Gestionnaire de site

Gestionnaire de site

CDI; Détachement; Mutation

MISSION GENERALE DU POSTE
Le gestionnaire de site est le représentant de la direction au quotidien.
Il contribue au bon fonctionnement de letapos;établissement en veillant à la qualité du service rendu et à la bonne application des dispositions juridiques et réglementaires.

- Coordonner letapos;ensemble des activités de letapos;établissement
- Participer à la mise à jour du Projet detapos;Etablissement et garantir sa mise en uvre
- Manager letapos;équipe administrative, logistique et technique
- Travailler en étroite collaboration avec le service soins
- Piloter les activités de la fonction RH, le déroulement des carrières
- Participer aux réunions de direction et assurer le bon déroulement des différentes instances (CA, CSE et CVS)

ACTIVITES PRINCIPALES

Gestion du personnel :
En association avec la direction et letapos;IDEC, il définit les besoins en recrutement à titre permanent ou temporaire.
Il setapos;assure de la publication des vacances de postes auprès des sites agréés, des annonces auprès de Pôle Emploi et des sites ARS et FHF.
Il reçoit les candidatures, et les relaie auprès de la direction ou de letapos;IDEC.
Il coordonne les prises de rendez-vous pour les entretiens individuels. Par délégation, pour certains recrutements, il peut recevoir individuellement les candidats, afin de faire une première sélection, quetapos;il présentera à la direction. Au moment de letapos;embauche définitive, il calcule la reprise detapos;ancienneté possible du futur agent et établit à quel échelon de rémunération il sera payé.
Il établit deux fois par an (juin et novembre) la proposition de tableaux detapos;avancement detapos;échelons et de grades, quetapos;il propose pour approbation à la Direction, avant de les transmettre au secrétariat pour envoi aux membres de la CAP, ou avec le CHU pour les CAPD.
Il participe avec la direction aux temps de concertation syndicale organisé 1 fois par trimestre
Il saisit les avis définitifs, sur chaque dossier detapos;agent, et édite les décisions de chacun, afin que celles-ci soient prises en compte dans la paye externalisée.
Il reçoit les agents à leurs demandes ou à son initiative pour tout conseil en vue detapos;une mutation, detapos;une disponibilité, detapos;un congé spécifique (parental, présence parentale, longue maladie, longue durée) ou sur le déroulement de leur carrière.
Il instruit, en collaboration avec letapos;adjoint des cadres chargé des finances et RH, les dossiers de mises à la retraite.
Au cours du 3ème trimestre de letapos;année, en collaboration avec le secrétariat de direction, et de letapos;IDEC, il collecte les demandes de formation des agents, afin de dresser le plan de formation annuel en vue de soumettre pour avis à la direction les actions à réaliser, en application des directives ministérielles. Ce plan est ensuite travaillé en lien avec les partenaires sociaux, avant letapos;avis définitif du CSE, et le tout dans la limite de letapos;enveloppe budgétaire.
En collaboration avec le secrétariat de direction, il gère les conventions de formations de frais detapos;enseignement, de frais de traitement, de remboursement de frais de déplacement des agents, collecte les notes de frais, les factures, et retourne les DPC avec les pièces justificatives à letapos;ANFH pour règlement, et assure un suivi financier.
Il dresse ensuite un bilan de formation présenté aux instances.
Il supervise le suivi des compteurs des agents sur le logiciel Planiciel, assuré par letapos;IDEC.
Il réalise le suivi des heures utilisées par les représentants du personnel dans le cadre légal et réglementaire.

Management :
Garant du bon fonctionnement de letapos;établissement en lien fort avec la direction ;

Il assure letapos;encadrement de letapos;équipe administrative et technique, distribue les taches nouvelles, effectue les contrôles financiers et budgétaires.
Il est à letapos;écoute des demandes personnelles des agents, et y répond dans la mesure de ses possibilités ; à défaut, il en réfère à la direction.
Il réalise les évaluations annuelles des agents administratifs, technique, logistique et de la diététicienne. Les évaluations annuelles de letapos;animatrice et la psychologue sont assurées par la direction.

Démarche qualité :

Dans la perspective de letapos;évaluation externe (référentiel HAS), Il assure letapos;interface avec la qualiticienne mise à disposition via le GCSMS 33 et est garant du suivi du plan detapos;actions detapos;amélioration (présence en moyenne 2 jours ou 3 jours sur site detapos;une qualiticienne).

Participation aux réunions :

Il participe à letapos;ensemble des réunions pour les professionnels et des instances ainsi quetapos;aux staff de direction. Il supervise la rédaction des compte rendu des instances CSE et CVS.

Relations avec les familles :

Il est letapos;interlocuteur privilégié sur le site des familles des résidents
Il assure les rencontres/échanges avec les familles et mandataires.
Il veille à garantir une qualité de service auprès des résidents et de leurs proches-aidants

Fonctions supports :

Il supervise les services support : cuisine, technique.
Il procède si nécessaire à des études de réorganisation.
Il assure un suivi précis des marchés et des contrats detapos;achat (dans le cadre du GCSMS 33, locaux) et identifie des gains économiques dans certains domaines detapos;achat.
Il collabore étroitement avec les entreprises extérieures de maintenance.

ENVIRONNEMENT

Le gestionnaire de site est en relation permanente avec la direction, les agents administratifs, letapos;IDEC, le médecin coordonnateur, la pharmacie de Floirac, la Trésorerie du CH de Cadillac ainsi que les services du Conseil Départemental, letapos;ARS, les autres EHPAD du département, le service du personnel du CHU et les services supports du Centre Hospitalier Charles PERRENS.

Il contribue aux échanges avec les autorités de tarification et à detapos;éventuelles réponses aux appels à projet.


HORAIRES

Letapos;agent travaille en horaires cadre, il bénéficie de 20 jours de RT moins la journée de solidarité.

Il effectue les astreintes administratives du lundi 17 heures au lundi detapos;après 8 heures en association avec letapos;adjoint des cadres et de letapos;IDEC, par roulement, en application du tableau de service.

QUALITES REQUISES

- Travail étroit et régulier avec la direction
- Sens des responsabilités
- Discrétion
- Sens de letapos;écoute
- Savoir gérer les conflits ou les situations graves en toutes circonstances
- Grande polyvalence
- Capacité à fonctionner en mode projet
- Rigueur vis à vis de la gestion des dossiers budgétaires et du suivi financier
- Disponibilité et dynamisme

CORRESPONDANCES STATUTAIRES EVENTUELLES :

Attaché detapos;administration hospitalière
Adjoint des cadres ou TSH

Niveau de diplôme :
Master 2 professionnel management structures médico-sociales ou autre

EHPAD Fondation Escarraguel
4, rue Général de Gaulle
33810 Ambes

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