Offre d'emploi SECRETAIRE - ADJOINT ADMINISTRATIF HOSPITALIER IFSI 100% - Centre hospitalier Guillaume Régnier

Offre d'emploi

Offre d'emploi SECRETAIRE - ADJOINT ADMINISTRATIF HOSPITALIER IFSI 100% - Centre hospitalier Guillaume Régnier

Annonce déposée le mardi 10 décembre 2019 à 11h21
Date limite des candidatures : dimanche 15 décembre 2019

Etablissement

Centre hospitalier Guillaume Régnier
108 avenue du General Leclerc BP 60321
35703 Rennes

Site géographique de l'offre

Centre hospitalier Guillaume Régnier
108 AVENUE DU GENERAL LECLERC BP 60321
35703 RENNES

Détail de l'offre

Poste proposé
SECRETAIRE - ADJOINT ADMINISTRATIF HOSPITALIER IFSI 100%
Contrat(s)
CDD
Descriptif

Missions de l’IFSI/IFAS
L’Institut assure 3 types de formation :
- Formation préparatoire au Diplôme d’Etat d’Infirmier ; 3 promotions de 90 étudiants, soit au total 270 étudiants
- Formation préparatoire au Diplôme d’Etat d’Aide-soignant ; 50 à 55 élèves inscrits chaque année
- Formation continue : formation aux gestes et soins d’urgence ; 2 sessions annuelles pour 50 stagiaires maximum

Organigramme des personnels de l’Institut
- 1 directeur
- 1 cadre supérieur de santé
- 17 cadres de santé enseignants-formateurs
- 1 adjoint des cadres
- 3 secrétaires
- 1 technicien supérieur hospitalier numérique
- 1 documentaliste
- 1 intendant

II. MISSIONS GENERALES DU POSTE
L’adjoint administratif assure deux missions principales :
- Mission commune : Gestion administrative et accueil d’une promotion d’étudiants sur les trois années d’études avec préparation des dossiers pour le diplôme d’état

- Missions spécifiques : gestion directe ou en suppléance de dossiers spécifiques selon la répartition entre les trois secrétaires : concours; instances; réunions institutionnelles et agenda du directeur; régie; coordination avec les tutelles …

III. ACTIVITES PROFESSIONNELLES

Dans le cadre du projet pédagogique de l’Institut, l’agent administratif est chargé d’assurer la gestion de dossiers et leurs validations par le Directeur en collaboration avec l’équipe pédagogique et l’intendante. Il rend compte de son activité à l’adjoint des cadres de l’IFSI-IFAS.
Le poste se répartit selon les activités suivantes :
1 – Gestion administrative et accueil d’une promotion d’étudiants infirmiers :
• Préparation des dossiers d’inscription à la rentrée, conformité du dossier administratif et médical (assurances, bourse, pôle emploi …)
• Elaboration des dossiers administratifs, saisie dans le logiciel FORMEIS et archivage
• Suivi de la tenue des dossiers pédagogiques des étudiants (saisie des évaluations et préparation du dossier pour le diplôme d’état) en coordination avec les formateurs et le directeur
• Suivi des dossiers Pôle Emploi/bourse d’études/employeurs/OPCA
• Courriers intervenants et lieux de stage (convention, objectifs de stage…)
• Suivi des feuilles de stage (présentéisme…) en lien avec les formateurs et gestion des indemnités étudiantes
• Suivi administratif des absences des étudiants
• Préparation/organisation/classement des commissions d’attribution des crédits et suivi administratif des différentes sessions de validation
• Rapports d’activités adressés aux tutelles ARS/Conseil Régional/GREF …)

2 – Gestion commune du secrétariat :
• Accueil et communication : accueil du public, des professionnels (gestion intervention …) et des étudiants selon les demandes
• Accueil téléphonique
• Elaboration de documents et de dossiers avec classement informatique en réseau IFSI/IFAS (participation à l’écriture des procédures …)
• Participation aux réunions secrétariat IFSI/IFAS et ponctuellement aux réunions d’équipe d’année
• Gestion des salles en coordination avec les formateurs
• Articulation et suppléance avec les autres secrétaires et/ou en leur absence
• Préparation administrative des réunions gérées par le directeur IFSI-IFAS
• Encadrement des stagiaires administratifs par délégation de l’adjoint des cadres

3 – Gestion de dossiers spécifiques :
Chaque agent administratif est responsable de dossiers spécifiques en binôme. (Titulaire et suppléant) en collaboration avec l’adjoint des cadres.
Cette répartition est évolutive en fonction des mobilités internes et externes :
• Préparation et suivi du concours infirmier
• Préparation et suivi des instances : Conseil stratégique et les trois sections, Commission d’attribution des crédits, Conseil technique…
• Préparation des réunions institutionnelles et suivi de l’agenda du directeur
• Préparation et suivi des réunions avec les tutelles : collège des directeurs GCS IFSI Bretagne / université /ARS /Conseil régional / DRJSCS/GREF
• Suivi administratif GRH (recrutement / appréciation /gestion formation continue …)
• Préparation et suivi des comités informatiques (internes / externes)
• Secrétariat ponctuel du Cadre Supérieur de santé
• Régisseur principal et/ou suppléant

IV. CONDITIONS A REMPLIR

- Qualification : diplômes dans les domaines de la gestion administrative (B.E.P. – BAC – B.T.S.)
- Expériences professionnelles : diversifiées dans les domaines de la gestion administrative
V. APTITUDES - COMPETENCES

- SAVOIRS :
• Maitrise de la langue : orthographe, vocabulaire, syntaxe
• Technique d’accueil physique et téléphonique
• Connaissance à acquérir dans le champ législatif règlementant la formation en soins infirmiers et la formation d’aides-soignants

- SAVOIR FAIRE :
• Utiliser les outils bureautiques et logiciels de bureautique (Word, Excel, Power Point, prévoir la maitrise de 10 à 12 logiciels, Internet)
• Capacité à rédiger un compte –rendu et un procès-verbal des instances
• Rédiger et mettre en forme un document : courrier, compte rendu dossier …
• Organiser et prioriser les activités du secrétariat
• S’inscrire dans la méthode de classement et d’archivage
• Rendre compte à la direction, en fonction des priorités
• Respecter la confidentialité liée à la connaissance des dossiers
• S’exprimer aisément, savoir accueillir le public
• Favoriser la circulation de l’information en collaboration avec ses collègues, l’équipe pédagogique et l’intendante

- APTITUDES :
• Relationnelles : accueil et diplomatie
• Organisationnelles
• Rigueur méthodologique et rapidité dans l’exécution des tâches
• Capacité à gérer l’imprévu et s’adapter aux priorités
• Savoir gérer plusieurs dossiers en simultané
• Anticipation de son travail
• Prise d’initiative
• Avoir un esprit d’équipe et d’entraide

VI. LIEN HIERARCHIQUE

L’agent administratif (secrétaire) exerce sa fonction sous l’autorité et la responsabilité de l’adjoint des cadres et du Directeur de l’IFSI/IFAS
VII. LIEN FONCTIONNEL

Exerce ses fonctions en collaboration avec l’adjoint des cadres, le directeur et travaille en coordination avec ses collègues, les formateurs de l’IFSI, la responsable pédagogique, l’intendante et le TSH numérique.
VIII. CONDITIONS D’EXERCICE

- Horaires : 08h15 -16h30 / 09h00 - 17h15 (45 min de repas)
- 7 H 30 /jour de travail effectif modulés en fonction des activités de l’Institut
- Congés programmés autour des vacances scolaires des étudiants infirmiers et élèves A.S.

Personne à contacter
Mr BRANDILY - Directeur IFSI
Email : drh.rcr@ch-guillaumeregnier.fr

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