Offre d'emploi Assistante de direction 2019-167 - Assistance Publique - Hôpitaux de Paris (AP-HP)

Offre d'emploi

Offre d'emploi Assistante de direction 2019-167 - Assistance Publique - Hôpitaux de Paris (AP-HP)

Annonce déposée le mercredi 11 septembre 2019 à 13h33

Etablissement

Assistance Publique - Hôpitaux de Paris (AP-HP)
3, avenue Victoria
75184 Paris

Site géographique de l'offre

Siège de l'AP-HP
3 avenue Victoria
75184 Paris
Visiter le site de l'établissement

Détail de l'offre

Poste proposé
Assistante de direction 2019-167
Contrat(s)
CDD;CDI;Détachement;Mutation
Descriptif

STRUCTURE

L’AP-HP est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.
Ses 39 hôpitaux accueillent chaque année 8 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d’hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.
Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c’est pour elle à la fois un devoir et une fierté.
L’AP-HP est le premier employeur d’Ile de-France : 95 000 personnes – médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers – y travaillent. http://www.aphp.fr

SERVICE

La Direction Economique, Financière, de l'Investissement et du Patrimoine (DEFIP) du siège comporte 5 départements :
- Budget et contrôle de gestion
- Pilotage Comptabilité et Facturation
- Stratégie financière et patrimoniale
- Maîtrise d’Ouvrage et des Politiques techniques
- Nouveau Système d’Information Pilotage

Le département Pilotage Comptabilité et Facturation (DPCF) est composé :
- Du Service de l’analyse et de la réglementation comptable
- Du Service de la recette et de la facturation
- Du Service conventions/subventions/financement de la recherche
- De la direction du projet « Certification des comptes ».

COMPOSITION DE L’EQUIPE

Deux assistantes de direction pour assurer les différentes missions de secrétariat du département Pilotage Comptabilité et Facturation.

Le secrétariat du département Pilotage Comptabilité et Facturation (deux assistantes) participe / assure, en cas de besoin (absences / éventuel « pic » d’activité), au secrétariat des départements Budget et contrôle de gestion et Pilotage (effectif = une assistante), ce dernier faisant de même auprès du secrétariat du département Pilotage Comptabilité et Facturation en cas de besoin.

Plus largement, l’organisation des secrétariats pourrait évoluer dans le cadre de la réflexion sur la nouvelle APHP et le nouveau siège.

ACTIVITES

Le Département Pilotage Comptabilité et Facturation comporte 40 agents, dont le chef de Département et son adjoint, le directeur du projet « certification des comptes », les chefs de service ou responsable de pôle, et les professionnels rattachés à chacun de ces services ou secteurs.

Missions générales :
- Assister l’équipe de direction afin d’optimiser la gestion de son activité (gestion de planning, organisation de réunions, communication, accueil, gestion des dossiers, gestion du courrier...),
- Organiser et coordonner les informations internes et externes, liées au fonctionnement du département,
- Prendre en charge des dossiers spécifiques

Missions permanentes :
- accueil et orientation des personnes, traitement des appels téléphoniques,
- organisations des réunions ou événements pour le département, gestion des agendas,
- traitement du courrier (enregistrement, tri, diffusion, archivage) et gestion des messages électroniques,
- mise en forme et enregistrement des documents (notes, courriers, présentations…),
- gestion documentaire, notamment diffusion des dossiers (notes, indicateurs…) via la base documentaire DEFIP ou intranet,
- appui logistique pour le projet de certification des comptes (organisation de réunions, classements des procédures…) et pour le projet mise en place du nouveau moteur de facturation,
- gestion et stock des fournitures de bureau

Les deux assistantes se coordonnent relativement à leurs journées de congés ou absences, de façon à assurer une présence journalière au secrétariat.


En cas de besoin, les missions à assurer pour les département Budget et contrôle de gestion et Pilotage sont les suivantes :

- Assister l’équipe de direction dans les fonctions « classiques » de secrétariat (gestion de planning et organisation de réunions, traitement des appels téléphoniques, gestion du courrier, mise en forme et enregistrement de documents, gestion documentaire, mise à jour de l’intranet et diffusion de notes, gestion et stocks de fournitures de bureau...),
- Participer, si besoin, à l’organisation des réunions budgétaires avec les GH (principalement préparation des dossiers papier, suivi de la réservation des salles)

Pour information, concernant l’organisation de ces deux départements :

Le département Budget et contrôle de gestion compte 21 personnes ; il a en charge la coordination du cycle budgétaire interne et externe de l’AP-HP et est composé:
- Du service de la synthèse budgétaire
- Des contrôleurs budgétaires
- Du service du contrôle de gestion sociale
- Du service structures et comptabilité analytique
- Du service ressources et projets

Le département Pilotage compte 9 personnes et a en charge
- La maîtrise d’œuvre et la maîtrise d’ouvrage de l’outil décisionnel OPALE
- La maîtrise d’œuvre du référentiel des structures SIRIUS
- Le cycle budgétaire concernant l’activité et les recettes de titre 1
- Le suivi de l’activité et des recettes et la validation ePMSI de ces éléments

COMPETENCES REQUISES :
SAVOIR FAIRE REQUIS :
- accueil et orientation du public ;
- qualités d’expression écrite et orale ;
- identification des informations communicables à autrui et respect du secret professionnel ;
- capacité à travailler en équipe ;
- gestion de son temps, capacité à prioriser et anticiper ;
- réactivité ;
- discrétion

CONNAISSANCES ASSOCIEES :
- maîtrise des outils informatiques : Excel, Word, PowerPoint (requis) ; intranet, post office (formations possibles à la prise de fonction) ;
- qualités rédactionnelles ;
- utilisation d’un système de gestion documentaire ;
- élaboration, adaptation et utilisation d’un planning de travail

PRE-REQUIS :
- expérience en tant qu’assistante de direction ou secrétaire administrative (références souhaitées)

QUOTITE DE TRAVAIL :
Temps plein

HORAIRES DE TRAVAIL :
Protocole 35 h - Temps de travail actuel sur le poste

Personne à contacter
Secrétariat
Email : karine.istin@aphp.fr

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