Offre d'emploi Assistante Médico-Administrative/secrétaire médicale en Gynéco-Obstétrique - Centre Hospitalier de Versailles

Offre d'emploi

Offre d'emploi Assistante Médico-Administrative/secrétaire médicale en Gynéco-Obstétrique - Centre Hospitalier de Versailles

Annonce déposée le mercredi 26 juin 2019 à 16h28

Etablissement

Centre Hospitalier de Versailles
177, rue de Versailles
78157 Le Chesnay

Site géographique de l'offre

Hôpital André Mignot Centre Hospitalier de Versailles
177, rue de Versailles
78157 Le Chesnay

Détail de l'offre

Poste proposé
Assistante Médico-Administrative/secrétaire médicale en Gynéco-Obstétrique
Contrat(s)
CDD;CDI;Détachement;Mutation
Descriptif

Le Centre Hospitalier de Versailles recrute

Assistante Médico Administrative (AMA) en charge de la fonction de secrétaire médicale au sein du service gynéco-obstétrique du centre hospitalier de Versailles.

Positionnement hiérarchique

Lien hiérarchique :

L’AMA en service gynéco-obstétrique est sous l’autorité hiérarchique de la sage-femme coordinatrice de l’Espace Santé des Femmes et l’autorité fonctionnelle de la Coordinatrice des Secrétaires Médicales de l’établissement.
Lien fonctionnel :
 Equipe médicale et soignante.
 Les secrétariats médicaux des différentes spécialités (consultation et hospitalisation)
 Bureau central des rendez-vous
 Bureau des entrées et des caisses des consultations externes pour la mise en cohérence des données administratives des patients.
 Accueil central
 Cellule d’identito-vigilance.
 Services médico-techniques de l’établissement
 Relations extrahospitalières : médecine de ville, réseaux ville-hôpital, autres établissements de soins, laboratoires d’analyse médicale


Caractéristiques du service

Le service de Gynécologie-Obstétrique est attaché au pôle ABCDO.

La maternité est de type 2B.

Le service comprend plusieurs secteurs :

• L’espace santé des femmes qui regroupe les consultations et explorations dédiées aux femmes (gynécologie préventive, médicale et chirurgicale, examens endoscopiques, orthogénie, suivi de grossesse à bas et haut risque, échographie, diagnostic anténatal, explorations fonctionnelles, préparation à la parentalité, Le projet local de santé : vie affective et éducation à la sexualité des jeunes …).

• Le secteur URGO qui accueille des urgences gynécologiques et obstétricales avec 5 postes de prises en charge
• Le secteur Naissances qui comprend 7 salles d’accouchement, 4 salles de pré-travail, 1 salle de césarienne en urgence, 5 postes de réanimation de nouveau-nés

• Le secteur d’hospitalisation en Maternité qui présente un étage « filière accouchées à bas risque » avec 24 lits et 24 berceaux et un étage « filière à haut risque » avec 20 lits accueillants des femmes enceintes et des accouchées et 4 lits d’Unité Kangourou.

• Le secteur d’hospitalisation de gynécologie au sein des unités mutualisées (Ambulatoire, CSC, Unité Desault) sous la responsabilité d’une cadre supérieure de santé.

Les AMA du service gynéco-obstétrique sont mutualisées sur l’ensemble des secteurs du service hors secteur d’hospitalisation de gynécologie au sein des unités mutualisées (Ambulatoire, CSC, Unité Desault). Elles sont au nombre de 8 ETP.
Dans le groupe AMA est rattachée également une chargée d’études en gynécologie-obstétrique.


Missions et responsabilités


1. L’AMA est garante de la bonne consolidation et circulation de l’information au sein de l’établissement.

Elle joue un rôle important au niveau de la communication et de la coordination de l’équipe participante à la prise en charge du patient. Elle est un point d’ancrage essentiel au niveau du service tant pour les patients que pour les professionnels.

Appartenant à l’équipe pluridisciplinaire du service gynéco-obstétrique, elle est amenée à collaborer avec de nombreux autres professionnels comme :
Les soignants, l’encadrement, les partenaires extérieurs (médecins et sages-femmes de villes, établissement de santé, service de PMI …) et les services transversaux (assistante sociale, filière périnatale du pôle psychiatrie, diététique …).

Au delà de l’hôpital, elle facilite aussi la liaison ville-hôpital en aidant à la consolidation du lien avec les différents correspondants et de la transmission des informations nécessaires à la continuité et bonne qualité des prises en charge.

L’AMA est amenée en fonction des consultants à préparer les documents administratifs (prolongation arrêt de travail ; renouvellement ordonnance….) dans le respect des consignes médicales.


2. L’AMA est chargée de la gestion du dossier patient, de sa tenue et de son archivage.

Elle participe à la bonne gestion du dossier patient tant sur la création des dossiers que sur la sécurisation des risques liés à l’identitovigilance.

Par une traçabilité de ses mouvements, elle est garante de la bonne localisation du dossier et veille à son accessibilité 24/24 en collaboration avec l’ensemble des professionnels en charge des patients et de leur dossier.

Elle est également garante de l’archivage du dossier patient en procédant à l’enregistrement du prêt auprès des professionnels des archives, et en veillant tout au long de la vie du dossier aux traçabilités de ses mouvements successifs.


3. L’AMA a un rôle d’accueil de proximité des usagers tant physique, téléphonique que courrier/el.

Elle contribue à la délivrance d’information d’ordre général dans son domaine de compétence et le cas échéant, se donne les moyens de renseigner les usagers en mobilisant les différentes ressources à sa disposition.

Elle a un rôle d’écoute et de reformulation afin de s’assurer de la bonne compréhension des besoins des usagers et leur donner la bonne information, et de manière adaptée à sa compréhension.

En cas d’insatisfaction, elle informera les patients de la démarche à suivre et mettra tout en œuvre pour lui apporter satisfaction.

Elle a un rôle d’orientation des usagers au sein de l’établissement, ainsi que tout au long de son parcours de prise en charge.


4. L’AMA a un rôle central dans la coordination de la prise en charge des patientes tout au long de leur parcours

Elle s’occupe de la programmation, de l’annulation et des reports des différents rendez-vous en collaboration avec le BCRV et dans le respect de la charte des consultations.

Elle a en charge la préparation des différents staffs.

Elle veille à la bonne coordination des intervenants en assurant une bonne circulation de l’information. Elle pourra les accompagner dans leurs démarches si nécessaire.

Elle informe et assiste les patientes sur les différentes offres de service (cours de préparation, atelier, happytal…)


5. L’AMA assiste les médecins dans le cadre de leur consultation privée

Elle accueille les patientes, les informe et les accompagne de manière privilégiée tout au long de leur parcours de prise en charge (consultation, programmation, suivi post opératoire…)

Elle collabore étroitement avec le consultant et l’assiste dans la gestion administrative (prise de RDV, facturation, courrier…).

Activités


L’équipe de secrétaires médicales est mutualisée sur les secteurs de la consultation et de l’hospitalisation afin d’assurer une continuité de service et maintenir un niveau de polyvalence nécessaire au bon fonctionnement du collectif.


Secteur des consultations gynéco-obstétricales au niveau de l’Espace Santé des Femmes:

Deux postes sont à distinguer : un poste d’accueil qualifié de « front office » et un poste de secrétariat en charge des activités qualifiées de « back office ».

=> Poste « Front office »

8h00 18h00 du lundi au jeudi
08h 17h30 le vendredi

• Accueillir physiquement les usagers et les orienter de manière adaptée
• Valider l'arrivée des patientes sur Alizé activité après vérification de la pièce d’identité
• Remettre les premiers documents pour faciliter la phase d'inscription
• Répondre aux questions des usagers
• Faciliter les démarches des patients
• Mettre à disposition les informations concernant l’offre de service (happytal, cours de prépa, séance papa, assistante sociale, livret d’accueil, info sur la prise de rdv…)
• Participer à l’évaluation bi-annuelle de l’Espace Santé des Femmes par la distribution et la récupération d’un questionnaire de satisfaction
• Accueillir par téléphone les appels internes
• Veiller à la convivialité des différents espaces d’attente
• Mettre à jour des médecins traitants sur Alizé



=> Poste « Back office »

8h00 à 17h00

• Ouvrir et distribuer les courriers : Gestion quotidienne du courrier reçu et tri dans les différentes bannettes
• Trier et distribuer les fax
• Traiter les mails de l’adresse sespacefemmes@ch-versailles.fr
• Gérer les résultats de frottis : gestion des résultats en lien avec les médecins. Et vérification 1 fois par semaine avec l’assistant de gynéco médical.
• Frapper les courriers de retours d’anapath
• Gestion des dossiers colposcopie et hystéroscopie, récupération des résultats et après validation, retour des dossiers aux archives
• Gérer des demandes des consultants du jour : frappe de courrier, besoin de résultats d’examen, lien avec la ville…
• Gérer les annulations / rajouts de rdv en collaboration avec le BCRV
• Prise de certains rendez-vous à la demande des consultants : IRM, scanner...etc
• Frapper les courriers de consultations : taper les courriers dictés, les faire corriger et signer, gérer l’envoi
• Faire les demandes écrites ou téléphoniques des dossiers, CRH, CRO des patientes suivies dans d’autres établissements.
• Sortie des dossiers des examens pathologiques des consultations gynécologiques pour les consultants concernés
• Répondre à la ligne téléphonique externe
• Programmer les césariennes
• Préparer les staffs : Sorties, staffs endométriose et staff psy- anténatal, diabéto et césarienne
• Gestion administrative auprès des consultants en cas d’urgence
• Entraider en cas de besoin, les secrétaires en charge des hospitalisations
• Gestion des commandes à l’économat : dossiers d’obstétrique… et stock papeterie
• Gestion des demandes de maintenance des travaux et équipements en collaboration avec la sage-femme coordinatrice.
• Participation à la consultation d’anesthésie d’obstétrique lorsqu’elle a lieu à l’espace santé des femmes (tenir la check-list des documents nécessaires et accueillir la patiente).
• Gestion consultation Privée : programmation opératoire, programmation des rendez-vous, envois et suivi des devis, encaissement chèques, liens avec les patientes.
• Collaborer avec l’IDE de l’espace santé des femmes

=> Poste « dossiers obstétrique »

8h00 à 16h00 ou 7h30 15h30

• Gérer des demandes des consultants du jour : recherche de dossiers
• Tri et Rangements des « vracs » (examens biologiques)- les adresser aux services concernés
• Ranger les dossiers des grossesses en cours dans la salle dédiée après chaque journée de consultation
• Contrôler la bonne identité et l’identification des documents supports (adéquation étiquettes et page de garde dossier cartonné)
• Préparer la consultation : éditer le listing de rendez-vous, sortir les dossiers avec le listing de rendez-vous à J-1 et vérifier les fiches de circulation. Pour la consultation d’anesthésie, demander le dossier des grossesses précédentes
• Préciser sur le listing les motifs pour les dossiers non disponibles (autres RDV le même jour, présentation du dossier au staff…)
• Récupérer au service des archives les dossiers d’obstétrique des grossesses précédentes et dans les différents services de l’hôpital
• Récupérer chaque matin les dossiers aux URGO
• Tracer les mouvements de dossier dans Alizé secrétariat et renseigner la zone commentaire en cas de stockage d’un dossier dans le bureau d’un consultant
• Sortie des dossiers des examens pathologiques d’obstétrique pour la sage-femme du DAN










Secteur hospitalisation

8h à 17h00

 Gestion des sorties :
• Récupérer les dossiers des patientes sortantes dans les services
• Vérifier la réalisation et validation des CRH, envoyer ce document par messagerie Apicrypt ou courrier postal, l’envoyer à la patiente si non remis par les soignants à la sortie
• Vérifier sur Alizé la réalisation des Comptes Rendus Opératoires des césariennes, les éditer et les mettre à la signature de l’opérateur
• s’assurer de la bonne tenue du dossier
• archiver le dossier
• pointer les certificats du 8ième jour
• vérifier l’exhaustivité du dépistage néonatal – GUTHRIE et test otoémission
• Suivi des dossiers VIH : à préciser
• Prise de RDV à l’Espace Santé des Femmes en sortie d’hospitalisation pour les grossesses à risque et accouchements compliqués (explorations fonctionnelles, consultation post-partum…)

 Activité en lien avec les URGO et le secteur naissance (voir pour un temps de présence en secteur naissance) :
• Vérification des déclarations de naissance
• Vérification de l’exhaustivité et fiabilité des données sur le cahier d’accouchement numérique
• Récupération des bilans de l’EFS pour archivage dans les dossiers

 Gestion des commandes de papeterie du secteur hospitalisation
 Photocopie de dossiers en cas de demande de communication par la responsable des archives



Qualification, compétences et qualités

L’AMA est soumise, conformément aux règles déontologiques de la profession au respect du secret professionnel et de la confidentialité.

Qualification :
 Etre titulaire d’un diplôme de secrétaire médicale
Compétences :
 Maîtrise de l’outil informatique: Word – Excel – Powerpoint et des logiciels métiers Alizé, Opéra, Dict,
 Connaissance terminologie médicale
 Bonne maitrise de la frappe du courrier
 Avoir le sens de l’organisation et méthode
 Connaissance sur l’accueil de l’usager
 Connaissance sur la gestion des situations de conflits
Qualités :
 Savoir-être
 Posture d’accueil : ouverture, bienveillance, écoute, diplomatie,
 Sens du travail en commun et du partage de l’information
 Facilité d’adaptation aux changements,
 Prise d’initiatives adaptées
Organisation du travail

Sept AMA sur les deux secteurs

La continuité de service nécessite :
- Un minimum de 2 AMA en secteur hospitalisation tout au long de l’année
- Un minimum de 4 AMA à l’ESF en période scolaire et du 1er au 15 juillet
- Un minimum de 3 AMA à l’ESF en dehors des périodes scolaires

Cycle de travail sur 18 semaines avec 9 semaines théoriques sur chacun des deux secteurs mais ajustable en fonction des absences

Amplitude horaire : 8h - 18h,

Poste soit en 8 heures dont 30 mn de pause, soit en 10h dont 30 mn de pause

15 RTT


Evolution du poste

Technicien d’Etudes Cliniques
Coordinatrice des AMA 

Personne à contacter
Madame BOUERY 014 39 63 97 63
Email : mbouery@ch-versailles.fr

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