Offre d'emploi Agent du bureau des entrées - Centre Hospitalier Intercommunal des Vallées de l'Ariège

Offre d'emploi

Offre d'emploi Agent du bureau des entrées - Centre Hospitalier Intercommunal des Vallées de l'Ariège

Annonce déposée le jeudi 12 septembre 2019 à 14h51
Date limite des candidatures : jeudi 31 octobre 2019

Etablissement

Centre Hospitalier Intercommunal des Vallées de l'Ariège
RN 20 / Sortie 9 / Saint-Jean de Verges Adresse postale : BP 90064
09017 Foix

Site géographique de l'offre

CHIVA - Site de Saint Jean de Verges
Rn 20 - Sortie 9 - Saint-Jean de Verges BP 90064 - 09017 FOIX cedex
09107 Saint-Jean de Verges
Visiter le site de l'établissement

Détail de l'offre

Poste proposé
Agent du bureau des entrées
Contrat(s)
CDD
Descriptif

Titre de la fonction : Agent du bureau des entrées

Etablissements : Centre hospitalier des Vallées de l’Ariège

Adresses : Site du CHIVA : Chemin de Barrau – Saint-Jean-de-Verges
Site de Lavelanet : Rue la Soulano – Dr Jean Gauthier – 09300 LAVELANET


Mode de recrutement : CDD avec possibilité de transformation en CDI ou mutation

Responsables hiérarchiques :

Directeur des finances et du dialogue de gestion : Monsieur Olivier OOGHE

Attaché d’administration hospitalière : Monsieur Didier CARLIER
Adjoint des cadres : Madame Natalie MADANI


Relations professionnelles :

- Encadrement et collègues,

- Patients et familles, ambulanciers,

- Visiteurs externes,

- Secrétariats médicaux et cadres de santé des Unités de consultations et d’hospitalisation,

- Agent d’amphithéâtre, Mairie et organismes funéraires,

- Assistantes sociales (internes/externes),

- Etablissements de santé- sociaux ou médico-sociaux,












MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE :


ACCUEIL : Accueillir, renseigner, orienter les patients, les visiteurs (familles, ambulanciers…)

 Informer les visiteurs du numéro de chambre des patients hospitalisés,
 Gérer les appels téléphoniques, orienter les appels ou répondre à la demande de renseignement,
 Orienter les patients ou les visiteurs vers les services d’hospitalisation, de consultations,
 Orienter les visiteurs vers les directions fonctionnelles ou les salles de formation,
 Editer les bulletins de situation ou les documents nécessaires à la prise en charge des soins,
 Effectuer la vente des tickets des prestations en vigueur dans l’établissement,
 Effectuer l’encaissement des soins restant dus par les patients.

ADMISSIONS : recueillir, recenser, tracer, archiver et traiter l’ensemble des informations administratives des dossiers externes ou hospitalisés des patients accueillis sur les différents sites de l’entité juridique pour effectuer une prise en charge conforme aux procédures en vigueur dans l’établissement, notamment relatives

 A l’état-civil du patient (application de la procédure d’identitovigilance) et aux données complémentaires (adresse, numéro de téléphone, adresse, mail, personne à prévenir, médecin traitant) (cf application du guide du questionnement),
 Aux droits assurance maladie obligatoire et complémentaire du patient à la date des soins en utilisant les outils à disposition (CDR et CDR-i),
 Au déclenchement de signalement et des actions spécifiques à mettre en œuvre en l’absence de droit (code gestionnaire spécifique, assistante sociale….),
 A l’encaissement des soins effectués et dont le montant reste dû par le patient.


ETAT CIVIL (Formalités administratives de gestion des décès et des naissances) :

 GESTION DES DECES : vérifier, transmettre, saisir et accueillir
 vérification des documents adressés par les services de soins
 certificat de décès
 autorisation sortie de corps avant mise en bière
 signature et tampon du médecin attestant du décès
 saisie des informations dans le module administratif de convergence
 accueil de la famille ou de la personne prenant en charge l’organisation des obsèques
 transmissions des informations à la Mairie de Saint Jean de Verges
 accueil des agents des pompes funèbres
 lien avec l’agent d’amphithéâtre et les infirmières






 GESTION DES NAISSANCES : vérifier, transmettre, saisir et accueillir
 récupération des attestations des naissances au bloc accouchement
 signature du cahier des naissances pour chaque attestation récupérée
 inscription dans un classeur spécifique et pour chaque naissance :
o numéro de naissance
o IEP, nom et prénom de la maman
o Date de remise de l’attestation de l’agent de la Mairie qui vient sur site tous les jours

 visite dans les chambres des parents pour récupération des documents nécessaires à la Mairie
 livret de famille
 pièces justificatives d’identité
 reconnaissance anticipée si elle a été effectuée
 remise aux parents du document afin qu’ils effectuent le rattachement de leur nouveau-né auprès de leur caisse primaire d’assurance maladie et récupération de ce document
 saisi de l’identification de l’enfant dans le module administratif convergence (dossier de la maman)
 restitution de la Mairie de l’attestation de naissance de la veille qui remet en échange l’acte de naissance
 remise en double exemplaire à la secrétaire de mairie
 validation du registre des naissances


TEMPS DE TRAVAIL

Temps de travail : Poste à 100 %

Population OCTIME : 38h30 – 19 RTT

Rémunération : Selon les statuts de la fonction publique (grade et indice)

Evolution de carrière : Selon les statuts de la fonction publique (grade et indice)


Horaires et jours de présence :

 Du lundi au vendredi :

- Décompte en heures (le nombre de jours à travailler est défini tous les ans par note interne suivant les repos hebdomadaires et les jours fériés)

o Amplitude horaire : 7h30-18h
o Journée de 7h52 (décomptées 7h42)


 Le week-end :
o Journée de 8h (décomptée 8H)





Horaire octime Poste et tâches
BUREAU DES ENTREES HALL PRINCIPAL

ACCUEIL
AGUI (7h30-15h22)
+ 1 poste
lundi et vendredi 8h-12h
mardi et jeudi 14h-18h
mercredi 8h-15h52

Accueil physique et téléphonique
Orientation et renseignements
Edition de documents liés à la venue
Vente des prestations
Envoi prise en charge et AISP
Envoi des demandes d’ALD dans les services
Arrêté de caisse quotidien

GUICHET 1
GUI1 (8h00-15h52)
Récupération quotidienne des caisses au coffre
Création des dossiers externes et des identités nouvelles
Encaissement
Edition de documents liés à la venue
Traitement des données par téléphone (appels internes)
Tâches annexes selon le flux au guichet (bilan, PEC ALD, requêtes)
Remise des caisses au régisseur

GUICHET 2
GUI2 (9h00-16h52)
Création des dossiers externes et des identités nouvelles
Encaissement
Edition de documents liés à la venue
Traitement des données par téléphone (appels internes)
Tâches annexes selon le flux au guichet (bilan, PEC ALD, requêtes)


GUICHET 3
GUI3 (10h00-17h52)

Création des dossiers externes et des identités nouvelles
Encaissement
Edition de documents liés à la venue
Traitement des données par téléphone (appels internes)
Renfort du poste d’état-civil (courriers, saisie des retours de prises en charge, des retours ALD)
Relai du poste ACCUEIL à partir de 15h22 jusqu’à 17h52

GUICHET 4
GUI4 (8h30-16h22)

Création des dossiers externes et des identités nouvelles
Encaissement
Edition de documents liés à la venue
Traitement des données par téléphone (appels internes)
Tâches annexes selon le flux au guichet (bilan, PEC ALD, requêtes)
ETAT-CIVIL
EC (9h00-16h52)
Suivi administratif des déclarations de décès
Liens avec l'agent d'amphithéâtre
Lien avec les unités de soins
Lien avec les IDE de prélèvements d'organes
Lien avec la Mairie de St Jean de Verges
Lien avec les familles et les organismes funéraires
Ouverture et tri du courrier
Saisie et archivage des retours de prises en charge
Saisie et archivage des retours d’ALD
Saisie et archivage des demandes de chambres particulières
BUREAU DES ENTREES HALL MATERNITE/PEDIATRIE
GUICHET 1
GUI1 (8h00-15h52)
GUICHET 2
GUI2 (9h00-16h52)
Ou M16
(8h30-16h22) lorsqu’un seul agent présent
Création des dossiers externes et des identités nouvelles
Etat-civil
Edition de documents liés à la venue
Indication via DxPlanning de l’arrivée du patient pour les secrétariats du secteur
Tâches annexes selon le flux au guichet (bilan, reprise EHPAD…)

Tous les agents Bilan avant et après facturation : tous les gestionnaires contrôlent leurs dossiers

Adaptation et modification des horaires pour assurer la continuité du service.


Tenue : Pas de port de blouse obligatoire mais tenue correcte exigée.


Lieux de travail :

- bureau des entrées central – site de Saint Jean de Verges
- bureau des entrées décentralisé maternité/pédiatrie – site de Saint Jean de Verges






Formation initiale souhaitée :

Baccalauréat

Connaissances :

 Maitrise de la bureautique et notamment de la gestion du travail par boite mail
 Connaissance de la réglementation des admissions et aux décès
 Connaissance du milieu hospitalier


Savoir-faire requis :

 Capacité relationnelle et d’organisation
 Rapidité d’exécution
 Traiter les situations problématiques


Qualités nécessaires :

- Rigueur / Conscience professionnelle et sens du service public
- Discrétion / Secret professionnel
- Bonne expression orale et écrite
- Organisation / Capacité à définir les priorités
- Sens du travail en équipe
- Autonomie
- Sens de l’observation
- Adaptabilité




Adaptabilité aux différents secteurs /

L’agent devra, à terme, être en mesure d’être polyvalent sur l’ensemble des postes du bureau des entrées front et back office.

Adaptabilité aux mutations de l’établissement :
L’agent devra s’adapter aux différentes évolutions demandées par l’établissement (exemple : fusion, multi site, GHT)

Personne à contacter
Secrétariat de la Direction des Ressources Humaines
Centre hospitalier intercommunal des vallées de l'Ariège
BP 90064
09017 FOIX Cedex
Mail : SECRETARIAT-DRH-CHIVA@chi-val-ariege.fr

Retour à la liste Mémoriser cette offre Postuler en ligne
  • Diminuer la taille du texte
  • Augmenter la taille du texte
  • Imprimer
  • Share
  • Rss

Plan d'accès

CHIVA - Site de Saint Jean de Verges

Rn 20 - Sortie 9 - Saint-Jean de Verges
09107 Saint-Jean de Verges
plan d'accès