Offre d'emploi Secrétaire de Direction DPQRUC 100% - Centre hospitalier Guillaume Régnier

Offre d'emploi

Offre d'emploi Secrétaire de Direction DPQRUC 100% - Centre hospitalier Guillaume Régnier

Annonce déposée le jeudi 07 novembre 2019 à 15h59
Date limite des candidatures : vendredi 13 décembre 2019

Etablissement

Centre hospitalier Guillaume Régnier
108 avenue du General Leclerc BP 60321
35703 Rennes

Site géographique de l'offre

Centre hospitalier Guillaume Régnier
108 AVENUE DU GENERAL LECLERC BP 60321
35703 RENNES

Détail de l'offre

Poste proposé
Secrétaire de Direction DPQRUC 100%
Contrat(s)
CDD;Mutation
Descriptif

1. ENVIRONNEMENT DU POSTE

L’Adjoint Administratif au secrétariat de la Direction des Projets, de la Qualité, des Relations avec les usagers et de la Communication (DPQRUC) est l’Assistante du Directeur Adjoint et de l’Adjoint des Cadres Hospitaliers (ACH) chargé des Projets.


2. MISSIONS ET ACTIVITES

 Secrétariat particulier du Directeur-Adjoint – Direction Projets – Qualité/Gestion des Risques (100%)
• Accueil physique, accueil téléphonique, prise de rendez-vous, gestion agenda
• Rédaction de comptes rendus
• Préparation de diaporamas
• Mise en ligne dans la gestion documentaire des PV des instances de la DPQRUC
 Suivi de dossiers
• Préparation des dossiers du Directeur Adjoint en charge des Projets
• Participation à l’élaboration de dossiers suivants en lien avec le Directeur Adjoint et l’Adjoint des Cadres Hospitaliers : Projet d’Etablissement, Contrat d’Objectifs et de Moyens, appels à projets et courriers divers.
• Suivi des conventions
• Participation aux groupes de travail (prise de notes pour PV) :
- Groupe de travail ADMISSIONS
- GCSMS CAP Santé Mentale
 Relations avec les usagers
• Assurances : traitement et suivi des dossiers Responsabilité Civile de l’Etablissement
• Vérification, validation et rédaction des accusés de réception de demande de consultations de dossiers médicaux en lien avec le Chargé de Relations avec les Usagers
 Secrétariat de la Qualité / Hygiène
• Mise en forme de courriers, de comptes rendus
• Envoi de courriels, convocations aux réunions

 Vie de la Direction
• Suivi mensuel activité
• Gestion des congés des vaguemestres et des Cadres de la DPQRUC via AGILETIME
 Suppléance au sein du secrétariat de la Direction Générale (en l’absence de l’Assistante de la DG) :
• Ouverture et tri du courrier
• Suivi des gardes médicales, administratives, techniques
• Suivi des collèges de psychiatres
• Tâches de secrétariat diverses


3. LIAISONS

- Hiérarchiques :
 Directeur Adjoint en charge de la Qualité, des projets, des Relations avec les Usagers et de la Communication
 Adjoint des Cadres Direction des Projets

- Fonctionnelles :
 Direction Générale
 Directions fonctionnelles de l’Etablissement
 Pôles et services de soins, techniques et logistiques de l’Etablissement
 Usagers

- Externes à l’Etablissement :
 Agence Régionale de Santé (ARS) de Bretagne,
 Préfecture
 CHU de Rennes
 Etablissements de la CPT Brétillienne et du GHT Haute Bretagne
 Etablissements sociaux et médico-sociaux divers
 Education Nationale
 Ville de Rennes


4. CARACTERISTIQUES D’EXERCICE DU POSTE

- Poste à temps plein
- Horaires du poste : 8h30 – 17h15


5. EXIGENCES REQUISES

- Etre titulaire du permis B
- Répondre aux qualités requises suivantes :
- Discrétion, confidentialité et respect du secret professionnel,
- Savoir-être (accueil de professionnels, de patients),
- Dynamisme et anticipation,
- Rigueur et organisation dans le travail,
- Savoir gérer les urgences (priorisation des dossiers),
Identification :
PRF-GRH-TSV-49
Date d’application :
Mars 2019
Version : 1
Page : 2 à 3
- Respect des règles institutionnelles,
- Ponctualité et assiduité.
6. COMPETENCES REQUISES OU À DEVELOPPER

- Acquisition et actualisation de connaissances relatives à l’évolution du Droit hospitalier (Nouvelle législation)
- Très bonnes connaissances et pratique outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Messagerie, Intranet de l’Etablissement)
- Aptitude à travailler dans l’urgence
- Aptitude à élaborer des écrits institutionnels : rédaction de comptes rendus, notes de service/ d’information, …
- Polyvalence des tâches avec l’Assistante de la Direction Générale, afin d’assurer la continuité du service

Personne à contacter
MME JEHANN0 - Directrice Adjointe DPQRUC
Email : drh.rcr@ch-guillaumeregnier.fr

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