Offre d'emploi Secrétaire de la direction des achats - AGEPS Paris - Assistance Publique - Hôpitaux de Paris (AP-HP)

Offre d'emploi

Offre d'emploi Secrétaire de la direction des achats - AGEPS Paris - Assistance Publique - Hôpitaux de Paris (AP-HP)

Annonce déposée le jeudi 10 octobre 2019 à 17h08
Date limite des candidatures : jeudi 19 décembre 2019

Etablissement

Assistance Publique - Hôpitaux de Paris (AP-HP)
3, avenue Victoria
75184 Paris

Site géographique de l'offre

AGEPS
7 rue du fer à Moulin
75005 PARIS

Détail de l'offre

Poste proposé
Secrétaire de la direction des achats - AGEPS Paris
Contrat(s)
CDD;Détachement;Mutation
Descriptif

ACTIVITE
L’AGEPS est un pôle d’intérêt commun de l’Assistance Publique – Hôpitaux de Paris rattaché à la Direction Générale de l’AP-HP, en lien fonctionnel avec la Direction Economique et Financière de l’Investissement et du Patrimoine de l’AP-HP. Elle met en œuvre la politique de l’AP-HP en matière d’achat de produits de santé et d’équipements médicaux.

PRESENTATION
Au sein de l’AGEPS, la Direction des Achats est compétente pour la passation des procédures d’achat relatives à la fourniture de médicaments et de dispositifs médicaux en lien avec le pôle Pharmacie Hospitalière des Hôpitaux de Paris (PH-HP), les dispositifs médicaux de diagnostic in vitro et les équipements biomédicaux utilisés dans les hôpitaux de l’AP-HP.

COMPOSITION DE L’EQUIPE
Deux secteurs (consommables et équipements biomédicaux) intégrant des experts et des équipes administratives (assistants acheteurs, coordonnateur qualité, contrôleur de gestion, cellule logistique, secrétariat).

LIAISON HIERARCHIQUE DIRECT (N+1) : La Directrice des Achats et son Adjoint

LIAISONS FONCTIONNELLES
Le responsable de la cellule performance achat, la responsable de la cellule administrative du secteur équipements biomédicaux, le coordonnateur administratif de marchés, l’ensemble des secrétariats relevant de la Direction des Achats, le personnel du pôle PH HP (pharmacie hospitalière des hôpitaux de Paris), les services hospitaliers, les laboratoires pharmaceutiques, les grossistes répartiteurs.
Assurer le secrétariat du Directeur des Achats et de son Adjoint en liaison avec les autres secrétaires et les secteurs logistiques.

Missions permanentes :
- Accueil téléphonique (en provenance essentiellement du siège, des hôpitaux et des fournisseurs) et accueil des visiteurs ;
- Enregistrement et suivi du courrier à l’arrivée et au départ (lettres, courriels et télécopies) ;
- Gestion des rendez-vous, organisation de réunions (édition et gestion des convocations, réservation de salles, réservation vidéo-projecteur, préparation des feuilles d’émargement…) ;
- Dactylographie de courriers, rapports, tableaux, … ;
- Préparation des dossiers pour réunions (notamment CCP, COMEDIMS, COMED, COMAI etc…);
- Transmission d’informations via le WEB (à compter de 2018);
- Suivi, classement et archivage de documents : gestion des déclarations de liens d’intérêt depuis février 2018, gestion des demandes de dérogation depuis décembre 2016, archivage des dossiers contentieux);
- Gestion des fournitures de bureau (commande sur SAP à compter de 2018);
- Gestion de la presse professionnelle (en lien avec la Direction de la Communication);
- Mise à jour d’annuaires, des organigrammes de la DA, des listes de diffusion DAF-DACSEL, etc….

Missions spécifiques :
Assurer la continuité de l’accueil téléphonique des secrétariats des UF EADM et UF EAM (en cas de congés et d’absences temporaires) et réciproquement.
En cas de congés :
- Participation à l’activité logistique des achats (réception, enregistrement des plis : spécimens-échantillons) ;
- Participation aux tâches générales des autres secrétariats ;
- Mise en forme de présentations sur PowerPoint.

QUOTITE DE TRAVAIL : 100 %

HORAIRE DE TRAVAIL :
7h30 par jour ; plage horaire 9h00 - 18h30 du lundi au vendredi

SAVOIR FAIRE REQUIS
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics ;
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire ;
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites ;
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel ;
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures ;
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence ;
- S’exprimer en face-à-face auprès d’une ou plusieurs personnes ;
- Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau ;
- Utiliser les outils bureautiques/technologies d’information et de communication.

CONNAISSANCES ASSOCIEES

- Formation en secrétariat ;
- Maîtrise de l’outil informatique (excel, word, power point, outlook, internet).

PRE-REQUIS
Organisation et méthode, rigueur, discrétion, esprit d’équipe, faculté d’adaptation, autonomie et esprit d’initiative, qualités relationnelles, capacité à travailler avec plusieurs interlocuteurs.

Personne à contacter
Nicole BOISSEAU, Adjointe au DRH
Tél. : 01.46.69.92.42
Email : nicole.boisseau@aphp.fr

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