Offre d'emploi Adjoint administratif en charge des usagers, de la facturation et des marchés publics - EHPAD St Jacques de Compostelle

Offre d'emploi

Offre d'emploi Adjoint administratif en charge des usagers, de la facturation et des marchés publics - EHPAD St Jacques de Compostelle

Annonce déposée le mardi 14 janvier 2020 à 17h14
Date limite des candidatures : samedi 15 février 2020

Etablissement

EHPAD St Jacques de Compostelle
71-73 ROUTE DES LACS
33780 Soulac-sur-Mer

Site géographique de l'offre

EHPAD St Jacques de Compostelle
71-73 route des lacs
33780 Soulac-sur-Mer

Détail de l'offre

Poste proposé
Adjoint administratif en charge des usagers, de la facturation et des marchés publics
Contrat(s)
CDD
Descriptif

Poste à pourvoir au 1er mars 2020
Remplacement pour 3 mois renouvelable, Bac secrétariat gestion comptable souhaité

L’agent administratif en charge des relations avec les usagers accompagne, gère et informe les résidents et leur famille durant leur séjour dans l’établissement.

 3- Missions

Admission :
• Recueillir, enregistrer et ventiler auprès des membres de la commission d’admission les dossiers de demande d’entrée
• Participer à la commission d’admission, recevoir les familles et futurs résidents, leur faire visiter l’établissement
• Gérer la planification des périodes de réservation d’hébergement permanent et temporaire et s’assurer de la diffusion auprès des équipes
• Ouvrir un dossier administratif et médical
• Au jour de l’entrée, accueillir le résident, sa famille et/ou représentant légal pour finaliser le dossier (signature des contrats et règlement, recueil d’informations administratives complémentaires), information sur les droits
Gestion du séjour :
• Gérer les dossiers administratifs des résidents
• Suivre et gérer administrativement les mouvements des résidents (entrées, sorties, hospitalisations, décès)
• Mettre à jour systématiquement les informations nouvelles sur les logiciels spécifiques (Gepss, PSI…)
• Planifier les jours de venues des résidents en accueil de jour et organiser le transport avec le service technique
• En cas d’absence de représentant légal ou de famille, constituer les demandes d’aide sociale, d’allocation personnalisée d’autonomie (APA), d’aide personnalisée au logement (APL)
• Suivre les dossiers d’aide sociale, APA et APL en cours, appliquer l’impact des décisions sur la facturation
• Etablir les signalements de demande de mise sous protection juridique auprès du procureur et suivre leur avancé
• Mettre à jour les archives administratives et médicales
Information :
• Informer les résidents et familles des modalités de mise sous protection juridique, du fonctionnement de l’aide sociale, leur fournir des renseignements divers le long du séjour
Facturation :
• Etablir les avis de sommes à payer mensuels à partir des données collectées sur PSI, bordereaux APL (CAF et MSA)
• Expliquer leur contenu aux résidents, familles ou représentants légaux
Suivi des créances :
• A partir de l’état des restes à recouvrer mis à jour par le trésor public, établir mensuellement les relances auprès des débiteurs présentant des impayés
• En lien avec le trésor public, mettre en place des solutions de recouvrement
• Lors de l’ouverture de la succession, faire connaître au notaire l’état de la créance
Régie de recettes :
• Suivre la régie des recettes et assurer les liens avec la trésorerie
• Saisir les titres de recettes des prestations servies
Recettes diverses :
• Etablir les titres de recettes hors facturation (dotation globale, forfait soins, remboursements indemnités journalières personnel, sinistres…) et envoyer les avis des sommes à payer le cas échéant

Gestion administrative et financière :
• Instruire toutes les statistiques relatives à la facturation et aux dossiers des résidents pour l’élaboration des documents budgétaires
• Assurer le lien avec le médecin coordonnateur pour la transmission trimestrielle des girages au Conseil Général
• Réponse aux enquêtes
• Mettre à jour les documents administratifs (contrat de séjour…)
Conseil de vie sociale
• Envoyer les convocations et l’ordre du jour
• Rédiger et diffuser le procès verbal


4- Compétences

Savoir faire requis :
• Connaissance du fonctionnement de la structure
• Connaissance des droits de l’usager (contrat de séjour et CASF)
• Connaissance en matière d’aide sociale, d’APL, d’APA
• Connaissance comptable
• Maîtrise de l’informatique et connaissance des logiciels spécifiques

Savoir être requis :
• Ecoute et discrétion
• Savoir transmettre les informations et rendre compte
• Ordre et méthode dans le classement des dossiers, des courriers et de toutes les pièces comptables

Remplacement pour 3 mois renouvelable, Bac secrétariat gestion comptable souhaité

Personne à contacter
Monsieur Olivier SIMON, directeur de site
Email : rh@ehpad-compostelle.org

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33780 Soulac-sur-Mer