Offre d'emploi Adjoint(e) Administratif(ve) - Centre Hospitalier Nord Deux-Sèvres (CHNDS)

Offre d'emploi

Offre d'emploi Adjoint(e) Administratif(ve) - Centre Hospitalier Nord Deux-Sèvres (CHNDS)

Annonce déposée le jeudi 05 décembre 2019 à 10h04
Date limite des candidatures : mercredi 15 janvier 2020

Etablissement

Centre Hospitalier Nord Deux-Sèvres (CHNDS)
13, rue de Brossard CS60199
79205 Parthenay

Photo de Centre Hospitalier Nord Deux-Sèvres

Site géographique de l'offre

Centre Hospitalier Nord Deux-Sèvres
4 rue du Dr Michel Binet
79350 FAYE L'ABBESSE
Visiter le site de l'établissement

Détail de l'offre

Poste proposé
Adjoint(e) Administratif(ve)
Contrat(s)
CDD;Détachement;Mutation
Descriptif

Poste à 50 % à pourvoir de suite à l'FSI, site de Thouars

Mission - objectif principal du poste :

1 - GESTION ADMINISTRATIVE DE L’IFSI/IFAS EN COLLABORATION AVEC AUTRE COLLEGUE

1 – 1 – Participer à l’organisation et au déroulement du concours d’admission
- Réajuster le courrier et le coupon réponse pour l’appel à jurys
- Réajuster la notice d’informations et le règlement intérieur pour le concours aide-soignant et les mettre en ligne
- Mettre en forme les sujets proposés avec l’IFAS de NIORT (une année sur deux) et les réajuster à chaque fin de réunion
de travail entre NIORT et THOUARS
- Vérifier les dossiers d’inscription à leur réception, les valider sur le logiciel
- Faire un tableau de disponibilités des membres du jury et composer ceux-ci (1 soignant et 1 enseignant)
- Les répartir sur le logiciel et modifier les horaires de convocation et de passage sur chaque jour retenu
- Préparer les courriers de confirmation des dates retenues pour chaque membre des jurys
- Réajuster les courriers de convocation (épreuve d’admissibilité et épreuve d’admission)
- Préparer les grilles de notation pour l’épreuve écrite d’admissibilité
- Préparer les grilles d’évaluation de l’entretien (cursus intégral et cursus partiels)
- Participer à l’accueil des candidats avec contrôle de l’identité et de la convocation et distribution du thème de la
question
- Rentrer les notes de l’épreuve d’admissibilité et préparer la réunion de jury
- Rentrer les notes d’admission et préparer la réunion de jury avec statistiques
- Réajuster le courrier des résultats (liste principale, liste complémentaire et non admis) avec coupon réponse
- Préparer pour chaque épreuve, la liste d’émargement
- Gérer les confirmations d’inscription et les désistements jusqu’à la rentrée

1 – 2 – Participer à la pré-rentrée IFAS
- Contacter par mail ou par courrier les différents partenaires : Conseil Régional, Pôle Emploi, Société Julie et Floriant
(tenues de stage)
- Réajuster le courrier des élèves aides-soignants et les différents documents remis lors de cette journée
- Participer à la présentation des prises en charge présenté par le Conseil Régional et le Pôle Emploi

1 – 3 – Collaborer à la formation aide-soignante
- Vérifier les dossiers d’inscription définitive
- Réajuster le projet de formation et le règlement intérieur et photocopier pour chaque élève
- Préparer le tableau récapitulatif des candidats au DEAS et le transmettre à la DRJSCS avec cartes d’identité, JAPD
Certificat individuel de participation à l’appel de préparation à la défense ou JDC Certificat individuel de participation à
la journée défense et citoyenneté, diplômes pour cursus partiel pour contrôle des identités en vue de l’établissement
des diplômes (rétro-planning envoyé par la DRJSCS à suivre)
- Compléter ce même tableau dès réception de toutes les notes de validation de modules et de stages et le transmettre
à la DRJSCS en juin ou autres dates en fonction des jurys
- Vérifier et composer le livret scolaire de chaque élève présenté au DEAS, le paginer, le photocopier et/ou le numériser
et les déposer à la DRJSCS à la date indiquée (en juin pour le DEAS de juillet ou autres dates en fonction des jurys)
- Dès réception des livrets scolaires, des diplômes et notification des résultats, les photocopier avant de remettre les
originaux aux élèves lors de la cérémonie de publication des résultats
- Faire signer l’accusé réception de tous les documents relatifs au DEAS
- Faire signer la feuille d’émargement transmise par la DRJSCS et leur renvoyer par courrier ou par mail

1 – 4 – ORGANISATION DES STAGES
- Prendre en compte les lieux de stage déjà fréquentés par chaque élève, leurs différents employeurs pour
éviter d’attribuer un stage dans une structure déjà connue de l’élève.
- Tenir compte de la possession du permis de conduire et d’une voiture, du domicile pour l’attribution des
stages.
- Etablir le courrier de stage, les conventions si stages hors CHNDS, les feuilles d’évaluation des compétences,
les objectifs de stage, les coupons de mise en situation professionnelle 6 semaines avant le départ en stage
- S’assurer du retour des conventions avant le début de chaque stage.

1 – 5 – ORGANISATION DES ARCHIVES
- Penser l’organisation intellectuelle des archives par des outils communs validés en interne et en externe.
- Procéder à la gestion matérielle des opérations de tri et d’élimination des archives tenant compte des
capacités de stockage des locaux.
- Elaborer et faire valider le bordereau de destruction des archives par la Direction ou la DSEL et les archives
départementales.

2 – AMÉLIORATION CONTINUE DE LA QUALITÉ

- Contribuer à l’amélioration continue de la qualité.
- Participation au groupe de travail.

3 – RAPPORT ANNUEL D’ACTIVITÉS DE L’IFSI/IFAS

- Participer à l’élaboration du rapport annuel d’activité de l’IFSI/IFAS
- Le transmettre à Mr le Directeur pour avis et signature
- L’envoyer à la direction des finances du CHNDS qui le transmet au conseil régional

4 – DIVERS

- Répondre aux sollicitations des différents partenaires et du public.


APTITUDES, CARACTERISTIQUES PERSONNELLES
NECESSAIRES : qualités nécessaires (physiques et
psychologiques) :

1 – Capacités relationnelles reconnues au niveau individuel et collectif
2 – Capacités à gérer les relations avec l’environnement interne et
externe
3 – Capacités à assurer la gestion des stages
4 – Esprit d’équipe
5 – Capacités d’organisation et rigueur dans son travail
6 – Capacités à planifier ses activités et à anticiper
7 – Capacités à assurer le suivi des livrets scolaires en collaboration avec
autres collègues
8 – Capacités à contrôler les dossiers d’inscription au concours
9 – Aptitude au travail autonome
10 – Manutention de charges


FORMATION INITIALE :

Diplômes / Écoles :

- Diplôme universitaire dans les métiers du support administratif et/ou de la gestion documentaire.

Connaissances générales requises :
Gestion financière, documentaire et administrative

Fiche de poste détaillée disponible auprès de la Direction des ressources humaines, contacter l'adresse suivante : drh-secretariat@chnds.fr

Personne à contacter
Pour plus d'informations :

Mme Claudine CHARBONNEAU
Directrice des soins - Coordonnatrice générale des structures de formation
du Centre Hospitalier Nord Deux-Sèvres
Tél : 05-49-96-74-07
ifsi@chnds.fr


Candidatures (CV + lettre de motivation) à adresser à :

Centre Hospitalier Nord Deux-Sèvres
Direction des Ressources Humaines
13 rue de Brossard - CS60199
79205 PARTHENAY cedex

ou par mail aux adresses suivantes :
ifsi@chnds.fr
drh-secretariat@chnds.fr

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