Offre d'emploi Secrétaire de la direction des ressources humaines - AP-HP Hôpital Universitaire Pitié Salpêtrière - Charles Foix

Offre d'emploi

Offre d'emploi Secrétaire de la direction des ressources humaines - AP-HP Hôpital Universitaire Pitié Salpêtrière - Charles Foix

Annonce déposée le vendredi 18 mai 2018 à 15h18
Date limite des candidatures : mercredi 26 juin 2019

Etablissement

AP-HP Hôpital Universitaire Pitié Salpêtrière - Charles Foix
47-83, boulevard de l'Hôpital
75651 Paris

Site géographique de l'offre

AP-HP Hôpital Universitaire Pitié Salpêtrière
47-83, boulevard de l'Hôpital
75651 Paris

Détail de l'offre

Poste proposé
Secrétaire de la direction des ressources humaines
Contrat(s)
Détachement;Mutation
Descriptif

Grade : Assistant(e) Médico-Administrative ou Adjoint(e) administratif
Présentation de la structure : la Direction des Ressources Humaines gère l’ensemble du personnel non médical.
La coordination du secrétariat et l’encadrement de la secrétaire sont assurés par l’Assistante de Direction

Liaisons hiérarchiques directes :
- Directeur des Ressources Humaines
- Directeur adjoint des Ressources Humaines
- Chef du Personnel
- Responsable du Secteur Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences
- Assistante de Direction

Liaisons fonctionnelles :
- Directeur des Ressources Humaines
- Directeur adjoint des Ressources Humaines
- Chef du Personnel
- Responsable du Secteur Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences
- Assistante de Direction

Autres :
- Les cadres de la DRH centrale et de l’Unité de Proximité de l’hôpital CHARLES FOIX
- Le secrétariat de l’Unité de Proximité de l’hôpital CHARLES FOIX
- Les directions fonctionnelles des Hôpitaux Universitaires PITIE-SALPETRIERE – CHARLES FOIX
- L’encadrement de l’ensemble des secteurs des Hôpitaux Universitaires PITIE-SALPETRIERE – CHARLES FOIX
- La direction du site de CHARLES-FOIX
- Les directions du siège de l’AP-HP
MISSIONS GENERALES

Assure, en lien avec l’assistante de direction, les tâches du secrétariat de la Direction des Ressources Humaines.
Assure, en lien avec le responsable du secteur, le secrétariat du secteur Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences

MISSIONS PERMANENTES

SECRETARIAT de la Direction des Ressources Humaines :

 Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes de la DRH
 Suivi minutieux des messages en priorisant les urgences
 Tenue des agendas : programmation et organisation des réunions - prise de rendez-vous
 Préparation des dossiers pour les rendez-vous et les réunions
 Réception et traitement du courrier (enregistrement, tri, distribution, classement) et des mails
 Reprographie et diffusion des divers documents aux cadres de la DRH
 Frappe de courriers, notes de service, compte rendus de réunions…
 Gestion des demandes d’ordres de mission hors formation
 Constitution des dossiers disciplinaires et suivi de la procédure disciplinaire (convocation de l’agent en entretien, prise de notes lors de l’entretien et rédaction du compte rendu, suivi complet du dossier)
 Classement et archivage

SECRETARIAT du secteur Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences :

 Suivi des demandes des mutations – démissions/mutations – détachements : gestion des courriers (frappe, envoi et copie)
 Gestion des courriers de mobilité : sorties – temps partiel
 Suivi de la répartition des avis du Comité Médical par pôle/direction fonctionnelle (tableau de suivi)
 Gestion de courriers divers : notification des renouvellements et fins de contrats, …
 Publication des fiches de postes et gestion des factures (pour transmission à l’économat)
 Création d’un fichier des candidatures par qualification
 Gestion de la procédure de remboursement des frais médicaux (visites médicales d’embauche par les médecins agréés)

MISSION PONCTUELLE

 Participation à l’organisation des élections professionnelles (tous les 4 ans)

Organisation :
Le temps de secrétariat est réparti comme suit :
- 6 demi-journées dédiées au secrétariat de la Direction des Ressources Humaines
- 4 demi-journées dédiées au secrétariat du secteur de la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences
La permanence horaire est organisée de 8 h 30 à 17 h 45 en lien avec l’assistante de direction.
L’assistante de direction et la secrétaire s’organisent pour assurer une permanence pendant les périodes de congés.

Savoir – faire requis :
- Maîtrise indispensable de l’orthographe
- Maîtrise indispensable des outils bureautiques : Word, Excel, HRAccess, SAP, Gestime, Outlook
- Capacité à hiérarchiser les priorités
- Aptitude rédactionnelle
- Méthode et organisation
Exigences de la fonction :
- Discrétion et respect du secret professionnel
- Sens du relationnel et capacité d’écoute
- Capacité d’anticipation

Personne à contacter
Poste exclusivement ouvert aux titulaires et à pourvoir à compter du 1er février 2018

Personne à contacter : Monsieur Olivier PARIS – Directeur des Ressources Humaines
Tél. : 01.42.17.61.00
Email : secretariat.drh.psl@aphp.fr

Retour à la liste Mémoriser cette offre Postuler en ligne
  • Diminuer la taille du texte
  • Augmenter la taille du texte
  • Imprimer
  • Share
  • Rss

Plan d'accès

AP-HP Hôpital Universitaire Pitié Salpêtrière

47-83, boulevard de l'Hôpital
75651 Paris
plan d'accès