Offre d'emploi Assistante de direction à la direction du site de Sainte Périne - AP-HP Groupe hospitalier Sainte Périne - Chardon Lagache - Rossini

Offre d'emploi

Offre d'emploi Assistante de direction à la direction du site de Sainte Périne - AP-HP Groupe hospitalier Sainte Périne - Chardon Lagache - Rossini

Annonce déposée le mercredi 04 décembre 2019 à 15h36
Date limite des candidatures : lundi 13 janvier 2020

Etablissement

AP-HP Groupe hospitalier Sainte Périne - Chardon Lagache - Rossini
11, rue Chardon Lagache
75781 Paris

Site géographique de l'offre

AP-HP Groupe hospitalier Sainte Périne - Chardon Lagache - Rossini
11, rue Chardon Lagache
75781 Paris

Détail de l'offre

Poste proposé
Assistante de direction à la direction du site de Sainte Périne
Contrat(s)
CDD;CDI;Détachement;Mutation
Descriptif

IDENTIFICATION DU POSTE
Fonction : Assistante de direction
Grade : Adjoint des cadres/Assistante Médico-Administrative

Position dans la structure
• Liaisons hiérarchiques :
Directrice du site de Sainte Périne
• Liaisons fonctionnelles :
Equipe de direction et leurs secrétariats au sein du Groupe Hospitalier

Horaires de travail :
Du lundi au vendredi de 9h à 16h36

Missions générales :
Organisation du secrétariat de la direction du site de Sainte Périne

Assistante de direction du site de Sainte-Périne
Information générale
Définition :
Organiser la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au site ou suivi des dossiers.
Organiser la gestion logistique (organisation de réunions, rédaction de compte-rendu de réunions..).
Activités
- Accueil des personnes (professionnels, patients, familles, etc.)
- Gestion des stocks de produits, de matériels (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)
- Organisation de réunions, visites, conférences, événements,
- Assure l’organisation du CHSCT en lien avec le Président : participation à l’élaboration de l’ordre du jour, envoi des documents préparatoires, rédaction du PV de séances, organisation des inspections et des groupes de travail qui en dépendent (comité amiante…)
- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
- Prise de rendez-vous / gestion des agendas
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

Risques professionnels:
Travail sur écran

Savoir-Faire:
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire

- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)

Connaissances requises:
- Accueil téléphonique
- Bureautique
- Classement et archivistique
- Communication / relations interpersonnelles
- Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
- Secrétariat

Qualités requises:
- Sens de l’organisation
- Qualités relationnelles
- Discrétion professionnelle
- Sens des priorités, réactivité

Personne à contacter
Nom : Madame Christine CAMPAGNAC
Responsabilité : Directrice du Site
Téléphone : 0144 96 31 01
Courriel : christine.campagnac@aphp.fr

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