Offre d'emploi Secrétaire médicale HDJ pédiatrique - Centre Hospitalier Intercommunal de Créteil

Offre d'emploi

Offre d'emploi Secrétaire médicale HDJ pédiatrique - Centre Hospitalier Intercommunal de Créteil

Annonce déposée le mercredi 09 octobre 2019 à 16h55

Etablissement

Centre Hospitalier Intercommunal de Créteil
40, avenue de Verdun
94010 Créteil

Photo de Centre Hospitalier Intercommunal de Créteil

Site géographique de l'offre

Centre Hospitalier Intercommunal de Créteil
40, avenue de Verdun
94010 Créteil

Détail de l'offre

Poste proposé
Secrétaire médicale HDJ pédiatrique
Contrat(s)
CDD
Descriptif

IDENTIFICATION DU POSTE
Métier : Secrétaire médicale HDJ pédiatrique
Grade : Assistante Médico-administrative Catégorie : B
POLE PFEA Rédaction : 25/02/2014 révision le 09/10/2019
POSITION DANS LA STRUCTURE
Liaisons hiérarchiques
Le cadre supérieur de pôle PFEA
Le cadre de santé de l’unité
Liaisons fonctionnelles
Internes :
 L’ensemble des équipes paramédicales et médicales de l’unité, du secteur, du pôle
 La consultation de pédiatrie
 Les services administratifs, économiques, logistiques et médico-techniques
Externes :
Les familles, les prestataires d’ambulances, les correspondants de ville et des autres établissements

PRESENTATION DE LA STRUCTURE ET DE L'EQUIPE
Présentation de la structure et de l'équipe
L’HDJ est intégré au sein du pôle Périnatalité-Femme-Enfants et Adolescents (PFEA).
Il est situé au 1er étage du bâtiment G
Il accueille 9 patients par jour
L’équipe est constituée de pédiatres, infirmières, puéricultrices, aides-soignantes, infirmières programmatrices, éducatrice de jeune enfant, psychologue, secrétaires
Le projet de service est inscrit dans le projet du pôle et dans le projet d’établissement.

La typologie des patients
Typologie des prises en charges
 Prise en charge des traitements protocolisés dans le cadre de pathologies chroniques (drépanocytoses, thalassémie…)
 Bilans divers (pneumo-allergologiques, retard staturo-pondéraux…) et de maladies chroniques (drépanocytose, mucoviscidose…)
 TPO (test de provocation orale) consistant en une réintroduction médicamenteuse et/ou alimentaire
 Examens radiologiques (scanner…), explorations (fibroscopies bronchiques, digestives…) tests divers…

LES VALEURS portées par L’EQUIPE

 La motivation : implication personnelle, savoir-faire, savoir-être. Savoir évoluer et s’enrichir au contact de son équipe, faire preuve d’enthousiasme.
 La disponibilité : connaître les attentes institutionnelles, ses ressources. Accepter la polyvalence
 La responsabilité : assurer des prestations efficaces, en toute sécurité, en se référant à notre éthique professionnelle. S’informer sur l’évolution des techniques, faire preuve de vigilance sur les protocoles, les soins et le secret professionnel. Assurer la continuité du service au public
.




INTEGRATION ET FORMATIONS

Le ou la nouvel(l) e professionnel(l) e bénéficiera :
 De la présentation d’un guide d’intégration spécifique
 d’une période d’intégration avec la définition d’un parcours personnalisé par une AMA de l’unité, référente pour le nouvel agent.

 Des formations nécessaires à la réalisation des missions confiées, organisées dans les 3 à 6 mois suivant l’intégration (Logiciels : ORBIS, JIM, BLOQUAL, Virtual archives, e.learning, identitovigilance,…)

HORAIRES DE TRAVAIL
 Les horaires sont variables et sont basés sur 37 h 30 hebdomadaires du lundi au vendredi
amplitude de travail en 7h30.

ACTIVITES

MISSIONS PERMANENTES :
Traitement des courriers, des dossiers et des documents médicaux
 Enregistrement, tri, diffusion et archivage
 Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers
 Prise de notes et rédaction de compte-rendu
 Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, compte-rendu médicaux de consultation, d’hospitalisation
o utiliser les outils bureautiques (traitement de texte : Word, tableur : Excel, logiciel de présentation : PowerPoint)
 Classement et archivage des dossiers médicaux
o définir et réaliser un plan de classement
o récupérer et classer les examens réalisés pendant l’hospitalisation
o numériser les documents patients sur le DPUN.
 Préparation et suivi de dossiers
o organiser et prioriser les activités de secrétariat
o les hiérarchiser
o consulter la planification des rendez vous de consultation
o préparer les dossiers médicaux pour les consultations programmées
o préparer la trame des comptes-rendus de consultation
 Reproduction de documents
 Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage)

Appels et messages téléphoniques
 Réception, traitement et orientation
o filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques
o prendre des notes rapidement
o renseigner les interlocuteurs
 Planification des rendez-vous des patients
Accueil
 Accueil physique et prise en charge des usagers
o s’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés
o traiter des situations conflictuelles
o faire preuve d’écoute et de courtoisie
 Accueil téléphonique
 Planification des rendez-vous des patients
 Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
Gestion administrative
 Utiliser internet/intranet pour
o communiquer avec des interlocuteurs
o ou réaliser des recherches documentaires ou de thésaurus
Logistique
 Prise des rendez-vous, tenue des agendas et des plannings d’activité, réservation des salles
 Organisation des réunions internes et gestion des salles de réunion
 Prise de notes et rédaction de compte-rendus

Matériel de bureau
 Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax)


MISSIONS SPECIFIQUES, PONCTUELLES ET TRANSVERSALES
Accueil et encadrement des nouveaux personnels, des stagiaires et des personnels placés sous sa responsabilité
 Elle participe à l’encadrement des nouveaux agents et en assure le tutorat.
Coordination et organisation des activités concernant un patient
 Elle gère son stress face à la pression des patients et des accompagnants, et des équipes
 Elle entretient une bonne collaboration avec l'ensemble des acteurs.
 Elle participe aux réunions de service, du pôle
Participation aux projets et aux groupes institutionnels – Réalisation du projet professionnel
 Elle réalise ses objectifs annuels, posés avec le cadre lors de l’entretien professionnel
 Elle participe à l’évaluation de la tenue du dossier patient
 Elle participe aux différents groupes de travail institutionnels :



COMPETENCES
SAVOIR FAIRE REQUIS EN LIEN AVEC LE DIPLOME
 Connaissances générales sur les logiciels de bureautique.
 Connaissances de base sur les termes d’anatomie et de pathologie pour comprendre et user de la terminologie médicale.
 Connaissances générales sur la drépanocytose
 Bonne maîtrise de l’expression écrite (orthographe, conjugaison, vocabulaire) et orale.


Savoir gérer son temps
 Gérer plusieurs appels en même temps, recevoir des consignes de plusieurs personnes à la fois.
 Savoir s'organiser pour utiliser au mieux les moyens disponibles en cas de pic d'activité.
 Savoir prendre des initiatives à bon escient.
 Prioriser l'urgence.
CONNAISSANCES ASSOCIEES
 La loi HPST : l’organisation des pôles.
 Les droits du patient hospitalisé : la charte du patient hospitalisé ; la personne de confiance ; la personne à prévenir ; la loi Léonetti.
 Utilisation de l’outil informatique et des logiciels - HEXAGONE - ORBIS ( gestion des rendez-vous, dossier patient informatisé) – URQUAL- JIM (archivage des dossiers) – COSWIN - Kaliweb - Hémo service – Copilote Web – e- learning.

QUALITES REQUISES ET COMPORTEMENT
 Être méthodique et bien organisé dans l'espace et dans le temps
 Etre respectueux des personnes confiées.
 Etre capable de travailler avec autonomie dans le cadre d'une équipe.
 Faire preuve de tact (personnes impatientes, inquiètes)
 Savoir respecter le secret professionnel tout en restant accueillant aux interlocuteurs.
 Faire preuve d’une grande discrétion sur l’ensemble des informations recueillies auprès du patient.
PREREQUIS
Formation de secrétaire.

SPECIFICITE DU POSTE
 S’engager à réaliser l’évaluation permanente de ses pratiques professionnelles et suivre des actions de formation (DIF).
 Respecter le devoir de discrétion et de réserve de la fonction publique (loi du 13 juillet 1983).
 Respecter la laïcité à l'hôpital (circulaire du 02 février 2005).
 Assurer la polyvalence sur le service de pédiatrie
EXPERIENCE CONSEILLEE
Expérience en secrétariat médical


RISQUES PROFESSIONNELS
Contraintes organisationnelles :
 Assurer une polyvalence sur les secteurs de pédiatrie
Contraintes relationnelles :
 Relations inter services, relation au malade et à son entourage.
 Gestion de l’état émotionnel des patients et des familles
Contraintes posturales :
 Troubles musculo-squelettiques liés à la position assise.
Mesures systématiques de prévention
 Formations proposées en lien avec les risques : ergonomie

Personne à contacter
Candidature UNIQUEMENT par mail : pascale.gatier@chicreteil.fr

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