SECRÉTAIRE DU DEPARTEMENT DES INSTITUTS ET ECOLES DE FORMATION

SECRÉTAIRE DU DEPARTEMENT DES INSTITUTS ET ECOLES DE FORMATION

CDD

L'adjoint administratif assure le secrétariat pédagogique, administratif et fonctionnel des instituts en lien avec les coordinateurs d'année sous la responsabilité de la Responsable de Gestion Administrative.
Accueil, orientation et information physique et téléphonique des publics
- Les étudiants,
- Les responsables des terrains de stage,
- Les intervenants « vacataires » professionnels du CHU et extérieurs au CHU
- Les personnels administratifs des autres IFSI
- Les transporteurs publics ou privés
- Les publics à la recherche d'information sur les modes d'entrée et la formation
- Les tutelles
Gestion de la scolarité des étudiants en soins infirmiers (ESI)
- Constitution ou réajustement du dossier administratif selon les années de formation pour :
Les étudiants entrants (en L1, L2, L3)
Les étudiants en reprise de scolarité
Les étudiants revalidants
Les étudiants par mutations
- Gestion et enregistrement des droits d'inscription à l'université et frais pédagogiques
Etablir les listings à transmettre à la secrétaire de la faculté de santé (+ fiche universitaire avec photo, attestations CVEC)
Réception des chèques des droits d'inscription à l'université et des frais pédagogiques par année
- Gestion et tenue du dossier scolaire
Enregistrement des notes avec les formateurs
Après CAC, passage de semestre ou d'année ou de diplôme d'état
Mise à jour du dossier scolaire et édition si nécessaire
Gestion des interruptions de formation
Archivage des dossiers
Traçabilité sur le suivi des effectifs de promotion et enregistrement des mouvements des étudiants en cours de formation (interruptions, arrêts ou mutations par courriers et courriels) et suivi de la cohorte
Gestion pédagogique et administrative des stages (édition, mise à disposition, récupération, scan et enregistrement des ECTS, transmission des bordereaux de rémunération des indemnités et frais de déplacement)
Déclaration des accidents du travail et AES auprès du SST
- Gestion des documents administratifs
Certificat de scolarité
Attestation de résultats de fin d'année
Gestion et suivi du document « supplément au DE »
Attestation d'équivalence pour les emplois d'été
Dossier de demandes d'obtention du diplôme d'état d'aide-soignant.
- Gestion des absences
- Gestion des intervenants vacataires
Gestion des courriers avec MàJ de la base de données sous Win-Hebdo et de la CVThèque
Suivi de la rémunération
Délivrance des attestations demandées
- Gestion des examens
Convocations par voie d'affichage et par courriers pour les revalidants
Gestion logistique (listes d'émargement, salles, bordereaux de report de notes)
- Contribution à la réalisation des bilans d'activités et des enquêtes
- Archivage administratif
Gestion de dossiers spécifiques à l'année de formation
L1 ou 1ère année = Tâches en liens avec le concours
Organisation et suivi du concours pour les candidats issus de la formation professionnelle continue en fonction de l'organisation départementale décidée par les 3 IFSI du GHT 49
o Prépare, diffuse la plaquette d'information relative au concours IDE
o Elabore les informations disponibles sur le site informatique du CHU
o Assure la mise en forme du dossier d'inscription en lien avec le site de pré-inscription
o Gère les inscriptions sur site et suivi, vérification et enregistrement des dossiers des candidats
o Enregistre et gère les frais d'inscription et transmission des bordereaux à la régie de recettes
o Etablit la liste des inscrits et envoie les convocations par courriel pour les épreuves
o Participe à l'organisation logistique du concours (réservation salle, surveillance)
o Etablit la liste des membres de jurys en vue de leur participation et assure leur suivi de rémunération
o Envoie les courriers de résultats à tous les candidats des épreuves
o Enregistre les notes obtenues par les candidats
o Etablit les résultats avec les listes des admis, des non admis aux épreuves
o Assure l'envoi du dossier administratif aux futurs étudiants admis à la rentrée
o Réceptionne et vérifie le dossier administratif des étudiants
o Etablit les procès-verbaux des jurys d'admissibilité et d'admission
Gestion des demandes de reports de scolarité
Suivi du dossier médical des étudiants avec le service de santé au travail et relais aux étudiants (RDV)
Mise à jour des renseignements administratifs des étudiants sur WINIFSI
Préparation et suivi des journées d'accueil administratif et pédagogique
Archivage du concours
L2 ou 2ème année
Mise en forme du projet pédagogique et des évaluations des 3 années de formation
Gestion administrative de la partie Service Sanitaire
Appui aux instances (ICOGI, sections compétentes, CAC)

CHU
4 rue Larrey
49933 Angers

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