Offre d'emploi Adjoint(e) administratif(ive) au laboratoire de toxicologie professionnelle et environnementale - Centre Hospitalier Universitaire Grenoble Alpes

Offre d'emploi

Offre d'emploi Adjoint(e) administratif(ive) au laboratoire de toxicologie professionnelle et environnementale - Centre Hospitalier Universitaire Grenoble Alpes

Annonce déposée le jeudi 25 juillet 2019 à 08h39

Etablissement

Centre Hospitalier Universitaire Grenoble Alpes
Boulevard de la Chantourne 38700 La Tronche CS 10217
38043 Grenoble

Site géographique de l'offre

CHU Grenoble Alpes - Site NORD
boulevard de la chantourne CS 10217 38043 Grenoble CEDEX 9
38700 La Tronche
Visiter le site de l'établissement

Détail de l'offre

Poste proposé
Adjoint(e) administratif(ive) au laboratoire de toxicologie professionnelle et environnementale
Contrat(s)
CDD
Descriptif

ACTIVITES SPECIFIQUES AU POSTE

Missions liées directement à l’activité

Gestion et suivi des dossiers clients :
- Accueil téléphonique (identification, recherche de l’interlocuteur privilégié)
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel par rapport à la spécificité de l’unité et du travail avec les entreprises extérieures (privées).
- Préparer, rédiger les devis et conventions clients extérieurs
- Enregistrer les dossiers le suivi activité
- Suivi des dossiers (planning des analyses, création des documents de suivi)
- Définir et adapter un plan de classement et d’archivage, un système de gestion
- Organiser et classer les dossiers
- Préparer (en collaboration avec les techniciens) et envoyer les supports de prélèvements
- Réceptionner les colis d’échantillons
- Créer le dossier administratif et scientifique
- Vérifier et envoyer les résultats biologiques et ou atmosphériques au médecin prescripteur
- Relecture et mise en forme des rapports d’analyses

Gestion diverse:
- Préinscription aux différents contrôles de qualité externe et gestion du suivi (bon de commande établi, envoyé au fournisseur, réception des contrôles dans les dates indiquées)
- Organisation pratique des interventions sur sites
- Gestion et suivi des ordres de missions du personnel médical
- Demande de remboursement de frais
- Distribution du courrier interne
- Mise à jour des fichiers clients

Réunions de Service Hebdomadaire :
- Planification des réunions et réservation de salles
- Prise de notes lors des réunions,
- Rédaction des comptes rendus
- Suivi d’avancée des tâches.

Réalisation et suivi de tableaux de bord :
- Comptabilisation de l’activité annuelle du laboratoire
- Suivi des tableaux de bord
- Suivi des conventions avec la Direction des Affaires Financières (DAF)

Comptabilité :
- Elaboration des bilans et budgets prévisionnels détaillés du laboratoire
- Suivi des budgets
- Suivi des comptes budgétaires afférents aux dépenses, ventilation des coûts
- Suivi de prestations extérieures
- Création et envoi de l’ordre de facturation à la DAF
- Rédaction de courriers et mails divers.


Missions et Activités en collaboration avec l’encadrement (administratif et médical)
- Elaboration, adaptation et optimisation de planning de travail
- Elaboration de l’ordre de mission du personnel non médical avant signature du cadre administratif
- Gestion des stocks (fournitures, papeterie, …).

RELATIONS PROFESSIONNELLES SPECIFIQUES AU POSTE

Relations hiérarchiques
- Cadre de Santé
- Cadre Supérieur de Santé
- Directeur des soins

Relations fonctionnelles
- Chef de Service
- Responsable U.M.
- Personnel médical
- Personnel paramédical

Interfaces avec les fonctions supports
- Services médicaux hospitaliers
- Service Biomédical
- Responsable Qualité
- Direction des Achats et des Approvisionnements
- Direction des Services Techniques
- Etablissements de santé externes (laboratoires privés, cliniques, CHG…)
- Direction des Ressources Humaines
- Direction des Affaires Financières
- Fournisseurs (internes et externes à l’établissement)
- Services de direction et de facturation des clients
- Médecins du travail

COMPETENCES ET/OU CAPACITES REQUISES ET/OU A DEVELOPPER


Compétences requises
- Etre titulaire d’un diplôme permettant d’exercer au CHUGA en tant qu’adjoint administratif
- Esprit d’équipe et facultés d’adaptation
- Connaissance générale en biologie humaine
- Connaissance en comptabilité exigée
- Connaissance (si possible) des principales méthodes d’analyses biochimiques
- Connaissances informatiques (Word, Excel, Power Point et Outlook)
- Utilisation du fax, d'Internet

Capacités spécifiques à acquérir
- Respect du secret médical et de la confidentialité
- Faire preuve de souplesse dans son organisation de travail pour gérer l’urgence
- Connaître les systèmes informatiques spécifiques au Laboratoire
- Connaître et appliquer la norme ISO EN NF 15189 et participer activement au système de management de la qualité
- Acquérir le sens et le respect du travail en équipe.
- Connaître les règles de sécurité et les appliquer
- Former et encadrer les stagiaires et nouveaux personnels
- Connaître le guide de la réglementation intérieure du CHUGA et le respecter


Qualités requises
- Sens de l’organisation
- Esprit d’équipe
- Esprit d’initiative et sens des responsabilités
- Diplomatie et discrétion
- Qualités relationnelles
- Bonne pratique des logiciels Word, Excel, Outlook
- Connaissance des logiciels Power Point, Bayer Request
- Utilisation du fax, d'Internet

CONDITIONS DE TRAVAIL DU POSTE


L’adjoint administratif a connaissance au moment de sa prise de poste des conditions et du contexte de travail.

Horaires :
- Du lundi au vendredi, plage horaire à couvrir (par roulement) 8h30 – 16h20
- Temps de repas : 40 minutes
- Contraintes particulières : Néant
- Astreintes : Néant
- Gardes : Néant
- Travail dimanches et jours fériés : Néant

Conditions de travail :
- Respect du règlement intérieur du CHUGA
- Répartition des absences (CA, RTT) conformément à la réglementation des personnels non médicaux et aux nécessités de service


Ce profil de poste peut être modifié en fonction des évolutions organisationnelles.

Personne à contacter
Merci d'adresser votre candidature CV et lettre de motivation à :
Mme Patricia ROLLIN
Cadre de laboratoire
PRolin@chu-grenoble.fr

Retour à la liste Mémoriser cette offre Postuler en ligne
  • Diminuer la taille du texte
  • Augmenter la taille du texte
  • Imprimer
  • Share
  • Rss

Plan d'accès

CHU Grenoble Alpes - Site NORD

boulevard de la chantourne
38700 La Tronche
plan d'accès