Offre d'emploi secrétaire de direction - HCL Groupement Hospitalier Nord - Hôpital de la Croix-Rousse

Offre d'emploi

Offre d'emploi secrétaire de direction - HCL Groupement Hospitalier Nord - Hôpital de la Croix-Rousse

Annonce déposée le lundi 20 mai 2019 à 10h21
Date limite des candidatures : mercredi 31 juillet 2019

Etablissement

HCL Groupement Hospitalier Nord - Hôpital de la Croix-Rousse
103, Grande-Rue de la Croix-Rousse
69317 Lyon

Site géographique de l'offre

HCL Groupement Hospitalier Nord - Hôpital de la Croix-Rousse
103, Grande-Rue de la Croix-Rousse
69317 Lyon

Détail de l'offre

Poste proposé
secrétaire de direction
Contrat(s)
CDD;CDI;Détachement;Mutation
Descriptif

Le poste à pourvoir est un poste à plein temps de Secrétaire de Direction auprès du Directeur du Groupement Hospitalier Nord et de deux directeurs référents.


DOMAINE D’ACTIVITE ET PRINCIPALES TACHES DU POSTE

 Accueil physique : orientation du public, prise de message, remise de documents…
 Accueil, information, gestion des appels téléphoniques (y compris demandes urgentes liées à la garde de Direction du GHN)
 Anticipation, organisation des réunions institutionnelles : réunions de direction, gouvernance locale, CMEL, réunion des cadres, plan blanc…
 Rédaction et frappe des courriers et comptes rendus de réunions, suivi des courriers, diffusion d’informations, suivi des courriers à la signature de la Direction Générale.
 Gestion des agendas des Directeurs (prise de RDV, organisations des réunions…)
 Préparation des rendez-vous : ordre du jour, convocation, fond de dossier…
 Réception, tri, enregistrement et dispatching du courrier reçu à la Direction
 Préparation du tableau semestriel de garde de Direction
 Gestion des salles de réunions.
 Organisation manifestations diverses : visite délégation avec organisation de réunions préparatoires, préparation circuit de visite, réservation de salles, commande prestations repas…

Travail en collaboration étroite avec les deux secrétaires de direction (dossiers communs, partage des informations).
Concertation conjointe pour assurer la continuité du secrétariat de direction pendant les absences.


COMPETENCES SOUHAITEES

Connaissance et expérience du travail en Secrétariat de Direction souhaité.
Maitrise de l’outil informatique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

QUALITES REQUISES

 Très bonne capacité relationnelle pour gérer les contacts avec les différents interlocuteurs (Direction Générale, différentes Directions des HCL, équipe de Direction GHN, médecins, organisations syndicales, agents…
 Rigueur, discrétion, dynamisme, disponibilité
 Sens de l’organisation et de l’initiative
 Esprit de synthèse et capacité à déceler et gérer les priorités.
 Capacité à informer et à rendre compte
 Faculté d’adaptation et capacité de répondre à une diversité de demandes simultanées.
 Excellente orthographe et dactylographie

CONDITIONS DE TRAVAIL

Poste 100 %
37 h 30 + 15 RTT
Horaires dans le cadre du projet de secrétariat de Direction partagé, amplitude de 8 heures à 17 heures et 16 h 30 le vendredi (répartie entre les trois secrétaires).
Poste classé à repos fixe.

Personne à contacter
Brigitte JARTIER

Tél. 04.26.73.29.36
brigitte.jartier@chu-lyon.fr

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