Offre d'emploi ADJOINT ADMINISTRATIF HOSPITALIER - INTENDANT IFSI/IFAS 100% - Centre hospitalier Guillaume Régnier

Offre d'emploi

Offre d'emploi ADJOINT ADMINISTRATIF HOSPITALIER - INTENDANT IFSI/IFAS 100% - Centre hospitalier Guillaume Régnier

Annonce déposée le mardi 03 décembre 2019 à 16h55

Etablissement

Centre hospitalier Guillaume Régnier
108 avenue du General Leclerc BP 60321
35703 Rennes

Site géographique de l'offre

Centre hospitalier Guillaume Régnier
108 AVENUE DU GENERAL LECLERC BP 60321
35703 RENNES

Détail de l'offre

Poste proposé
ADJOINT ADMINISTRATIF HOSPITALIER - INTENDANT IFSI/IFAS 100%
Contrat(s)
CDD;Mutation
Descriptif

ENVIRONNEMENT DU POSTE :

L’Institut de Formation en Soins Infirmiers et d’Aides-Soignants du Centre Hospitalier Guillaume Régnier de Rennes se donne pour mission de former ; pour demain, des professionnels de santé compétents afin de répondre aux besoins de santé des personnes, des groupes et de s’adapter aux évolutions des pratiques soignantes et des structures de soins.

Il a pour mission :
 D’assurer la formation initiale des étudiants infirmiers et élèves aides-soignants
 De participer à la formation continue et d’adaptation à l’emploi
 De contribuer à la documentation et à la recherche en soins infirmiers.

MISSIONS DU POSTE :
L’adjoint administratif – Intendant assure son exercice dans les domaines suivants :

 Mission d’accueil du public, des étudiants, des intervenants et des prestataires du CHGR (services, …) et externe (sociétés extérieures, livraisons, …).
 Mission de gestion logistique opérationnelle : maintenance quotidienne, matériel, équipement, lingerie, propreté du bâtiment et inventaire, suivi et réception des commandes
 Missions administratives : assistance aux secrétariats pédagogiques IFSI et IFAS, gestion de dossiers, rédaction de projets, de procédures.


LIAISONS HIÉRARCHIQUES ET FONCTIONNELLES :

 Hiérarchiques :
L’agent exerce son activité sous l’autorité hiérarchique de l’Adjoint des Cadres Hospitalier chargé de l’organisation du service administratif et sous la responsabilité du Directeur de l’IFSI/IFAS du CHGR.
 Fonctionnelles :
L’agent collabore avec l’ensemble de l’équipe de l’IFSI/IFAS : Cadre supérieur de Santé / Formateurs / Secrétariat / Documentaliste / Technicien numérique.
Il collabore également avec les autres directions fonctionnelles et plus particulièrement avec la DRH, la DSE, la DPT/Travaux, la DPT/Sécurité incendie, la DAFSI, la lingerie, le service cours et jardins, le garage, le service transports, les cuisines, le magasin général, et le magasin alimentation.



LES ACTIVITÉS :

Accueil et assistance au quotidien :
 Ouverture de l’institut et vérification de bon fonctionnement
 Accueil du public
 Préparation des réunions, conférences, instances : copies, temps d’accueil (café, buffet)
 Organisation et surveillance des épreuves (concours, examens)
 Participation aux permanences téléphoniques si besoin
 Organisation et participation aux temps forts : portes-ouvertes, pré-rentrée, remise de diplômes.
 Chargée de contrôler la bonne tenue de la salle de pause
 Chargée de contrôler la bonne tenue de la cafeteria des étudiants
 Chargée de maintenir la qualité de l’environnement de travail de l’institut (plantes, fleurs, mobilier, déco, pendules, etc…)

Gestion logistique :
En lien avec DSE
 Commande, préparation, réception, réalisation, des matériels de pré-rentrée (portfolios, cartes étudiantes, référentiels, fournitures médicales et pédagogiques).
 Commande, réception des besoins divers (commande mobilière, petit matériel…).
 Commande mensuelle en fournitures, papeteries et drogueries.
 Rangement de la commande mensuelle.
 Gestion des stocks papeterie/alimentaire/droguerie/eau/fournitures.
 Rangement – inventaire du mobilier et du matériel (n° d’inventaire).
 Suivi, inventaire et gestion des tenues professionnelles.
 Permanence hebdomadaire pour la distribution et la mise au sale des tenues professionnelles
 Organisation et suivi du circuit propre/sale.
 Suivi et contrôle de la propreté du bâtiment.
 Lien direct avec le prestataire de ménage et avec les services du CHGR dans la cadre de ses missions.
 Suivi et demande d’entretien des fontaines à eau.
 Suivi des circuits des ordures ménagères.
 Contrôle de l’état de bon fonctionnement du véhicule de service et gestion du carburant.
 Contrôle et gestion des copieurs (en lien avec le technicien numérique).
 Coursier : déplacement pour petits achats auprès des fournisseurs, transports ponctuels vers les tutelles ARS/Conseil Régional/DRJSCS/CHU, vers le CHGR (magasin/alimentation/fournitures/blanchisserie/pharmacie/…).
En lien avec DPT
 Organisation et suivi des plannings de travaux.
 Identification des pannes d’incidents techniques et demande d’intervention des services techniques ou société extérieurs concernés.
 Application des procédures : incendie.
En lien avec DRH
 Dossier paiement des intervenants : Création de dossiers individuels / immatriculation des intervenants sur le logiciel RH, établissement des états justificatifs de paiements, mise en paiement sur le logiciel RH, transmission des documents à la clôture de paie, dématérialisation. Contrôle mensuel de la paie (lien DRH/Service paie/Trésorerie).

Activités administratives :
 Dossier taxe d’apprentissage : mise à jour base de données, campagne, exploitation des retours, participation à la budgétisation avec ACH, remerciements, régisseur secondaire.
 Dossier travaux : recensement des besoins, des demandes, rédaction des fiches projets, devis, participation à la budgétisation avec ACH. Suivi des interventions, organisation du planning et réception des travaux.
 Dossier portes ouvertes : mailing invitation, flyers, commandes, affichage.
 Dossier alarme : suivi des rapports d’alarme du site.
 Assistance aux secrétariats pédagogiques IFSI et IFAS (concours et sélections, mise sous pli, contrôle des notes).
 Assistance à l’équipe pédagogique : photocopie des cours magistraux, organisation des évaluations, gestion des besoins.
 Gestion des salles, réservation (binôme secrétariat)
 Enregistrement des plannings de semestres sur Forméis.
 Secrétariat formateur responsable du matériel : commande, renouvellement, contact SAV.


CARACTERISTIQUES DU POSTE :

 Du lundi au vendredi
 Horaires : 7h30 par jour de travail + 45 mn repas
 Horaires actuels : 7h30 – 15h45 ou 7h45 – 16h00 (repas 45 mn)
 Disponibilité et adaptation horaire au regard des besoins ponctuels (concours, portes ouvertes, ...).


EXIGENCES REQUISES PAR LE POSTE :

 Aptitudes physiques au port de charge (tables de cours, réception de commandes).
 Permis B
 Polyvalence des activités
 Activité temps plein


COMPETENCES ACQUISES OU ATTENDUES :

 Sens de l’organisation et capacité à proposer des organisations efficientes.
 Savoir prioriser les tâches en fonction du contexte et des urgences.
 Qualités relationnelles : sens de l’accueil, disponibilité, lien avec les directions fonctionnelles.
 Maitrise de logiciels bureautiques : WORD, Excel, Power Point, REFERENCE, Intranet, FORMEIS.
 Utilisation du double écran.
 Qualité rédactionnelle : rédaction de comptes rendus, de projets, de procédures et communication interne et externe.
 Capacité à prendre des initiatives en accord avec l’ACH et le Directeur.
 Savoir rendre compte de son activité.
 Faire preuve de discrétion et de confidentialité
 Méthodologie de classement.

Personne à contacter
Mr BRANDILY - Directeur IFSI
Email : drh.rcr@ch-guillaumeregnier.fr

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