REQUIS
- Utiliser les outils bureautiques
- Maîtrise de l’orthographe et du vocabulaire médical
- S’exprimer clairement vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés
- Planifier et organiser son temps dans le cadre du travail d’équipe
- Prendre des notes rapidement
- Évaluer l’état de santé et le degré d’autonomie de la personne pour pouvoir mieux l’accueillir ou la renseigner
- Travailler en équipe interprofessionnelle
- Planifier et organiser son temps dans le cadre du travail d’équipe
- Identifier les situations d’urgence (hiérarchiser les activités de secrétariat) ou de crise et y faire face par des actions adaptées

QUALITES REQUISES
- Sens des responsabilités
- Capacité d’adaptation
- Sens de la communication et de l’accueil
- Sens de l’organisation et capacité à gérer les priorités
- Maîtrise de soi et capacité à gérer l’agressivité (gestion du stress).
- Esprit d’équipe et capacité à travailler en équipe interprofessionnelle
- Esprit d’initiative et dynamisme
- Capacité à se remettre en question et à évoluer
- Discrétion et Respect du secret professionnel
- Créer une relation de confiance avec le patient et son entourage

PRE-REQUIS
Etre titulaire d’un bac SMS ou F8 ou concours de secrétaire médicale AP-HP.

Personne à contacter
Elodie BAU
Cadre administratif dû Pôle NTC
01 45 21 39 20 // 06 28 62 85 58
Email : elodie.bau@aphp.fr

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