Offre d'emploi ASSISTANT DE FORMATION H/F - Centre Hospitalier Universitaire

Offre d'emploi

Offre d'emploi ASSISTANT DE FORMATION H/F - Centre Hospitalier Universitaire

Annonce déposée le jeudi 03 octobre 2019 à 11h28

Etablissement

Centre Hospitalier Universitaire
4, rue Larrey
49933 Angers

Site géographique de l'offre

CHU
4 rue Larrey
49933 Angers

Détail de l'offre

Poste proposé
ASSISTANT DE FORMATION H/F
Contrat(s)
CDD;CDI;Détachement;Mutation
Descriptif

Le Centre Hospitalier Universitaire d’Angers recrute un(e) assistant(e) pour le service formation de la Direction du développement des compétences et des parcours professionnels (Pôle politique sociale) à temps plein.
Le poste est vacant et à pourvoir à compter du 2 Janvier 2020.

Au sein d’une équipe de 4 personnes et sous la responsabilité de la responsable de la formation, vous serez chargé(e) de la gestion d’un portefeuille de pôles cliniques dont vous assurerez la gestion des demandes individuelles ainsi que le suivi des projets spécifiques. Vous participerez à la construction du plan de formation (recensement des besoins) et au processus de gestion et d’accueil des stagiaires. Enfin, vous aurez un rôle de conseil et d’accompagnement des dispositifs de formation aux professionnels de l’établissement.

Cette offre est ouverte aux profils débutant/junior de formation supérieure (Bac+ 2, +3)
dans le domaine des ressources humaines ou aux candidats ayant une expérience confirmée dans le domaine de la formation professionnelle.

LE PROFIL DE POSTE
1. LE GRADE
- Adjoint administratif

2. LE(S) LIEU(X) D’EXERCICE
- Direction des Ressources Humaines, bâtiment de la Direction Générale

3. LE(S) LIEN(S) HIERARCHIQUE(S)
- Directeur des Ressources Humaines
- Directeur Adjoint des Ressources Humaines
- Responsable de la formation professionnelle continue
- Adjoint des cadres

4. LE LIEN FONCTIONNEL
- Ensemble des équipes de la Direction du Pôle Politique sociale
- l’équipe du CFPS
- Ensemble des Directions fonctionnelles et Direction Générale
- Cadres supérieurs de santé
- Cadres de santé
- conseiller (e) en gestion de fonds ANFH

5. LES REFERENCES
- Référence métier : Gestionnaire ressources humaines spécificité assistante de formation – Répertoire des métiers de la Fonction Publique Hospitalière (code Métier 45F70)

6. LES CONDITIONS DE TRAVAIL ET LE CONTEXTE D’EXERCICE
- Poste temps plein
- Temps de travail moyen de 7h30 par jour

7. LES MISSIONS ET ACTIVITES

7-1 Gestion administrative du recensement des besoins en formation et participation à la création du Plan de formation de l’année N+1

- Réception des demandes individuelles
- Vérification de la pertinence des données
- Tri des demandes en fonction
1- des portefeuilles de Pôles des assistantes de formation
2- des mois délégués aux assistantes de formation

- Création des dossiers en fonction d’un tableau de suivi (excel)
- Constitution des groupes (gesform)
- Convocation des agents : édition du courrier de proposition de date
- Suivi des inscriptions et/ou des annulations
7-1-1 Participation à la préparation des commissions de formation

- Préparation du dossier 15 jours avant la date de commission (tableau de suivi mensuel)
- Envoi des documents préparatoires aux OS


7-2 Assurer la mise en place d’une formation interne

7-2-1 Gestion des salles de formation
- vérification du matériel (informatique, carte d’accès, supports documentaires, cartes de self)
- anticiper les demandes spécifiques à la mise en place d’une formation (matériel utilisé pour la prévention des TMS, lingerie…)

7-2-2 Accueil du public
- assurer la bonne lisibilité des informations (tableau d’accueil, entrée des salles)
- orienter et informer les apprenants

7-2-3 Accueil des formateurs
- informer/ rappeler les règles de gestion d’une formation : remettre la liste d'émargement, les recueils d'opinion, la clé de la salle, (si formateur interne : le relevé d’heures)
- informer les formateurs du règlement intérieur

7-3 Assurer le suivi à l’issue de la formation

- réceptionner la liste d’émargement
- mise en concordance des éléments (gesform) et dans le tableau de suivi mensuel
- gestion de la facture/ suivi du solde (gesform)
- alimentation du tableau de suivi du paiement des heures des formateurs
- analyse des questionnaires d’évaluation


7-4 Assurer des permanences d’accueil au sein du service formation (roulement par demi-journée)

- Gestion des appels téléphoniques
- Gestion de l’accueil physique : remise de carte de self, remise des conventions de stage, renseignements liés au Plan de formation…réponse aux professionnels
- Transmission des demandes aux membres de l’équipe de la formation en charge de dossiers spécifiques : demande individuelle, bilan de compétences, études promotionnelles, CFP…


7-5 Gestion des demandes individuelles HORS CHU

A la suite de la commission de formation du Plan (octobre) mise en œuvre des actions validées :
Inscription des agents auprès des organismes (par téléphone, courrier, courriel)
Création et suivi de la demande par le biais du logiciel Gesform
Edition des autorisations d’absence et des états de frais pour les remboursements éventuels à l’issue de la formation
Edition des courriers d’accord de prise en charge auprès des organismes
Gestion de la convention avec l’organisme (mise en signature)
Suivi budgétaire sur un tableau de bord (excel)
Transmission du suivi régulier au cadre supérieur de santé de Pôle
Gestion des frais pédagogiques (solde de la facture organisme) et de déplacement de l’agent en lien avec Gesform et l’ANFH
Gestion des avances de frais à la demande des agents en lien avec Gesform et l’ANFH si demande de l’agent

7-6 Gestion des demandes universitaires

A la suite de la commission de formation consacrée aux demandes universitaires (juin), mise en œuvre des actions validées :
Réception des inscriptions auprès des universités
Création et suivi de la demande par le biais du logiciel Gesform
Edition des autorisations d’absence et des états de frais pour les remboursements éventuels à l’issue de la formation
Edition des courriers d’accord de prise en charge auprès des universités
Suivi budgétaire sur un tableau de bord (excel)
Transmission du suivi régulier au cadre supérieur de santé de Pôle
Gestion des frais pédagogiques (solde de la facture organisme) et de déplacement de l’agent en lien avec Gesform et l’ANFH
Gestion des avances de frais à la demande des agents en lien avec Gesform et l’ANFH

7-7 Gestion des enveloppes de Pôle

7-5-1 Réception des demandes congrès

Inscription des agents sur les plateformes dédiées ou auprès des organismes (par téléphone, courrier, courriel)
Création et suivi de la demande par le biais du logiciel Gesform
Edition des autorisations d’absence et des états de frais pour les remboursements éventuels à l’issue de la formation
Edition des courriers d’accord de prise en charge auprès des organismes
Suivi budgétaire sur un tableau de bord (excel)
Transmission du suivi régulier au cadre supérieur de santé de Pôle
Gestion des frais pédagogiques (solde de la facture organisme) et de déplacement de l’agent en lien avec Gesform et l’ANFH
Gestion des avances de frais à la demande des agents en lien avec Gesform et l’ANFH

7-5-2 Gestion des projets de Pôle

Enregistrement des projets de Pôle à l’issue du recensement et de la validation du Plan de formation
Gestion des formations au sein des Pôles : réception de la fiche pédagogique, de la liste d’émargement en fonction des actions (soit réalisées en interne soit avec un prestataire extérieur)
Création de l’action par le biais le logiciel Gesform
Suivi budgétaire sur un tableau de bord (excel)
Transmission du suivi régulier au cadre supérieur de santé de Pôle

7-8 Gestion des stages (d’une ou plusieurs filières de formation)

Réception des demandes : analyse de la demande,
Tri et envoi pour avis aux référents identifiés par filière
Réponse aux demandeurs en fonction des retours

7-9 Gestion d’un dispositif d’accompagnement individuel ou d’un type de formation spécifique (type, VAE, FAE, Préparation aux concours…)

Conseil et accompagnement individualisé des professionnels
Suivi de la procédure d’accompagnement en lien avec le responsable de la formation

8. LES COMPETENCES

- Analyser, traduire et formuler un besoin utilisateur en étude de faisabilité, en solutions, en programmes
- utiliser des outils de pilotage
- Evaluer une prestation, un projet, une solution
- Communiquer efficacement afin d’assurer le partage de l’information avec l’ensemble des services de la DRH et des professionnels de l’établissement.

9. LES EXIGENCES PARTICULIERES DU POSTE
- Appétence aux missions d’accueil
- Rigueur et organisation
- Capacité d'adaptation, réactivité
- Capacité à travailler en équipe,
- Maîtriser les outils bureautiques, logiciels métier
- Une formation RH et une expérience professionnelle dans le domaine de la Formation professionnelle continue sont un plus

Personne à contacter
Merci d'adresser votre candidature (Lettre de motivation et CV) à:
- Monsieur le Directeur du pôle politique social : par mail : DRH@chu-angers.fr

Pour obtenir des informations complémentaires au profil de poste, vous pouvez contacter Madame LASOCKI Stéphanie, Responsable de la formation (02.41.35.41.79 ou secrétariat : 02.41.35.43.29) )

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