SECRETAIRE MEDICALE(E) - UNITE FORMATION ENSEIGNEMENT ET RECHERCHE – 75014 PARIS

SECRETAIRE MEDICALE(E) - UNITE FORMATION ENSEIGNEMENT ET RECHERCHE – 75014 PARIS

CDD; Détachement; Mutation

Temps de travail : Temps plein 37h30 temps de repas compris (30mn)
Statut : Titulaire, mutation, mise en stage
Grade : Adjoint administratif, AMA
Intitulé du poste : Secrétaire

Lieux de travail : GHU, Ste Anne, site Cabanis,
Bâtiment 21, 2ème étage
2B rue d'Alésia, 75014 PARIS

Organisation du travail : Travail en semaine du lundi au vendredi, repos hebdomadaires fixes samedi, dimanche et jours fériés.
Horaires : 09h00-16h30. Modulable en 17h/17h30 si besoin ou sur les temps de présence du Pr Baylé.
Spécificités liées à la fonction : Travail en direct avec PUPH / activité enseignement recherche, en lien avec l'université
Poste à pourvoir à compter dans l'immédiat



VOUS SOUHAITEZ REJOINDRE UN ACTEUR HOSPITALIER MAJEUR DANS LA PRISE EN CHARGE EN PSYCHIATRIE ET NEUROSCIENCES ?
Le Groupe Hospitalier Universitaire Paris psychiatrie et neurosciences est né le 1er janvier 2019 des rapprochements des hôpitaux Sainte-Anne, Maison Blanche et Perray-Vaucluse. Leader dans le soin, l'enseignement et la recherche portant sur les maladies mentales et le système nerveux, le GHU Paris emploie 5600 hospitaliers répartis dans 100 sites parisiens, ainsi que des unités à dimension médico-sociale dans le 91 et le 93.
Le GHU Paris assure la prise en charge de proximité, de recours et de spécialité des Parisiens dans toutes les disciplines associées à la santé mentale et au cerveau au sein de 170 structures réparties dans la capitale. 2 chrono pour connaître le GHU Paris en images animées
www.ghu-paris.fr / LinkedIn Ghu Paris / Twitter @GhuParis
Siège : Site Sainte-Anne, 1 rue Cabanis 75014 Paris

ÊTRE SOIGNANT AU SEIN DU GHU PARIS
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DESCRIPTION DU PÔLE/SERVICE

Présentation générale du pôle :
Le Pôle Psychiatrie Précarité est un pôle du GHU Paris Psychiatrie et Neurosciences. Il est composé de 6 structures internes :

- Le service d'appui « Santé Mentale et Exclusion Sociale » (SMES), composé lui-même de 2 unités fonctionnelles : l'Equipe Mobile Psychiatrie-Précarité (EMPP) et l'unité « Atelier et Chantiers Thérapeutiques ».
- Les EMPP Nord de Paris, 3 équipes réparties en territoires bien définis.
- La PASS généraliste en milieu psychiatrique.
- La valence sanitaire du dispositif « Un Chez Soi d'Abord »
- L'unité fonctionnelle de formation, de recherche et d'enseignement
- La consultation pour migrants, CAPsyS.
- L'unité Psychologues, structures AHI, mesure 9 du Ségur.

L'équipe du pôle est sympathique, dynamique, pleine de créativité.
Le travail clinique est en lien avec des espaces de paroles et d'écoute (synthèses, réunions institutionnelles), des actions de formations, des recherches.
L'important travail de réseau fait partie de la culture de ce pôle. Des liens étroits sont établis et renouvelés avec les différents partenaires professionnels et bénévoles.
Vous trouverez en suivant une description du pôle sur le lien Pôle précarité | GHU Paris psychiatrie et neurosciences (ghu-paris.fr)

DESCRIPTION DU POSTE

MISSIONS
Organisation et gestion des tâches et obligations administratives relatives à l'accueil et au parcours des usagers ainsi qu'aux missions du pôle Psychiatrie-Précarité.

Le/la secrétaire de l'unité formation enseignement recherche a pour mission de :
· Accueillir physiquement et téléphoniquement les divers publics (patients, familles, professionnels, etc.) ;
· Informer, orienter et filtrer les appels et demandes téléphoniques internes et externes
Rassembler et coordonner les différentes demandes ;
· Assurer la gestion de 2 plannings Outlook, l'un pour l'activité publique, l'autre pour l'activité libérale, et gestion des RDV médicaux (prises de RDV, annulations, reports)
· Rédiger et mettre en forme divers documents (courriers, certificats médicaux, etc.) + dictées vocales ;
· Rendre compte de l'activité médicale (saisie des données) ;
· Saisir le planning des médecins du pôle (e-gtt Médical) en coopération avec les secrétaires ;
· Prendre des notes pour la rédaction des comptes rendus de réunions ;
· Instruire le dossier patient CORTEXTE (création, tenue et classement). ; actualiser le classeur jaune cyberattaque ; vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identito-vigilance ;
· Assurer un appui technique pour CORTEXTE ; actualiser le classeur cyberattaque.
· Créer les outils adéquats (tableaux de bord) pour statistiques internes, rapport d'activité,
· Rechercher les informations nécessaires des patients connus d'autres hôpitaux (CRH) dans le respect du secret médical ;
· Commander les ambulances GHU (PTAH) ; appel Taxi pour patients si besoin
· Commander et gérer les besoins en interprètes si besoin (rare) ;
· Gérer les fournitures de bureau, les timbres (en coopération avec le vaguemestre), les tickets restaurant et suivre la maintenance des locaux (usage de CARL master, CARL Flash), en étroite collaboration avec la cadre de pôle ;
. Gérer et organiser les réunions d'équipe par Microsoft Team si besoin ;
. Superviser la salle d'attente, en étroite collaboration avec son collègue ;
. Participer à la démarche qualité.
Spécificités du poste :
- Assurer les contacts téléphoniques et courrier pour taches universitaires (enseignement et recherche et activités fédératives
- Participer à l'organisation et gérer le planning des divers enseignements en particulier Diplôme d'Université (planning intervenants, examens etc); mais aussi formations partenaires ;
- Gestion et prévention des conflits d'agenda du PUPH entres les différentes activités ; soins, enseignement recherche, fédératif
- Organiser et participer à la réunion enseignement recherche pour informations des appels d'offres pour projets de recherche ; contact avec le centre de recherche du GHU ; recueil et information des publications communications au sein du pôle de l'ensemble des interventions enseignements, publications, communications interventions du personnel du pôle (travail sous la direction des deux personnels PUPH ; participation à la diffusion des réalisations dans ces domaines du pôle
- Relai du secrétaire du SMES en son absence




Contraintes du poste :

Organiser ses vacances avec ses collègues secrétaires du pôle pour la continuité de la fonction (présence obligatoire d'une secrétaire pour tout le pôle)
Avoir ses vaccins à jour
Accepter une journée de mise en situation avant le recrutement.
Compétences requises :

Discrétion et respect de la confidentialité ;
Rigueur, méthode, sens des responsabilités et de l'organisation.
Disponibilité, souplesse, constructivité.
Sens de la répartition des tâches pour une organisation de la continuité du poste.
Maîtrise des outils informatiques (Cortexte, outlook, Word, Excel, Carl, Logon, Microsoft Teams , Zoom etc.)
Aptitudes rédactionnelles (orthographe, syntaxe) ; si possible anglais courant
Aptitudes relationnelles et sens du travail en équipe pluri-professionnelle

CONTACT
Modalités de recrutement :
Mise en stage et titularisation, mutation, détachement, CDD puis CDI.
Salaire selon la grille de la FPH (plus prime Ségur)
Congés : 28 jours de congés par an (25 jours de congés annuels, 1 jour de fractionnement
Et 2 jours hors période), 15 RTT dont un jour de solidarité.
Partenariat avec réseau de crèches.

GHU Paris psychiatrie & neurosciences
1 rue Cabanis
75014 Paris

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