Offre d'emploi Adjoint.e Administratif.ve Direction Générale - Centre hospitalier spécialisé Léon-Jean Grégory

1 - FORMATION :

Baccalauréat général

2 - SERVICE D’AFFECTATION :

Direction Générale

3 - LIEU D’EXERCICE :

Centre Hospitalier Léon Jean GREGORY, avenue du Roussillon 66 300 THUIR

4 - HORAIRES :

Du lundi au jeudi de 8 h 30 à 16 h 42 ou de 9 h 18 à 17 h 30
Le vendredi de 8 h 30 à 17h

5 - LIAISONS HIERARCHIQUES :

Supérieur hiérarchique (N+1)

6 - RELATIONS PROFESSIONNELLES :

Le secrétariat de Direction travaille avec :

- La directrice
- L’équipe de direction
- Les différents secrétariats administratifs et de pôles
- L’ARS, la délégation départementale et les autres administrations (mairies…)
- Les structures de soins publiques et privées
- Les usagers, les associations.

7 - DESCRIPTION DES ACTIVITES :

• Gestion du courrier : enregistrement, traitement de réponses, centralisation des parapheurs, contrôle des fax…
• Accueil physique et des appels téléphoniques, messages électroniques pour le service
• Gestion des agendas, suivi et rappel des échéances, des rendez-vous, des réunions, des dossiers en cours
• Commande de prestations (Hôtelières, travaux, réservation véhicules, salles …),
• Organisation de réunions,
• Prise de notes et courriers, traitement des courriers, frappe de courriers, de rapports, comptes rendus,
• Reproduction et diffusion de documents, de dossiers,
• Classement et archivage.

8 - COMPETENCES REQUISES :

Les Expériences :
• Expérience significative d’un poste similaire exigée

La Formation et/ou la qualification requises :
• Connaissance des techniques de secrétariat et de la bureautique (Word, Excel, Power Point, messagerie etc.)

Savoir Faire :

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, d'un système de gestion documentaire
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et ou rapports
• Travailler en équipe/en réseau
• Utiliser les outils bureautiques

9 - EXIGENCES PARTICULIERES :

Savoir être :
 Aisance relationnelle
 Capacité d’adaptation aux changements et aux évolutions en terme d’organisation
 Savoir travailler en équipe
 Capacité de travailler avec une grande discrétion