Offre d'emploi ATTACHE D'ADMINISTRATION Direction Achats et Logistique - Centre hospitalier Intercommunal Les Hôpitaux du Léman

Offre d'emploi

Offre d'emploi ATTACHE D'ADMINISTRATION Direction Achats et Logistique - Centre hospitalier Intercommunal Les Hôpitaux du Léman

Annonce déposée le vendredi 20 septembre 2019 à 14h33
Date limite des candidatures : jeudi 31 octobre 2019

Etablissement

Centre hospitalier Intercommunal Les Hôpitaux du Léman
3, avenue de la Dame CS 20526
74203 Thonon-les-Bains

Site géographique de l'offre

HOPITAUX DU LEMAN Site Georges PIANTA à THONON
3, avenue de la Dame CS 20526
74203 Thonon-les-Bains

Détail de l'offre

Poste proposé
ATTACHE D'ADMINISTRATION Direction Achats et Logistique
Contrat(s)
CDD;Détachement;Mutation
Descriptif

LES HOPITAUX DU LEMAN

Etablissement de 730 lits dont 230 lits MCO avec réanimation (8lits), urgences (40 000 passages), maternité (1500 accouchements) 1 scanner, 1 IRM, 3 EHPAD et un court séjour gériatrique.

Situation géographique exceptionnelle entre lac et montagne ; 30 min Genève ; 45 min Annecy.

Recherchent : 1 ATTACHE(E) D'ADMINISTRATION à la Direction des Achats et de la Logistique en charge des services économiques, de la gestion administrative et budgétaire

Poste à pourvoir dès que possible.

Liaison hiérarchique
Le poste est rattaché au Directeur des Achats et de la Logistique, avec qui il/elle travaille de manière permanente, en très étroite collaboration dans une relation élevée de confiance et de loyauté.

Relations professionnelles les plus fréquentes
• Directions fonctionnelles, pôles et services :
o Les collaborateurs de l’équipe du service
o Le service financier pour le suivi et l’exécution de l’EPRD pour les achats et l’investissement.
o Le service qualité pour la mise en place des processus, l’accompagnement d’audit et l’évaluation de la qualité des services rendus aux clients
• Les prestataires, fournisseurs et entreprises dans le domaine concerné.
• Etablissements du GHT Léman Mont Blanc, cellules achats GHT (acheteurs et les responsables marchés)
Définition du poste
Au sein de la Direction des achats et de la logistique, il/elle
 Dirige, organise et anime les services économiques dans une démarche d’efficience et de performance.
o Développe des liens avec les utilisateurs des services des soins, l’encadrement soignant et administratif en lien avec la relation client/fournisseur.
o Participe à la mise en œuvre de la politique d'achat de l'établissement en lien avec le Directeur des Achats et de la logistique.

 Assure la gestion administrative et budgétaire pour sa direction fonctionnelle : Suivie et gestion des comptes budgétaires correspondant dans une approche de maîtrise budgétaire stricte en lien et collaboration étroite avec le service financier.

 Identifie et met en place des actions du plan progrès, optimise les processus, les organisations avec perspective de réduction des dépenses et de meilleure efficacité

Activités/Taches principales
Achats
• Piloter la mise en œuvre de la politique d'achat de l'établissement en lien avec une équipe achats de territoire (acheteurs, cellule des marchés).
• Définir et planifier les programmes d'achats en fonction des besoins des services
Piloter, suivre et mettre en œuvre la procédure de définition du programme d’investissements annuels :
o Recensement.
o Analyse critique des demandes.
o Définition du plan d’investissement.
o Suivi et supervision de la mise en œuvre (programmation avec les utilisateurs, suivi des commandes,...).
o Assurer le suivi des dossiers achats de l’établissement en lien avec les acheteurs et la cellule marchés publics du GHT (stratégie de mise en concurrence, performances achats pour l’établissement, différentes étapes avec les utilisateurs)
• Encadrer les procédures de gestion et d'optimisation des stocks.
Encadrement
• Assurer l’encadrement hiérarchique des équipes placées sous son autorité, Définir l’organisation et le fonctionnement du service (Repérer et réguler les dysfonctionnements, Apporter conseil et expertise auprès des agents, Organiser et animer des réunions de service,)
• Mettre en œuvre les entretiens professionnels des agents placés directement
sous son autorité.
• Veille réglementaire et organisationnelle relative au service
• S'informer des évolutions juridiques et réglementaires, en évaluer les impacts
pour l'établissement. Contrôler l'application des règles, procédures, normes et standards.

Organisation / Plan progrès
• Concevoir, préparer, structurer et accompagner les processus de changement, en anticipant leurs conséquences sur les aspects humains, technologiques, financiers, informatiques et de sécurité.
• Identifier et mettre en place les actions de plan progrès
• Définir et mettre en œuvre des actions d’optimisation
o sur l’ensemble de la chaine d’approvisionnement (dématérialisation, processus d’exécution des achats,...).
o en lien avec les services
o en lien avec les cadres de la DAL et des autres directions fonctionnelles
• Etablir, mettre en œuvre et analyser des tableaux de bord notamment dans le domaine de la maitrise des dépenses.
Gestion administrative et budgétaire
• Mettre en œuvre, suivre et contrôler la procédure budgétaire et les impacts financiers qui en découlent, en collaboration avec les acteurs internes et externes dans un contexte pluriannuel.
• Evaluer et proposer un arbitrage de l'opportunité des dépenses
• Elaborer, mettre en place et suivre le plan budgétaire pluriannuel
• Élaboration, mise en place et exploitation de tableaux de bord spécifiques au domaine d'activité
• Apporter conseil et expertise auprès de la Direction, analyser les données et rédiger des notes de synthèses.

 Savoir Faire
o Analyser et optimiser un / des processus
o Analyser, traduire et formuler un besoin utilisateur en études de faisabilité, en solutions, en programmes
o Concevoir et mettre en œuvre des changements organisationnels
o Evaluer les risques internes et externes et mettre en œuvre les éventuelles actions de correction
o Conseiller et orienter les choix d'une personne ou d'un groupe
o Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
o Animer des réunions et des discussions avec des prescripteurs-acheteurs
o Animer et manager des équipes, en environnement hiérarchique et fonctionnel
o Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles
o Argumenter, convaincre un ou plusieurs interlocuteurs (interne et/ou externe), dans son domaine de compétence
o Evaluer les résultats économiques des achats

 Autres compétences requises
o Audit interne, analyse financière
o Connaissances générales en comptabilité et/ou gestion publique
o Règles budgétaires et comptables des marchés publics,
o Droit des marchés publics
o Gestion de projet, Organisation des processus
o Communication, relations interpersonnelles
o Management
o Connaissance des grands principes de la logistique
o Reporting

 Qualités et aptitudes
o Qualités pédagogiques, diplomatie, écoute
o Sens de l’organisation et de la rigueur
o Sens relationnel, esprit d’équipe
o Respect du secret professionnel et discrétion
o Capacités de réflexion face à des cas pratiques

 Compétences requises
De préférence Bac +4/5 avec plusieurs années d’expérience dans un poste similaire.
Connaissance des métiers de la santé du fonctionnement d’un établissement de santé
Recrutement en statut titulaire ou contractuel sur la base d’un grade d’Attaché d’Administration Hospitalière ou d’ingénieur.

 Conditions de travail
Forfait cadre. 38h30 par semaine avec 20 RTT/an

 Contraintes professionnelles
Disponibilité et souplesse horaire pour assurer le suivi des opérations sensibles (à titre d’exemple : clôture comptable).

 Autres spécificités
Déplacements dans les unités de soins avec possibilité de contact avec des patients et des situations de soins.
Déplacements au sein des établissements du GHT

Personne à contacter
HOPITAUX DU LEMAN
Direction des Ressources Humaines
3 avenue de la Dame
CS 20526
74203 THONON LES BAINS
Email : recrutement@ch-hopitauxduleman.fr

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