Offre d'emploi Assistande de direction - AP-HP Hôpital Saint-Antoine

Offre d'emploi

Offre d'emploi Assistande de direction - AP-HP Hôpital Saint-Antoine

Annonce déposée le jeudi 10 octobre 2019 à 16h55
Date limite des candidatures : mercredi 01 janvier 2020

Etablissement

AP-HP Hôpital Saint-Antoine
184, rue du Fbg Saint-Antoine
75571 Paris

Site géographique de l'offre

Hôpital Hôpital Saint Antoine
184, rue du Fbg Saint-Antoine
75571 Paris
Visiter le site de l'établissement

Détail de l'offre

Poste proposé
Assistande de direction
Contrat(s)
Mutation
Descriptif

Présentation du Groupe Hospitalier
La Direction des Ressources Humaines et de l’Attractivité rassemble sept hôpitaux, dont Saint-Antoine, Trousseau et Rothschild, Tenon, La Pitié Salpêtrière, Charles Foix et un établissement spécialisé de SSR à La Roche-Guyon.

Position dans la structure
Liaisons hiérarchiques :
Directrice des Ressources Humaines
Directeurs adjoints au DRH
Chef du Personnel
Adjointe au Chef du Personnel et responsable paie-gestion
Liaisons fonctionnelles :
Les Directeurs fonctionnels et Directeurs des sites et Direction des Soins du GH
L’ensemble de l’encadrement
La médecine du travail
Les organisations syndicales
Les directions du Siège, et notamment la Direction des Ressources Humaines

Présentation de la structure et de l'équipe :
La DRH regroupe plusieurs secteurs d’activité :
La gestion individuelle et collective représentée sur chaque site du GH et animée par un chef du personnel ;
La politique sociale ;
Le développement RH et mobilités ;
Les relations sociales ;
Le budget RH et contrôle de gestion ;
Les conditions de travail et prévention des risques ;
Le service de santé au travail

MISSIONS GENERALES :
Assiste le Chef du Personnel afin d'optimiser la gestion de son activité (gestion de planning, communication, préparation de réunions, accueil, écoute...).
Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la DRH.
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers transversaux

Missions permanentes
Organiser les rendez-vous, gérer l’agenda du Chef du Personnel
Recevoir et traiter les appels téléphoniques, gérer les accueils physiques
Effectuer le traitement du courrier et la gestion des messages électroniques
Préparer, planifier et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, CR réunions...)
Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les comptes rendus de réunion, etc. (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
Missions spécifiques :
Instruire et suivre des dossiers des mouvements du personnel (constitution des dossiers de mutations, détachements, congés parentaux, disponibilités), mise à jour de fichiers de suivi du personnel
Préparer les dossiers présentés en Commission Administrative Paritaire
Actualiser les informations professionnelles et réglementaires et procéder à l'archivage, au classement des documents
Réaliser le suivi administratif de dossiers RH spécifiques
Gestion des demandes d’interventions techniques (SAP – GESBON) et des demandes d’approvisionnement (SAP)

COMPETENCES
Veille documentaire
Eléments de base en droit du travail et droit de la fonction publique hospitalière
Utilisation d'outils bureautiques (traitement de texte, tableur, powerpoint...)
Techniques de secrétariat
Méthodes de classement et d'archivage
Modalités d'accueil
Techniques de prise de notes
Normes rédactionnelles
Techniques de gestion administrative
Connaissances associées
Accueillir et orienter les professionnels
Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
Anticiper, gérer les priorités et les urgences
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
Savoir communiquer et s'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)
Disposer d’une solide expérience (références souhaitées)
Détenir de réelles qualités en matière d’organisation
Faire preuve de discrétion,
Faire preuve de capacité d’initiative,
Une certaine disponibilité et un engagement sont demandés sur ce poste.

EXPERIENCE CONSEILLEE
Secrétariat et gestion administrative
Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)

Conditions

(Pour postuler à cette offre vous devez être fonctionnaire titulaire)

Personne à contacter
Christine CRESPO, Chef du Personnel : 01.49.28.20.21

CV et lettre de motivation à adresser par mail à christine.crespo@aphp.fr et emmanuelle.saux@aphp.fr

Retour à la liste Mémoriser cette offre Postuler en ligne
  • Diminuer la taille du texte
  • Augmenter la taille du texte
  • Imprimer
  • Share
  • Rss

Plan d'accès

Hôpital Hôpital Saint Antoine

184, rue du Fbg Saint-Antoine
75571 Paris
plan d'accès