Offre d'emploi Secrétaire de Direction à 50% - Centre hospitalier

Offre d'emploi

Offre d'emploi Secrétaire de Direction à 50% - Centre hospitalier

Annonce déposée le vendredi 17 mai 2019 à 13h48
Date limite des candidatures : vendredi 07 juin 2019

Etablissement

Centre hospitalier
33, rue du Haut Rocher CS 91525
53015 Laval

Photo de Centre hospitalier de Laval

Site géographique de l'offre

Centre hospitalier de Laval
33, rue du Haut Rocher CS 91525
53015 Laval
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Détail de l'offre

Poste proposé
Secrétaire de Direction à 50%
Contrat(s)
CDD;CDI;Détachement;Mutation
Descriptif

PRESENTATION DU CENTRE HOSPITALIER DE LAVAL

Le Centre hospitalier de Laval est un établissement public de santé à vocation départementale. C'est l'établissement de recours en Mayenne pour de nombreuses spécialités telles que la réanimation, la cardiologie, la neurologie, la pneumologie, les soins de suite ou encore la pédiatrie. L'établissement totalise 1129 lits dont 519 dans le secteur médico-social. Il participe à la formation des professionnels de santé avec les instituts de formation aides-soignants, masseurs-kinésithérapeutes et ergothérapeutes.
Le Centre Hospitalier de Laval est l’établissement support du GHT de la Mayenne et du Haut Anjou, qui regroupe 3 établissements de santé avec plateau technique MCO (CH Laval, CH Nord-Mayenne, CH du Haut-Anjou), et 4 hôpitaux de proximité (CH Local du Sud-Ouest Mayennais, CH d’Ernée, CH d’Evron et CH de Villaines-la-Juhel).
Le projet d’établissement du CH Laval pour la période 2018-2022 lancé fin 2017 a été finalisé en juin 2019 et le projet médico-soignant partagé du GHT a été élaboré en juin 2017.
En tant qu’établissement support du GHT, le CH Laval doit assurer les fonctions mutualisées règlementaires pour l’ensemble du territoire : achats, DIM de territoire, système d’information hospitalier convergent, coordination des instituts et des écoles de formation paramédicale, plans de formation continue et de développement professionnel continu des personnels. Plusieurs coopérations dans d’autres fonctions support seront consolidées en 2019.
La direction générale du CH Laval porte le projet et le pilotage de l’établissement lavallois et du GHT. Son secrétariat est composé de 2,5 ETP de secrétaire sous l’autorité d’une assistante de direction, attachée d’administration hospitalière (faisant-fonction).
La présente fiche de poste concerne un poste à mi-temps de secrétaire de direction.

POSITION DANS LA STRUCTURE :

Secteur d’activité :
Pôle management et compétences - Direction Générale – Secrétariat de direction

Présentation du service :
Le secrétariat de la direction générale assiste le directeur général et les directeurs adjoints afin d’optimiser la gestion de leurs activités. Le secrétariat de direction mutualisé est responsable de l’organisation administrative pour les membres de l’équipe de direction suivants et leurs équipes respectives (directeur général, directeur délégué du GHT, directeur territorial des achats, directeur des systèmes d’information, directrice de la stratégie et des affaires médicales, directrice administrative et financière, directrice des approvisionnements, de l’hôtellerie et des investissements).
Il organise le traitement et la circulation des différents supports d’information nécessaires au fonctionnement de l’établissement. Il contribue au pilotage et à la gouvernance de l’établissement et du GHT.

L’effectif du secrétariat de la direction générale compte quatre postes : un attaché d’administration hospitalière et trois adjoints administratifs (deux temps plein et un mi-temps).

Lieu d’exercice :
Centre Hospitalier de Laval, site du Haut Rocher

Horaires de travail :
Le planning est un roulement administratif (du lundi au vendredi à l’exception des fériés).
Les horaires d’ouverture du secrétariat sont du lundi au jeudi de 8h30 à 18h00, et le vendredi de 8h30 à 17h30.

Liaisons hiérarchiques :
- Exercice sous l’autorité hiérarchique de l’assistante de direction, en lien étroit avec le chef d’établissement, et les directeurs adjoints concernés par la gestion du secrétariat de direction mutualisé,

Liaisons fonctionnelles :
- Président de la CME, chefs de pôle, chefs de service, membres des bureaux de pôle,
- Directeurs et PCME des établissements parties au GHT, présidents des instances du GHT, coordonnateurs des groupes métiers, bureau du GHT,
- Collaboration avec les autres secrétariats de direction non mutualisés (DRH, DS, Pôle médico-social, Instituts de formation, CME), et les équipes des directeurs adjoints concernés.


MISSIONS DU POSTE

Il / elle contribue à l’administration, la coordination, le secrétariat et la gestion des activités du secrétariat de direction mutualisé.


Activités générales

- Elaboration, adaptation et optimisation des plannings de travail du directeur général, directeurs adjoints, et des instances,
- Planification et organisation des instances, et réunions,
- Participation aux instances et réunions, et élaboration des comptes-rendus,
- Préparation et diffusion des avis des instances,
- Prise de notes, saisie et mise en forme de documents,
- Communication de documents partagés sur les plateformes de gestion documentaire,
- Accueil physique et orientation, réception et traitement des appels téléphoniques,
- Gestion des messageries électroniques et du courrier (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage),
- Suivi de tableaux de bord relatifs aux avancements de projets,
- Gestion de la réservation des véhicules et avis de contraventions,
- Réservation de salles de réunions et matériels informatiques,
- Suivi et préparation de dossiers spécifiques,
- Secrétaire éventuelle de la cellule de crise (plan blanc).


Particularités du poste

Travail d’équipe et en collaboration permanente au sein du secrétariat de direction.


COMPETENCES REQUISES


Savoir-faire de base requis

- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics,
- Elaborer et optimiser les plannings de travail,
- Identifier les informations communicables à autrui,
- Organiser et classer des données, informations, documents de diverses natures,
- Rédiger et mettre en forme des documents,
- S’exprimer en face à face auprès d’une ou plusieurs personnes,
- Maîtriser les outils bureautiques (word, excel, powerpoint, intranet, outlook…)
- Respecter les procédures, charte graphique,
- Respecter le secret professionnel,
- Savoir gérer le temps de travail, et la priorisation des tâches.


Savoir spécifique requis
.
- Discrétion,
- Diplomatie et aisance relationnelle,
- Rigueur,
- Gestion du stress,
- Capacités rédactionnelles,
- Capacités organisationnelles, autonomie et esprit d’initiative,
- Travail en équipe.

Formation spécifique requise :
Formation de gestion / administration – expérience en milieu hospitalier et/ou en organisation complexe.


RISQUES PROFESSIONNELS

- Intensité/tension des relations de travail et des échéances,
- Risques de troubles musculo-squelettiques,


Adaptation éventuelle du poste

Formation sur la connaissance hospitalière, et sur les GHT.

Le poste est ouvert aux professionnels titulaires de la fonction publique (mutation, détachement) et contractuels (CDI,CDD).

Personne à contacter
Envoi des lettres de motivation et curriculum vitae à adresser au :
Centre Hospitalier de Laval
Direction des Ressources Humaines
33 rue du Haut Rocher – CS 91525
53015 LAVAL Cedex
Email : drh-pole-management@chlaval.fr

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