Offre d'emploi Assistante de direction - AP-HP Groupe hospitalier Sainte Périne - Chardon Lagache - Rossini

Offre d'emploi

Offre d'emploi Assistante de direction - AP-HP Groupe hospitalier Sainte Périne - Chardon Lagache - Rossini

Annonce déposée le lundi 07 octobre 2019 à 15h14

Etablissement

AP-HP Groupe hospitalier Sainte Périne - Chardon Lagache - Rossini
11, rue Chardon Lagache
75781 Paris

Site géographique de l'offre

AP-HP Groupe hospitalier Sainte Périne - Chardon Lagache - Rossini
11, rue Chardon Lagache
75781 Paris

Détail de l'offre

Poste proposé
Assistante de direction
Contrat(s)
CDD;CDI;Détachement;Mutation
Descriptif

STRUCTURE
Localisation du poste : site Sainte-Périne
________________________________________
PRESENTATION SYNTHETIQUE DU GROUPE HOSPITALIER

L’AP-HP est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.
Ses 39 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d’hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile, quel que soit le mode de prise en charge.
Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c’est pour elle à la fois un devoir et une fierté.
L’AP-HP est le premier employeur d’Ile de-France : 100 000 personnes – médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers – y travaillent. http://www.aphp.fr.

Dans le cadre de la « Nouvelle AP-HP », de nouveaux groupes hospitaliers mieux articulés avec les universités et leur territoire ont été mis en place. A compter du 1er juillet 2019, un nouveau hospitalier Paris Saclay réunit les actuels hôpitaux universitaires Paris Île-de-de-France Ouest et les hôpitaux universitaires Paris-Sud, en lien avec l’Université Paris Sud et l’Université Saint Quentin en Yvelines. Il travaillera aussi en étroite collaboration avec le Groupe hospitalier universitaire Henri-Mondor, qui a vocation à être associé à son projet stratégique et médical.

Les Hôpitaux universitaires Paris Ile-de-France Ouest se composent des sites d’Ambroise-Paré (Boulogne-Billancourt), Raymond-Poincaré (Garches), Berck-sur-Mer (Berck, Nord-Pas-de-Calais) et Sainte-Périne (Paris XVIème).
Les Hôpitaux universitaires Paris Sud se composent des sites Bicêtre (Le Kremlin Bicêtre), Paul Brousse (Villejuif), et Antoine Béclère (Clamart).
Le groupe hospitalier Paris Saclay rassemble plus de 13000 professionnels et représente un budget de 1,2 milliard d’euros, dont 51,9 M€ d’investissement. Il est un acteur majeur de la recherche clinique et de l’innovation.

Le Groupe Hospitalier comprendra 15 DMU :
1 - Médecine, territoires, gériatrie
2- Santé des femmes et des nouveau-nés
3- Maladies de l'enfant
4- Maladie du Cœur et des Vaisseaux
5- Thorinno
6- Maladies et oncologie digestives - nutrition - transplantations
7- Métabolisme Immunités Inflammations Cancer - Urgences
8- Neuro-locomoteur et handicaps
9- Neurosciences
10- Orthopédie
11 - Santé mentale, psychiatrie, addictologie
12- Anesthésie - réanimation - douleur
13 - Santé publique, information médicale et appui à la recherche clinique
14- Imagerie, médecine nucléaire-pathologie
15- Biologie-génétique- PUI

POLE
Administratif – Logistiques - Techniques

SERVICE
PRESENTATION
________________________________________
COMPOSITION DE L’EQUIPE DE LA DIRECTION QUALITE
- 1 Directeur de la Qualité - Gestion des Risques Droits des Patients
- 1 Adjointe au directeur de la Qualité - Gestion des Risques Droits des Patients
- 3 Gestionnaires des risques GH
- 6 responsables qualité
- 8 chargés de relations avec les usagers
- 3 assistantes sur le secteur droit des patients
- 2 assistantes de direction

COMPOSITION DE L’EQUIPE DE LA DIRECTION DES SOINS DE SAINTE PERINE
- 1 Directeur des soins
- 1 cadre expert en soins
- 1 cadre supérieur en charge de l’intérim
- 1 cadre expert hygiéniste
- 1 infirmière référente dossier de soins orbis

LIAISONS
HIERARCHIQUE DIRECTE GH
- Le Directeur Qualité – Gestion des Risques – Droits des Patients
- Le Directeur des Soins de l’hôpital Sainte-Périne

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FONCTIONNELLES
- L’Adjointe au Directeur Qualité Gestion des Risques
- La directrice du site de Sainte-Périne
- L’équipe de la direction des soins
- Les chargées de relations avec les usagers
- L’équipe qualité – gestion des risques
- L’Equipe de direction et leurs secrétariats au sein du GH

ACTIVITES

Mission générale :
Assurer le secrétariat des 2 directions (Direction Qualité Gestion des Risques Droits des patients et Direction des soins)
- Organiser pour les responsables hiérarchiques et / ou pour les équipes : la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées aux services ou au suivi des dossiers.
- Assurer l’interface entre les équipes
- Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions, commandes).

Activités :
- Organiser les agendas des directeurs (prise de rendez-vous, gestion des agendas, envoi des ordres du jour)
- Apporter un soutien logistique aux membres des deux équipes de direction
- Accueillir physiquement les professionnels ou des usagers.
- Organiser les réunions : envoi de l’ordre du jour, réservation et préparation de la salle, suivi des listes d’émargement.
- Gérer les fournitures du service et matériels de bureau (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)
- Organiser visites, conférences, événements, commissions spécialisées
- Prendre des notes, frappe et mise en forme des documents
- Assurer la rédaction de comptes rendus de réunions
- Réceptionner, traiter et orienter les appels et messages téléphoniques.
- Réceptionner et traiter les appels téléphoniques et/ou messages électroniques des autres membres de l’équipe en cas de besoin.
- Reproduire et diffuser des documents, des dossiers
- Traiter et mettre en forme des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

Missions spécifiques :
- Participer à la réception et l’enregistrement des demandes des usagers lors des périodes de congés pour certains sites
- Assurer une permanence du secrétariat de la direction du site de Sainte-Périne lors des congés de la secrétaire.

- SAVOIR FAIRE REQUIS

- S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Organiser et gérer son temps
- Anticiper les problématiques, esprit d’initiative et esprit d’équipe
- Discrétion professionnelle et loyauté
- Maîtriser la rédaction des procès-verbaux et des comptes rendus
- Maîtriser les logiciels informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook (messagerie et calendrier)
- Adapter son mode de communication à ses interlocuteurs
- Travailler en équipe dans des organisations complexes
- Capacité d’adaptation
- Sens de l’organisation
- Discrétion professionnelle
- Sens des priorités


QUOTITE DE TRAVAIL
100%

HORAIRES DE TRAVAIL
Du lundi au vendredi de 9h00 à 16h36



COMPETENCES REQUISES

QUALITES REQUISES

• Respect de la hiérarchie
• Rigueur et méthode dans le suivi des actions
• Pédagogie, diplomatie, sens du relationnel
• Esprit de synthèse
• Esprit d’équipe


CONNAISSANCES ASSOCIEES

Description Niveau de connaissance
Accueil téléphonique Connaissances générales
Bureautique Connaissances opérationnelles
Classement et archivistique Connaissances générales
Communication / relations interpersonnelles Connaissances générales
Droit hospitalier Connaissances générales
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement Connaissances générales ou opérationnelles
Secrétariat Connaissances opérationnelles

Connaissances générales : Connaissances générales propres à un champ. L'étendue des connaissances concernées est limitée à des faits et des idées principales. Connaissances des notions de base, des principaux termes. Savoirs le plus souvent fragmentaires et peu contextualisés. Durée d'acquisition courte de quelques semaines maximum.
Connaissances opérationnelles : Connaissances détaillées, pratiques et théoriques, d'un champ ou d'un domaine particulier incluant la connaissance des processus, des techniques et procédés, des matériaux, des instruments, de l'équipement, de la terminologie et de quelques idées théoriques. Ces connaissances sont contextualisées. Durée d'acquisition de quelques mois à un / deux ans.

PRE-REQUIS

Secrétariat et gestion administrative
Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)
Concours APHP AMA

GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS

FORMATIONS A LA SECURITE ET A LA SANTE LIEES AU TRAVAIL
Sécurité incendie


GESTION INDIVIDUELLE DES EXPOSITIONS AUX RISQUES PROFESSIONNELS

Travail sur écran
Directions localisées dans le même bâtiment (sur le site de Sainte-Perine) mais à deux étages différents

Personne à contacter
Mme Catherine TARDY


Mme Christine BARGIELA
Courriel : christine.bargiela@aphp.fr
Email : catherine.tardy2@aphp.fr

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