Assistant(e) de direction

Assistant(e) de direction

CDD

Le poste est basé au siège de l'EPMSA à la Résidence des Quatre Chênes 8 rue Lescouvé 80000 AMIENS
A pourvoir dès le 1er mars 2024, poste à temps plein
Rattaché(e) à la Directrice de l'EPMSA

Missions :
Secrétariat de direction
- Assister la Directrice dans son organisation et son fonctionnement au quotidien : agenda, téléphone, courriers, chrono, mails, préparation de réunions et comptes rendus, parapheurs etc.
- Gérer la messagerie du siège de l'EPMSA
- Assurer la gestion et le suivi administratif des conventions et partenariats
- Coordonner la mise à jour des éléments des gardes administratives et techniques de façon hebdomadaire
- Assurer la saisie et l'analyse trimestrielle des plaintes et réclamations avec le logiciel qualité de l'établissement en lien avec les cadres et responsables de service et le responsable qualité
- Assurer le suivi des demandes d'heures syndicales
- Assurer la rédaction et la mise à forme de dossiers confiés
- Assister la Directrice dans la gestion et le suivi de dossiers spécifiques
- Mettre à jour des outils et des documents institutionnels
- Réaliser des tableaux de suivi
- Réaliser le classement et l'archivage des dossiers
- Saisir les plannings des médecins coordonnateurs, psychologues, et équipe de direction
- Assurer la veille informationnelle (réglementaire, presse etc.)

Gestion des Instances
-Assurer la gestion des instances de l'établissement (Conseils d'Administration, CSE, F3SCT, CVS)
-Réaliser les invitations
-Assurer l'organisation (réservations de salles, visio)
-Préparer les délibérations et les supports de présentation en lien avec les fonctions supports (DRH, qualité, services économiques et logistiques, finances...)
-Réaliser les comptes-rendus et les diffuser
- Réaliser l'envoi des délibérations

Communication
-Réaliser les notes de services à l'attention des professionnels et les notes d'informations à l'attention des familles et des résidents
-Réaliser la lettre hebdomadaire d'information aux résidents
-Réaliser la lettre mensuelle d'information aux personnels
- Mettre à jour le site internet de l'établissement
-Réaliser les supports de communications institutionnels
- Assurer la qualité des relations avec l'ensemble des interlocuteurs (internes / externes)

Vos qualités :
- Discrétion, Respect de la confidentialité
- Organisé (savoir gérer les priorités) et réactif
- Communicant (sens de l'écoute et aisance relationnelle)
- Polyvalent
- Esprit de synthèse et d'analyse
- Capacités rédactionnelles
- Rigueur

Contrat : Adjoint des cadres Contrat d'un an renouvelable
Diplôme exigé : BAC+2
Diplôme souhaité : BTS/IUT Assistant(e) de direction
Connaissances exigées : Maîtrise des outils bureautiques
Expérience souhaitée : Expérience similaire dans le secteur privé ou public

Horaires : Du lundi au vendredi de 9h00 à 17h00 35 heures hebdomadaires

EHPAD LES 4 CHENES
8 RUE LESCOUVE
80000 AMIENS

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