RESPONSABLE DES ARCHIVES MEDICALES (F/H)

RESPONSABLE DES ARCHIVES MEDICALES (F/H)

CDD; CDI; Mutation

1. Intitulé du poste

Responsable des archives médiales

2. Relations hiérarchiques

N+1 : Responsable logistique Meulan Les Mureaux
N+2 : Ingénieur Logistique
N+3 : Directrice Pôle Logistique, Hôtellerie, Achats, Biomédical

3. Relations professionnelles

Médecin DIM, Chefs de pôle, Chefs de service,
Cadres de pôle, secrétaires médicales, secrétaires médicales référentes,
Direction des Archives départementales
Prestataire d'externalisation

4. Présentation du secteur d'activité :

Le service des archives médicales assure la gestion méthodique et sécurisée des dossiers médicaux, garantissant leur accessibilité précise et rapide pour les professionnels de santé.
La confidentialité et la précision des informations médicales fait du service un pilier essentiel pour offrir des soins de qualité aux patients.

Deux équipes sur deux sites distincts :
- Poissy/St Germain : 13 agents dont 7 archivistes et 5 coursiers
- Meulan/Les Mureaux : 3 agents et 1 agent à mi-temps
- 2 véhicules de transport

5. Missions générales et responsabilités

Exercer la responsabilité des services des archives médicales et définir la politique d'archivage
Déterminer les objectifs et organiser les moyens et les prestations en prenant en compte le contexte (Destruction, externalisation.) et l'environnement

6. Missions spécifiques :

Participer à la mission d'appui et de conseil en organisation, du circuit du dossier médical
Améliorer les outils de gestion et de classement des archives : proposer des procédures, des outils d'organisation et de rangement
Veiller à la bonne conservation des archives médicales ;
Communiquer les dossiers archivés aux services demandeurs dans les délais réglementaires, ou dans un objectif de recherche ou contrôle
Participe aux différents contrôles impliquant les archives en lien avec le DIM, IPAQSS en lien avec la qualité (doublons, fusions)
Conseiller les services en matière d'organisation et de classement des archives dans le sens d'une harmonisation des pratiques ;
Respecter les délais réglementaires de conservations et de destructions et mettre en uvre la procédure de destruction
Recherche de solutions de stockage interne à l'établissement pour optimisation et réaménagements
En lien avec le prestataire, et dans le cadre réglementaire, définir les dossiers à externaliser
Veille juridique
Suivi et responsabilité des véhicules du service et du matériel
Gestion et suivi des bennes déchets pour destruction de documents confidentiels
Valorisation des déchets en lien avec la destruction d'archives (Exemple Argentique)
Collaboration avec ESATs de la région pour manutention dès lors que nécessaire.
Gestion des ressources humaines :

Organiser, répartir et gérer les ressources humaines au sein des équipes
Saisie des plannings prévisionnels et réels
Evaluation des personnels rattachés au service
Accueil et organisation de l'encadrement des nouveaux personnels et des stagiaires
Participer aux recrutements des agents de l'équipe
Veiller à la fourniture, à l'entretien et au port des EPI par l'équipe
Participer à la formation/sensibilisation des professionnels sur l'identitovigilance

7. Compétences et qualités requises

La connaissance des pratiques d'archivage, acquise par le biais d'une formation spécialisée ou d'une importante expérience professionnelle, serait un plus pour ce poste.

COMPETENCES TECHNIQUES
Maitrise des techniques d'archivage (classement, cotation, analyse archiviste) ;
Organiser et répartir les locaux d'archivage
Créer des bases de données et des indicateurs de performance et en assurer le suivi.

COMPETENCES TECHNIQUES ASSOCIEES ET ORGANISATIONNELLES
Maitrise des outils informatiques ;
Organisation et méthode ;
Apprécier l'urgence et l'importance des demandes ; capacité d'arbitrage en fonction des priorités ;

COMPETENCES MANAGERIALES
Capacité à travailler en équipe
Aptitude à négocier ;
Capacité à conduire le changement et à fédérer autour de principes communs ;
Résoudre les problèmes avec méthode et diplomatie.

8. Quotité et rythmes de travail

Forfait 39h Présence sur les différents sites souhaités selon l'organisation qui sera établie
Permis B obligatoire

Centre hospitalier intercommunal de Poissy-Saint-Germain-en-Laye > Site hospitalier de Poissy
10 rue du champ Gaillard, CS 73082
78303 POISSY

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