Offre d'emploi Assistante chef de pôle Département Anesthésie-Réanimation - AP-HP Hôpital Bicêtre

Offre d'emploi

Offre d'emploi Assistante chef de pôle Département Anesthésie-Réanimation - AP-HP Hôpital Bicêtre

Annonce déposée le vendredi 14 juin 2019 à 14h23
Date limite des candidatures : samedi 31 août 2019

Etablissement

AP-HP Hôpital Bicêtre
78, rue du Général Leclerc
94275 Le Kremlin-Bicêtre

Site géographique de l'offre

AP-HP Hôpital Bicêtre
78, rue du Général Leclerc
94275 Le Kremlin-Bicêtre

Détail de l'offre

Poste proposé
Assistante chef de pôle Département Anesthésie-Réanimation
Contrat(s)
CDD;Détachement
Descriptif

Métier : SECRÉTAIRE MÉDICALE
Appellation locale : secrétaire médicale
Grade : Assistante Médico-Administrative Catégorie : PA
Position dans la structure
Liaisons hiérachiques :
Cadre administrative de Pôle, Chef de Service
Liaisons fonctionnelles :
PUPH, Cadre Supérieur Infirmier Anesthésiste, PHAR, Autres Secrétariats Médicaux, Institut d’Anesthésiologie
Présentation de la structure et de l'équipe :
Equipe médicale : Equipe paramédicale :
1 Chef de Service PU-PH 5 Cadres
1 PU-PH, Adjoint du Chef de Service
35 PH 33 IADE
10 Equivalents temps plein 54 IDE
20 internes

- 3 Secrétaires médico-sociales au département d’anesthésie réanimation (secrétaire du Chef de service en binôme avec la secrétaire de l’adjoint du chef de service, secrétaire pour les Diplômes Universitaires et la coordination des greffes)
- 2 secrétaires médico-sociales en réanimation chirurgicale.

Horaires de travail : JOUR
Détails : Temps plein en 7h/jour
ACTIVITES

Missions principales du poste :
- Secrétariat de l’ensemble des médecins du DAR + Chefferie de Pôle : Tenue de l’agenda sur ordinateur, prise de rendez-vous, mails, courriers, organisation de réunions, organisation des déplacements, accueil téléphonique et physique, …)

Missions en binôme avec la secrétaire du Chef de service :
- Réception - tri du courrier,
- E-mails,
- Accueil des étudiants (externes, D1, stagiaires),
- Accueil des représentants des laboratoires,
- Tableaux des gardes, Tableaux de service
- Organisation des staffs : tous les semestres programmation des dates de staff + préparation des affiches toutes les semaines,
- Préparation des dossiers des nouveaux internes (chaque semestre),
- Frappe de certificats, courriers…,

Risques professionnels liés à l'activité :

Mesures de prévention prises face à ces risques :

COMPETENCES
Savoir faire requis
Utiliser les outils bureautiques. Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes. Renseigner ses interlocuteurs. Prendre des notes rapidement. S’exprimer clairement vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés. Traiter des situations conflictuelles. Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser. Utiliser internet/intranet pour communiquer avec des interlocuteurs ou réaliser des recherches documentaires ou de thésaurus.
Connaissances associées
Bureautique Vocabulaire médical Organisation et fonctionnement interne de l’établissement Droit des patients Techniques d’accueil téléphonique Techniques de communication Droit hospitalier Internet/ intranet
2 2 2 2 2 2 1 1
1: Connaissances générales 2 : Connaissances détaillées 3 : Connaissances approfondies
QUALITES REQUISES
Esprit d’initiative, dynamisme, discrétion,
Ordre et méthode, capable de travailler en équipe,
Doit se sentir responsable des missions confiées,
Tenue correcte,
Adaptabilité et polyvalence.
Capacité d’organisation
Capacité de prioriser les missions
Capacité d’absorber une charge de travail importante
Gestion du stress

PREREQUIS
Baccalauréat sciences médico-sociales ou équivalence (français, anglais)
Titulaire de la fonction publique ou CDD

Matériels :
Mac Intoch : Word, Excel, Internet, File Maker, PowerPoint, …
PC : Medtime (tableau de service et garde des médecins), Accueil GDM intranet, mail, internet, dictaphone, Mediweb

Imprimante Laser, Scanner, Télécopie

EXPERIENCE CONSEILLEE
Expérience antérieure dans le domaine du secrétariat (accueil, frappe)


EVOLUTIONS POSSIBLES DU POSTE ET DE SON ENVIRONNEMENT

Personne à contacter
Cadre administrative de pôle : Madame Lina GUERS
01 45 21 74 45
Envoyé CV + LM à l'adresse mail suivante : lina.guers@aphp.fr

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