Offre d'emploi Assistant(e) de direction et des ressources humaines - Foyer de Vie Les Abris de Jade

Offre d'emploi

Offre d'emploi Assistant(e) de direction et des ressources humaines - Foyer de Vie Les Abris de Jade

Annonce déposée le mardi 05 novembre 2019 à 12h43

Etablissement

Foyer de Vie Les Abris de Jade
57, avenue de Bodon
44250 Saint-Brévin-les-Pins

Site géographique de l'offre

Foyer de Vie LES ABRIS DE JADE
57, avenue de Bodon
44250 SAINT BREVIN LES PINS

Détail de l'offre

Poste proposé
Assistant(e) de direction et des ressources humaines
Contrat(s)
Détachement;Mutation
Descriptif

Poste à pourvoir à la mi-janvier 2020
MISSIONS GÉNÉRALES :
Organiser pour un responsable hiérarchique et / ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
Organiser la gestion logistique (organisation de réunions...)
Réaliser les activités courantes de gestion RH dans le respect des règles et procédures définies.
Participer à des activités dans les domaines de la communication, de la qualité et de la gestion des risques.

ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES :
• Traitement, rédaction et mise en forme des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, diffusion, archivage)
• Accueil, orientation, conseil et information aux personnes (résidents, agents, familles…), dans son domaine d’activité
• Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées
• Prise de rendez-vous / gestion des agendas
• Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
• Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
• Assistance à la gestion administrative collective et individuelle des agents (paie, contrats…)
• Gestion et traitement des données / informations (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi)
• Renseignement et suivi de bases de données RH, et autres tableaux de suivi pouvant inclure des données financières
• Gestion des instances (convocation, envoi des documents, compte-rendu…) et actualisation du plan d’actions du CHSCT et du CVS
• Mise en œuvre de la procédure d’assignation en cas de grève
• Constitution des groupes de formation sécurité incendie en lien avec la responsable formation
• Participation à la gestion documentaire (mise en forme de documents, intégration dans le logiciel, formation des agents au logiciel …) et à la gestion des risques (sécurisation des piluliers …)
• Suivi et actualisation du Site Internet
• Suivi et actualisation du fonds documentaire
• Actualisation des supports internes (livret d’accueil)
• Elaboration de documents de communication pour évènementiels (flyers, affiches)

COMPÉTENCES :
• Accueillir, conseiller et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
• Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
• Analyser, organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures relatifs à son domaine de compétence
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
• Utiliser les outils bureautiques / Technologie d’Information et de Communication (TIC) et les logiciels dédiés à la gestion RH
• Définir et utiliser les techniques et pratiques adaptées à son métier
• Gérer un budget ou une norme quantitative et optimiser la gestion financière propre à son domaine d’activité et rapporter à sa hiérarchie tout risque d’écart
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité

L'intéressé(e) est amené(e), en fonction de l'activité des services administratifs, à aider ses collègues ponctuellement.

CONNAISSANCES :
• Français : orthographiques et grammaticales (connaissances approfondies)
• Secrétariat (connaissances approfondies)
• Bureautique (connaissances approfondies)
• Gestion administrative (connaissances opérationnelles)
• Gestion des ressources humaines (connaissances opérationnelles)
• Accueil téléphonique (connaissances opérationnelles)
• Géographie, organisation et fonctionnement interne de l’établissement (connaissances opérationnelles)
• Logiciels dédiés à la gestion et à la paie du personnel et logiciels dédiés à la qualité – gestion des risques (connaissances opérationnelles)
• Logiciel dédié au planning du personnel (connaissances générales)
• Classement et archivistique (connaissances générales)
• Communication / relations interpersonnelles (connaissances générales)


RELATIONS PROFESSIONNELLES :
• Liens hiérarchiques : Responsable des ressources humaines et de la qualité
• Liens fonctionnels : Directrice de l’établissement
Professionnels de l’établissement
• Liens extérieurs : Établissements extérieurs (GCSMS, IME…)
Partenaires extérieurs (Conseil Général, préfecture…)
Tout public extérieur

Les candidatures comprenant une lettre de motivation, un curriculum vitae détaillé, la dernière décision administrative et les trois dernières évaluations doivent être adressées par courrier à Madame la Directrice du Foyer de Vie « Les Abris de Jade » - 57, avenue de Bodon – 44250 SAINT BREVIN LES PINS ou par mail à lesabrisdejade@lesabrisdejade.fr

Personne à contacter
Mme LE FLOHIC, Directrice
Foyer de vie Les Abris de Jade
57 avenue de Bodon 44250 SAINT BREVIN LES PINS
lesabrisdejade@lesabrisdejade.fr

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