AGEPS/2023/47 - Secrétaire Agent d'administration au secrétariat - SAD Nanterre

AGEPS/2023/47 - Secrétaire Agent d'administration au secrétariat - SAD Nanterre

CDD; Détachement; Mutation

PRESENTATION
Le service Approvisionnement et Distribution assure, pour le compte des hôpitaux de lAP-HP, les fonctions de centrale dapprovisionnement et de distribution en relation avec les industries pharmaceutiques et biomédicales. Les produits concernés sont les médicaments, certains dispositifs médicaux, les Denrées Alimentaires Destinées à des Fins Médicales Spéciales (DADFMS) et autres produits de santé admis à lAP-HP.
Il assure la gestion des médicaments de lEP-HP : stockage et approvisionnement des PUI des établissements de santé en France Métropolitaine et dans les DROM-COM.

Le secrétariat du Service Approvisionnement et Distribution est un secrétariat central, assurant lensemble des tâches de secrétariat du service composé de 4 unités fonctionnelles : Assurance qualité, Rétrocession, Approvisionnement et Logistique.

COMPOSITION DE LEQUIPE
Léquipe de secrétariat est constituée de 3 personnes

LIAISONS
AUTORITE HIERARCHIQUE
Sous l'autorité hiérarchique du cadre supérieur du service ou de son adjointe

AUTORITE TECHNIQUE ET FONCTIONNELLE
Sous lautorité du Chef de service Pharmacien gérant

LIAISONS FONCTIONNELLES
Les autres Unités et secteurs du SAD
Les autres services et directions de lAGEPS
Les établissements hospitaliers AP-HP et hors AP-HP
Les laboratoires pharmaceutiques

QUOTITE DE TRAVAIL : Poste à temps plein

HORAIRES DE TRAVAIL : Amplitude horaire 9 h 00 - 17 h 30 Du lundi au vendredi

ACTIVITES
Rédaction des courriers pour lensemble du SAD
Assurer la réponse téléphonique pour le service
Suivi et mise à jour de lensemble des documents internes au SAD
Tenue de lagenda et gestion des appels téléphoniques pour le Chef de Service du SAD
Gestion du courrier entrant et sortant
Diffusion des informations aux hôpitaux de lAP-HP et hors AP-HP
Organisation et diffusion du planning des Astreintes Pharmaceutiques Senior
Elaboration du planning mensuel des permanences du SAD
Diffusion du tableau de garde des internes
Organisation et préparation du matériel nécessaire aux réunions
Prise de notes pendant les différentes réunions du service si besoin, rédaction des comptes rendus
Accueil et prise en charge des visiteurs à laccueil
Classement, mise à jour et archivage de tous les documents diffusés en interne et en externe
Gestion des demandes de fournitures de bureau pour le SAD
Participation à linventaire annuel du service
Suivre les indicateurs dactivité du secrétariat
Reporting aux personnes concernées

COMPETENCES REQUISES

SAVOIR FAIRE REQUIS
Maîtriser Word, Excel, Ppt (autres logiciels métiers APHP)
Planifier et organiser ses activités
Communiquer efficacement

QUALITES PROFESSIONNELLES
Discrétion
Organisation, rigueur, méthode,
Gestion des priorités
Esprit déquipe
Rapidité, efficacité
Disponibilité
Dynamisme
Communication


CONNAISSANCES ASSOCIEES

PRE-REQUIS

Si possible diplôme en lien avec la gestion des activités ou techniques administratives

GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS
Travail sur écran
Port des EPI

AGEPS
7 rue du fer à Moulin
75005 PARIS

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